Рахунки-фактури — це перелік усіх документів продажу кабінету: рахунків, проформ і коригувань. Heltio присвоює номер, складає PDF і надсилає документ до Національної системи е-фактур (KSeF), якщо цього вимагає покупець.
Три речі відбуваються окремо, і їх варто розрізняти: статус документа (Чернетка, Виставлено, Скасовано), статус оплати (Не оплачено, Частково, Оплачено, Прострочено) і статус KSeF (Очікує, Надіслано, Прийнято, Відхилено, Офлайн-режим, Не потрібно). Рахунок може бути оплачений і водночас усе ще чекати на прийняття системою KSeF.
Як це зробити
Перш ніж переходити до кроків, варто знати, як влаштовано сам список рахунків — ви повертаєтеся до нього після кожної з описаних нижче дій.
Під 1 стоїть Новий рахунок-фактура, тобто вхід до форми з кроку 3. 3 — це фільтри, окремі для статусу документа, статусу оплати і статусу KSeF, точно так, як їх розрізняє вступ. 4 — колонка KSeF: у ній ви читаєте причину відхилення, перш ніж виставити коригування.
Установіть дані продавця і нумерацію
У Налаштування → Розрахунки, розділ Налаштування виставлення рахунків, заповніть Повну назву суб'єкта, NIP, Адресу, Банківський рахунок (IBAN) і Підставу звільнення від ПДВ. NIP обов'язковий для надсилання до KSeF.
Нижче, у Нумерації рахунків-фактур, ви задаєте шаблон для рахунка, проформи й коригування та Скидання послідовності — щомісячне, щорічне або ніколи. Попередній перегляд НАСТУПНІ НОМЕРИ показує, як виглядатиме наступний номер кожного типу.
Підключіть KSeF
Налаштування → Налаштування KSeF: вставте Токен API KSeF, згенерований у порталі KSeF у розділі ключів API, і виберіть середовище — Sandbox (Тест) або Продакшн. Продакшн позначено попередженням «Режим продакшн: надіслані сюди рахунки-фактури створюють юридичні зобов'язання.»
Перевірити підключення відповідає «Підключення успішне. KSeF доступний.» Розділ Стан системи показує останню успішну сесію, стан токена й кількість рахунків в офлайн-черзі.
Виставте рахунок-фактуру
Новий рахунок-фактура відкриває форму з чотирьох блоків: Заголовок документа, Покупець, Позиції рахунку-фактури, Підсумок.
- Тип документа — Рахунок-фактура (з ПДВ / звільнений), Рахунок-фактура проформа або Коригувальний рахунок-фактура.
- Покупець — Пацієнт, Компанія, Страхова компанія або Анонімний. Вибір пацієнта зі списку заповнює дані; покупці за межами Польщі не потребують надсилання до KSeF.
- Позиції — додаєте вручну або кнопкою Додати з візитів, яка підтягує проведені візити пацієнта.
Зберегти як чернетку відкладає документ на потім. Виставити рахунок-фактуру просить підтвердження: «Після виставлення рахунок-фактуру буде надіслано до KSeF, і його не можна буде редагувати. PDF буде згенеровано та надіслано покупцеві.»
Виправте виставлений рахунок коригуванням
Виставлений рахунок не редагують — до нього виставляють коригування. Дія Виставити коригування відкриває форму з оригіналом поруч, лише для читання. Обов'язковою є Причина коригування. Підказка у формі: «Укажіть правильні значення в позиціях нижче. Щоб скасувати весь рахунок-фактуру, установіть кількість на 0.»
Скасувати діє лише на документах, яких KSeF ще не прийняв.
Приймайте рахунки від постачальників
Розрахунки → Скринька KSeF показує рахунки, виставлені вашому кабінету постачальниками. Вкладки: Нові, Переглянуті, Архівовані, Спірні. Для кожної позиції ви маєте Позначити як переглянуте, Архівувати, Позначити як спірне та завантаження XML і PDF. Синхронізувати зараз примусово завантажує нові документи поза розкладом.
Коли щось не працює
Налаштуйте NIP у Налаштуваннях фактурування.
Що це означає: Кабінет не має збереженого NIP, а без нього документ до KSeF подати неможливо.
Рахунки-фактури зі звільненням від ПДВ мають містити підставу звільнення. Установіть типову в Налаштуваннях фактурування.
Що це означає: Позиція має звільнену ставку, а документ не несе правової підстави звільнення.
Система KSeF відхилила цей рахунок-фактуру. Виставте коригування, щоб виправити та надіслати повторно.
Що це означає: Документ дійшов до KSeF, але його відхилено — причина показується у підказці біля статусу.
Цей рахунок-фактуру було виставлено під час недоступності KSeF, і він очікує на надсилання.
Що це означає: На момент виставлення KSeF був недоступний, тож документ перейшов в офлайн-режим і чекає в черзі.
Рахунок-фактуру, прийнятий системою KSeF, не можна анулювати. Виставте коригування.
Що це означає: Документ уже прийнято системою KSeF, і він має юридичну силу.
Створення PDF триває довше, ніж зазвичай. Спробуйте ще раз за мить.
Що це означає: PDF рахунка створюється у фоні й не був готовий на момент натискання.
Хто має доступ
Адмін кабінету Приймальня Практик| Дія | Адміністратор | Рецепція | Спеціаліст |
|---|---|---|---|
| Переглядати список рахунків | ✓ | ✓ | ✓ |
| Створювати й виставляти | ✓ | — | ✓ |
| Скасовувати | ✓ | — | — |
| Виставляти коригування | ✓ | — | — |
| Налаштовувати KSeF | ✓ | — | — |
Рецепція без повноважень побачить повідомлення «Створення рахунків-фактур потребує ролі Секретаря або Адміністратора.» Налаштування KSeF завжди на боці адміністратора.
Пов'язане
- Платежі — як внесок закриває рахунок.
- Фіскальні чеки — продаж фізичній особі без NIP.
- Податковий звіт і JPK — місячне зведення ПДВ для бухгалтерії.
- Налаштування KSeF — токен, середовища й діагностика підключення.
- Зберігання даних — як довго ми тримаємо бухгалтерські документи.
Пов'язані функції
Платежі — каса дня
Екран рецепції на один робочий день: скільки вже прийнято, хто чекає в приймальні з неоплаченим візитом, яка є заборгованість і скільки готівки в касі на закриття зміни.
Фіскальні чеки
Друк чеків на онлайн-касі, підключеній через Heltio Bridge. Список чеків є в застосунку, але екран підключення мосту й реєстрації пристроїв вимкнено — на сьогодні кабінет фіскалізує продаж поза Heltio.
Підсумок ПДВ і JPK
Місячне зведення ПДВ кабінету та файл CSV для імпорту в бухгалтерську програму. Heltio не створює офіційного файлу JPK_V7 у форматі XML — воно постачає дані, з яких бухгалтерія цей файл складає.
Налаштування KSeF
Підключення кабінету до Національної системи е-фактур: токен із порталу KSeF, вибір тестового або продакшн-середовища, тест підключення і перегляд стану надсилань.