Placówka jest administratorem danych pacjentów: decyduje o celach i środkach przetwarzania i odpowiada wobec pacjenta oraz UODO. Heltio jest podmiotem przetwarzającym — działa na udokumentowane polecenie placówki i odpowiada za środki techniczne i organizacyjne.
Heltio jest administratorem tylko wobec własnych danych: odwiedzających stronę heltio.pl, kontaktów handlowych, kont abonamentowych i wewnętrznych zapisów bezpieczeństwa.
Jak to zrobić
Ustawienia RODO placówki są pod adresem /settings/gdpr, w nawigacji jako RODO i prywatność. Wejdzie tam wyłącznie właściciel albo administrator placówki — pozostałe role zobaczą „Potrzebujesz uprawnień właściciela lub administratora, aby uzyskać dostęp do ustawień RODO."
Strona ma sześć sekcji:
- Przegląd zgodności — liczba oczekujących i zaległych wniosków oraz ustawiony okres przechowywania.
- Wnioski osób, których dane dotyczą — wszystkie sześć praw z art. 15–22 z terminem ustawowym. Przyciskiem Zarejestruj wniosek wprowadzisz tu także wniosek, który wpłynął mailem, pocztą, telefonicznie albo osobiście; termin liczy się od daty wpływu, nie od dnia wprowadzenia.
- Żądania usunięcia danych — starsza ścieżka z portalu pacjenta, prowadzona osobno.
- Przechowywanie danych — pole Okres przechowywania (lata), przyjmuje wartości od 6 do 99.
- Kontakt do administratora danych — adres, który pacjenci mają wskazany w klauzuli informacyjnej.
- Rejestr czynności przetwarzania — przycisk Pobierz RCP (JSON) generuje dokument z art. 30.
Kiedy dane wychodzą poza Heltio
Poza infrastrukturę Heltio dane pacjenta wychodzą w trzech sytuacjach: do P1 (Centrum e-Zdrowia — odrębny administrator publiczny, obowiązek ustawowy), do dostawców kanałów komunikacji (e-mail, SMS) oraz do dostawców AI.
Ta ostatnia droga otwiera się dopiero po przejściu czterech niezależnych warunków:
- Heltio ma włączony wyłącznik główny po stronie serwera.
- Placówka ma włączone funkcje AI.
- Osoba z uprawnieniami administratora zaakceptowała dokument Podmioty przetwarzające AI — Umowę powierzenia przetwarzania danych (przycisk odblokowuje się dopiero po przewinięciu całości).
- Konkretna funkcja AI jest włączona osobnym przełącznikiem.
Zanim treść trafi do dostawcy, Heltio zastępuje znacznikami nazwiska, PESEL, adresy, numery telefonu i nazwę placówki; odpowiedź jest tłumaczona z powrotem dopiero u nas. Dwa wyjątki są opisane wprost w samym dokumencie ujawnienia: obrazy notatek odręcznych idą bez redakcji (rozpoznanie tekstu wymaga surowych pikseli), a nagranie wizyty trafia do dostawcy transkrypcji w niezmienionej postaci — i tylko ono wymaga osobnej, udokumentowanej zgody pacjenta.
Dokument ujawnienia wymienia każdego dostawcę z osobna wraz z regionem i okresem przechowywania. Otworzysz go w Ustawienia → Funkcje AI → Zobacz ujawnienie.
Czego nie ma
Uczciwiej wymienić to niż pozwolić czytać między wierszami:
- Automatycznego usuwania dokumentacji medycznej po okresie przechowywania. Zadanie, które to liczy, działa w trybie wyłącznie raportującym i domyślnie w ogóle się nie uruchamia. Szczegóły: Polityka retencji.
- Strony „historia dostępu" dla pacjenta. Kolumna wskazująca, czyje dane obejrzano, jest wypełniana, ale żaden ekran pacjenta jej jeszcze nie czyta.
- Ostatecznych wersji dokumentów prawnych. Strony
/polityka-prywatnosci,/dpa,/regulamini/podprocesorzynoszą baner Wersja robocza z informacją, że dokument czeka na opinię kancelarii.
Kontakt
Adres inspektora ochrony danych Heltio — iod@heltio.pl — jest podany w polityce prywatności i w stopce serwisu. Placówka podaje pacjentom własny adres kontaktowy RODO, ustawiony w sekcji Kontakt do administratora danych.
Powiązane
- Podmioty przetwarzające i umowy powierzenia — pełna lista dostawców i rozbieżność dotycząca AI.
- Prawa podmiotu danych — jak wniosek pacjenta przechodzi przez aplikację.
- Szyfrowanie i rezydencja danych — co dokładnie jest zaszyfrowane.
- Role i uprawnienia — granica dostępu wewnątrz placówki.