Płatności to ekran jednego dnia, nie archiwum. Otwierasz go rano i trzymasz otwarty — odświeża się sam, a nagłówek pokazuje dzisiejszą datę i imię osoby na zmianie.
Cztery kafelki u góry odpowiadają na cztery pytania recepcji: Przyjęte dziś, Do pobrania dziś, Zaległości i Metody dziś. Pełną historię transakcji za dowolny okres znajdziesz w raportach finansowych, nie tutaj.
Jak to zrobić
Ekran jest zawsze rozłożony tak samo, a każdy z kroków niżej dzieje się w innej jego części.
1 to Przyjmij płatność w nagłówku — krok 2. 2 to cztery kafelki: Przyjęte dziś, Do pobrania dziś, Zaległości i Metody dziś. 3 to panel Do pobrania teraz z pacjentami z poczekalni — krok 1. 4 to dolna para: panel Zaległości (krok 3) i karta Raport kasowy do zamknięcia zmiany (krok 4).
Pobierz płatność od pacjenta z poczekalni
Panel Do pobrania teraz wypisuje pacjentów, którzy są już zameldowani i mają dziś nierozliczoną wizytę. Każdy wiersz ma dwa przyciski: Karta / BLIK i Gotówka. Kliknięcie otwiera okno Zarejestruj płatność z podstawioną kwotą i metodą — zwykle wystarczy potwierdzić.
Wizyta pokryta karnetem ma zamiast kwoty znacznik z pakietu i nie wymaga wpłaty.
Zarejestruj płatność spoza poczekalni
Przycisk Przyjmij płatność w nagłówku otwiera to samo okno bez podstawionego pacjenta. Wybierasz pacjenta, kwotę i metodę: Gotówka, Przelew bankowy, Terminal kartowy, BLIK, Karta, Przelewy24. Pole Notatka jest opcjonalne. Po zapisie Heltio kwituje Płatność zarejestrowana.
Jeśli faktura ma resztę do zapłaty, okno pokazuje Pozostało do zapłaty — możesz przyjąć wpłatę częściową.
Zajmij się zaległościami
Panel Zaległości wypisuje niezapłacone faktury z terminem i liczbą dni po terminie. Zachowuje się różnie w zależności od tego, czy pacjent jest dziś w gabinecie:
- pacjent ma dziś wizytę — przycisk Pobierz przy wizycie otwiera okno wpłaty,
- pacjenta dziś nie ma — przycisk Przypomnij SMS otwiera okno Wyślij prośbę o płatność z linkiem do zapłaty, wysyłanym e-mailem, SMS-em albo obydwoma kanałami.
Okno pokazuje podgląd wiadomości i datę ostatniej wysyłki, żebyś nie ponawiał w kółko.
Zamknij zmianę
Karta Raport kasowy do zamknięcia zmiany pokazuje gotówkę w kasie — sumę dzisiejszych wpłat gotówkowych. Przycisk Generuj przenosi do raportu Przepływy pieniężne, na którym rozliczasz utarg.
Odnośnik Raport dnia nad listą płatności prowadzi do tego samego zestawu raportów.
Zwróć płatność
Zwrot robisz z poziomu konkretnej płatności — w oknie Zwróć płatność wybierasz Pełny zwrot albo Częściowy zwrot, podajesz kwotę i Powód: prośba pacjenta, usługa nie została wykonana, podwójne obciążenie lub inne. Okno ostrzega: „Po pomyślnym zwrocie zostanie automatycznie wystawiona faktura korygująca do KSeF."
Kiedy coś nie działa
Faktura jest już zapłacona
Co to znaczy: Ktoś zarejestrował tę wpłatę wcześniej — na przykład specjalista rozliczył wizytę u siebie, zanim pacjent doszedł do recepcji.
Kwota przekracza pozostałą sumę do zapłaty.
Co to znaczy: Wpisana kwota jest większa niż to, co zostało do zapłaty za wizytę.
Tej płatności nie da się zwrócić automatycznie — brak identyfikatora transakcji operatora. Skontaktuj się z pomocą.
Co to znaczy: Płatność została zapisana ręcznie (gotówka, przelew) albo pochodzi sprzed podłączenia operatora, więc nie ma jej czego cofnąć po stronie Przelewy24.
Limit wysyłek osiągnięty.
Co to znaczy: Link do płatności do tego pacjenta poszedł już trzy razy w ciągu doby. Komunikat podaje, za ile godzin licznik się zeruje.
Płatności online są wyłączone dla tej kliniki.
Co to znaczy: Gabinet nie ma włączonych płatności online, a próbujesz wysłać link do zapłaty.
Nie udało się załadować płatności.
Co to znaczy: Zapytanie o dzisiejsze podsumowanie nie doszło — najczęściej przy zerwanym połączeniu.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykWpłaty przyjmują administrator, recepcja i specjalista. Zwroty i ustawienia płatności zostają po stronie właściciela i administratora. Filtr Wszyscy terapeuci w nagłówku widzą tylko właściciel i administrator — recepcja pracuje na całym gabinecie.
Powiązane
- Faktury i KSeF — dokument, który wpłata zamyka.
- Płatności w aplikacji — kiedy pacjent płaci już przy rezerwacji.
- Portfel pacjenta — nadpłaty i przedpłaty.
- Raporty finansowe — historia i zestawienia za dowolny okres.
Powiązane funkcje
Faktury i KSeF
Wystawianie faktur, proform i korekt, wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur oraz Skrzynka KSeF z fakturami od dostawców. Numeracja, dane sprzedawcy i podstawa zwolnienia z VAT ustawiane są raz, w Rozliczeniach.
Płatności online
Trzy tryby rozliczenia rezerwacji — płatność przy wizycie, zaliczka albo pełna przedpłata — z możliwością nadpisania dla pojedynczej usługi. Płatności obsługuje Przelewy24; Heltio nie dotyka danych karty pacjenta.
Portfel pacjenta
Saldo gotówkowe prowadzone dla każdego pacjenta: doładowania, opłacanie z niego wizyt i faktur, korekty salda i pełna historia transakcji. Pacjent widzi ten sam portfel w portalu.
Pakiety przedpłacone
Karnety na wiele wizyt: definiujesz je raz w ustawieniach, sprzedajesz pacjentowi, a Heltio odlicza wejścia przy rozliczaniu wizyt. Ważność, zakres usług i lista specjalistów są częścią definicji karnetu.
Raporty finansowe
Osiem raportów pod jednym adresem — przychody, zaległości, przepływy pieniężne, prowizje, podsumowanie VAT, ubezpieczenia, pakiety i portfele — z filtrami, wykresem, tabelą i eksportem do XLSX lub PDF.