Regulamin świadczenia usług Heltio

Data wejścia w życie: [DD-MM-RRRR] Wersja: 1.0

§1 Definicje

1. Heltio / Usługodawca — Heltio Sp. z o.o. z siedzibą w [adres], KRS [numer], NIP [numer], REGON [numer]
2. Aplikacja / Serwis — oprogramowanie typu SaaS dostępne pod adresem heltio.pl oraz powiązane aplikacje mobilne dostarczane przez Heltio
3. Klient B2B — osoba prawna, jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (w tym praktykę zawodową), która zawarła z Heltio umowę o korzystanie z Aplikacji
4. Placówka — Klient B2B, który jest podmiotem leczniczym, praktyką zawodową fizjoterapeuty / lekarza / osteopaty
5. Użytkownik (członek zespołu) — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta B2B do korzystania z Aplikacji w ramach jego organizacji
6. Pacjent — osoba fizyczna korzystająca z świadczeń Placówki, której dane są przetwarzane w Aplikacji oraz która może uzyskać dostęp do portalu pacjenta
7. Konsument — Pacjent w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego
8. Umowa — umowa o korzystanie z Aplikacji zawarta pomiędzy Heltio a Klientem B2B (w tym Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych)
9. RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

§2 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Aplikacji.
2. Aplikacja kierowana jest do podmiotów leczniczych, praktyk zawodowych fizjoterapeutów, osteopatów oraz lekarzy działających na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Korzystanie z poziomu pacjenta jest możliwe wyłącznie po otrzymaniu zaproszenia od Placówki.
3. Korzystanie z Aplikacji wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz, w przypadku Klienta B2B, Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
4. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript, połączenie internetowe, system operacyjny iOS 16+ lub Android 10+ (aplikacja mobilna), włączone cookies niezbędne.

§3 Zawarcie umowy z Klientem B2B

1. Umowa zostaje zawarta w drodze zaakceptowania niniejszego Regulaminu, Umowy Powierzenia oraz wybranego planu abonamentowego za pośrednictwem panelu rejestracyjnego.
2. Klient B2B oświadcza, że osoba akceptująca Umowę jest umocowana do reprezentowania go.
3. Plan abonamentowy określa zakres funkcjonalny, ograniczenia liczby użytkowników/pacjentów oraz cenę. Aktualne plany są publikowane na heltio.pl.
4. Okres rozliczeniowy: miesięczny lub roczny — zgodnie z wyborem Klienta. Płatności są pobierane z góry.
5. Faktura VAT wystawiana jest niezwłocznie po dokonaniu płatności i przesyłana drogą elektroniczną na podany adres e-mail.

§4 Konto użytkownika

1. Klient B2B tworzy konto główne (właściciel) i może dodawać kolejne konta Użytkowników w ramach swojej organizacji.
2. Każdy Użytkownik posiada indywidualne dane logowania i jest zobowiązany do ich nieudostępniania osobom trzecim.
3. Heltio wymaga uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) dla wszystkich kont z dostępem do danych pacjentów; wyłączenie MFA może skutkować odmową dostępu do funkcji.
4. Klient B2B odpowiada za działania Użytkowników działających w ramach jego konta.

§5 Konto pacjenta

1. Pacjent uzyskuje dostęp do portalu pacjenta wyłącznie na podstawie zaproszenia wystosowanego przez Placówkę.
2. Korzystanie z portalu pacjenta jest bezpłatne dla Pacjenta.
3. Pacjent oświadcza, że zapoznał się z Klauzulą Informacyjną Pacjenta.
4. Pacjent jest zobowiązany do podawania prawdziwych i aktualnych danych identyfikacyjnych — odpowiedzialność za podanie danych nieprawdziwych obciąża Pacjenta.

§6 Zakres usługi

1. Heltio udostępnia narzędzia do prowadzenia dokumentacji medycznej, zarządzania kalendarzem, komunikacji z pacjentami, prowadzenia programów ćwiczeń, zarządzania płatnościami oraz integracji z systemem P1 (opcjonalnie).
2. Heltio nie świadczy usług medycznych. Diagnoza, leczenie i jakiekolwiek decyzje kliniczne pozostają wyłączną odpowiedzialnością Placówki i jej personelu.
3. Funkcje wspomagane sztuczną inteligencją w obecnej wersji są wyłączone i mogą zostać włączone wyłącznie po oddzielnej akceptacji odpowiednich postanowień przez Placówkę i — w stosownym zakresie — Pacjenta.
4. Heltio dokłada starań w celu zapewnienia dostępności Aplikacji na poziomie 99,5% w skali kwartału (z wyłączeniem zaplanowanych okien serwisowych ogłoszonych co najmniej 48 godzin wcześniej).

§7 Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Wraz z zawarciem niniejszej Umowy, Heltio i Placówka zawierają Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych stanowiącą integralną część stosunku umownego.
2. Administratorem danych pacjentów jest Placówka. Podmiotem przetwarzającym jest Heltio.
3. Szczegółowe zasady, podprocesorzy, środki bezpieczeństwa i zasady audytu określa Umowa Powierzenia: DPA_TEMPLATE_PL.md.

§8 Prawa i obowiązki Klienta B2B

1. Klient B2B zobowiązuje się do korzystania z Aplikacji zgodnie z prawem oraz dobrymi praktykami zawodowymi.
2. Klient B2B nie ma prawa: udostępniać konta osobom trzecim spoza swojej organizacji; obchodzić zabezpieczeń; rekonstruować, dekompilować ani próbować uzyskać dostępu do kodu źródłowego; korzystać z Aplikacji do prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Heltio.
3. Klient B2B odpowiada za zapewnienie, że jego Pacjenci otrzymają wymaganą prawem klauzulę informacyjną przed wprowadzeniem ich danych do Aplikacji.

§9 Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Aplikacji można składać:
   • drogą elektroniczną na adres: pomoc@heltio.pl
   • pisemnie na adres siedziby Heltio z dopiskiem "Reklamacja"
2. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Klienta/Pacjenta, opis nieprawidłowości, oczekiwane rozwiązanie.
3. Heltio rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych. W razie nierozpatrzenia w tym terminie reklamację uważa się za uznaną.

§10 Odpowiedzialność

1. W relacji z Pacjentem-Konsumentem odpowiedzialność Heltio ograniczona jest wyłącznie zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa konsumenckiego — żadne ograniczenia z niniejszego regulaminu nie wyłączają roszczeń Konsumenta wynikających z przepisów dotyczących rękojmi i niezgodności usługi z umową.
2. W relacji z Klientem B2B odpowiedzialność Heltio (z wyjątkiem szkód wyrządzonych umyślnie oraz odpowiedzialności wynikającej z RODO i Umowy Powierzenia) ogranicza się do kwoty wynagrodzenia uiszczonego przez tego Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
3. Heltio nie odpowiada za decyzje kliniczne i terapeutyczne podejmowane przez personel Placówki.

§11 Rozwiązanie umowy z Klientem B2B

1. Klient B2B może rozwiązać umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, poprzez panel administracyjny lub pisemnie.
2. Heltio może rozwiązać umowę z 30-dniowym wypowiedzeniem w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub Umowy Powierzenia, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
3. Po rozwiązaniu umowy Klient B2B ma 30 dni na pobranie kopii swoich danych za pomocą funkcji eksportu. Po upływie tego terminu Heltio dokonuje anonimizacji i usunięcia danych zgodnie z Umową Powierzenia oraz przepisami prawa (z zastrzeżeniem ustawowego obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej, który spoczywa na Placówce — Heltio nie kontynuuje przetwarzania bez podstawy prawnej).

§12 Pacjent — odstąpienie i wypowiedzenie

1. Pacjent może w dowolnym momencie zażądać usunięcia konta portalu pacjenta. Realizacja takiego żądania następuje za pośrednictwem Centrum Prywatności w portalu lub poprzez kontakt z Placówką.
2. Usunięcie konta portalu nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentacji medycznej — w tym zakresie obowiązuje ustawowy okres archiwizacji.

§13 Pozasądowe rozstrzyganie sporów (dotyczy Konsumentów)

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności poprzez:

• Wojewódzkie Inspektoraty Inspekcji Handlowej
• Stałe Polubowne Sądy Konsumenckie
• Platformę ODR Komisji Europejskiej: https://ec.europa.eu/consumers/odr

§14 Zmiany Regulaminu

1. Heltio zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. O zmianach Klient B2B i zarejestrowani Pacjenci są informowani z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przez powiadomienie e-mail i komunikat w aplikacji.
3. Zmiana wchodzi w życie z upływem terminu wskazanego w powiadomieniu, chyba że Klient/Pacjent w tym terminie zgłosi sprzeciw — wówczas umowa rozwiązuje się z dniem wejścia w życie zmiany; pobrane opłaty proporcjonalne są zwracane.

§15 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, RODO oraz ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów z Klientami B2B jest sąd właściwy dla siedziby Heltio. W stosunkach z Konsumentami właściwość sądu określają przepisy ogólne.
3. Niniejszy Regulamin jest udostępniany w językach polskim i angielskim. W razie rozbieżności decydująca jest wersja polska.