Regulamin

Regulamin świadczenia usług Heltio

Data wejścia w życie: 01.09.2026 Wersja: 1.2

§1 Definicje

1. Heltio / Usługodawca — Dawid Adamski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „unlokers Dawid Adamski" (marka handlowa: „Heltio"), wpisaną do CEIDG, ul. Narutowicza 35/6/8, 32-620 Brzeszcze, NIP 5492272036, REGON 389207320, e-mail: pomoc@heltio.pl, tel. +48 514 236 602
2. Aplikacja / Serwis — oprogramowanie typu SaaS dostępne pod adresem heltio.pl oraz powiązane aplikacje mobilne dostarczane przez Heltio
3. Klient B2B — osoba prawna, jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (w tym praktykę zawodową), która zawarła z Heltio umowę o korzystanie z Aplikacji
4. Placówka — Klient B2B, który jest podmiotem leczniczym, praktyką zawodową fizjoterapeuty / lekarza / osteopaty
5. Użytkownik (członek zespołu) — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta B2B do korzystania z Aplikacji w ramach jego organizacji
6. Pacjent — osoba fizyczna korzystająca z świadczeń Placówki, której dane są przetwarzane w Aplikacji oraz która może uzyskać dostęp do portalu pacjenta
7. Konsument — Pacjent w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego
8. Umowa — umowa o korzystanie z Aplikacji zawarta pomiędzy Heltio a Klientem B2B (w tym Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych)
9. RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

§2 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Aplikacji.
2. Aplikacja kierowana jest do podmiotów leczniczych, praktyk zawodowych fizjoterapeutów, osteopatów oraz lekarzy działających na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Korzystanie z poziomu pacjenta jest możliwe wyłącznie po otrzymaniu zaproszenia od Placówki.
3. Korzystanie z Aplikacji wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz, w przypadku Klienta B2B, Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
4. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript, połączenie internetowe, system operacyjny iOS 16+ lub Android 10+ (aplikacja mobilna), włączone cookies niezbędne.

§3 Zawarcie umowy z Klientem B2B

1. Umowa zostaje zawarta w drodze zaakceptowania niniejszego Regulaminu, Umowy Powierzenia oraz wybranego planu abonamentowego za pośrednictwem panelu rejestracyjnego.
2. Klient B2B oświadcza, że osoba akceptująca Umowę jest umocowana do reprezentowania go.
3. Plan abonamentowy określa zakres funkcjonalny, ograniczenia liczby użytkowników/pacjentów oraz cenę. Aktualne plany są publikowane na heltio.pl.
4. Okres rozliczeniowy: miesięczny lub roczny — zgodnie z wyborem Klienta. Płatności są pobierane z góry.
5. Faktura VAT wystawiana jest niezwłocznie po dokonaniu płatności i przesyłana drogą elektroniczną na podany adres e-mail.
6. Pierwsza płatność za plan abonamentowy jest pobierana dopiero po pozytywnej weryfikacji wniosku rejestracyjnego przez Heltio (zwykle 1–2 dni robocze od jego złożenia). Po weryfikacji Klient B2B otrzymuje na adres e-mail podany we wniosku link do płatności obsługiwanej przez Przelewy24.
7. Termin udostępnienia usługi po zapłacie. Dostęp do usługi objętej płatnością (plan abonamentowy, zmiana planu na wyższy, dokupiony moduł lub usługa dodatkowa) jest udostępniany automatycznie, niezwłocznie po otrzymaniu przez Heltio od Przelewy24 potwierdzenia zaksięgowania płatności — zazwyczaj w ciągu kilku minut, nie później niż w ciągu 24 godzin od zaksięgowania środków.
8. Płatności za kolejne okresy rozliczeniowe są pobierane cyklicznie, z góry, a dostęp do usługi trwa bez przerwy. Jeżeli dostęp został ograniczony z powodu nieudanej płatności (tryb tylko do odczytu), pełny dostęp jest przywracany w terminie określonym w ust. 7, liczonym od zaksięgowania zaległej płatności.
9. Jeżeli dostęp nie zostanie udostępniony w terminie określonym w ust. 7, Klient B2B może zgłosić to na adres pomoc@heltio.pl lub telefonicznie. Heltio niezwłocznie udostępnia usługę, a na żądanie Klienta — zwraca otrzymaną płatność tą samą drogą, którą została dokonana.

§4 Konto użytkownika

1. Klient B2B tworzy konto główne (właściciel) i może dodawać kolejne konta Użytkowników w ramach swojej organizacji.
2. Każdy Użytkownik posiada indywidualne dane logowania i jest zobowiązany do ich nieudostępniania osobom trzecim.
3. Heltio wymaga uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) dla wszystkich kont z dostępem do danych pacjentów; wyłączenie MFA może skutkować odmową dostępu do funkcji.
4. Klient B2B odpowiada za działania Użytkowników działających w ramach jego konta.

§5 Konto pacjenta

1. Pacjent uzyskuje dostęp do portalu pacjenta wyłącznie na podstawie zaproszenia wystosowanego przez Placówkę.
2. Korzystanie z portalu pacjenta jest bezpłatne dla Pacjenta.
3. Pacjent oświadcza, że zapoznał się z Klauzulą Informacyjną Pacjenta.
4. Pacjent jest zobowiązany do podawania prawdziwych i aktualnych danych identyfikacyjnych — odpowiedzialność za podanie danych nieprawdziwych obciąża Pacjenta.

§6 Zakres usługi

1. Heltio udostępnia narzędzia do prowadzenia dokumentacji medycznej, zarządzania kalendarzem, komunikacji z pacjentami, prowadzenia programów ćwiczeń, zarządzania płatnościami oraz integracji z systemem P1 (opcjonalnie).
2. Heltio nie świadczy usług medycznych. Diagnoza, leczenie i jakiekolwiek decyzje kliniczne pozostają wyłączną odpowiedzialnością Placówki i jej personelu.
3. Funkcje wspomagane sztuczną inteligencją w obecnej wersji są wyłączone i mogą zostać włączone wyłącznie po oddzielnej akceptacji odpowiednich postanowień przez Placówkę i — w stosownym zakresie — Pacjenta.
4. Heltio dokłada starań w celu zapewnienia dostępności Aplikacji na poziomie 99,5% w skali kwartału (z wyłączeniem zaplanowanych okien serwisowych ogłoszonych co najmniej 48 godzin wcześniej).

§7 Płatności online pacjenta

1. W przypadku Placówek korzystających z funkcji płatności online w Aplikacji, instytucją płatniczą faktycznie wykonującą transakcję pomiędzy Pacjentem a Placówką jest Przelewy24 sp. z o.o. (PayPro S.A.), pl. Władysława Andersa 3, 17. piętro, 61-894 Poznań — krajowa instytucja płatnicza podlegająca nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (KNF).
2. Heltio nie przyjmuje i nie przechowuje środków pieniężnych Pacjenta. Środki przechodzą wyłącznie przez środowisko rozliczeniowe Przelewy24 — Heltio pełni w tym procesie rolę operatora platformy technologicznej (marketplace), a nie dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych.
3. Sprzedawcą świadczenia zdrowotnego oraz podmiotem wystawiającym Pacjentowi fakturę lub paragon jest Placówka, nie Heltio. Pacjent płaci wyłącznie kwotę wskazaną przy dokonywaniu rezerwacji.
4. Za obsługę płatności online Heltio pobiera prowizję od Placówki, rozliczaną odrębnie w ramach Umowy z Klientem B2B. Prowizja ta jest niewidoczna dla Pacjenta i nie wpływa na wysokość kwoty, którą Pacjent płaci.
5. W zależności od ustawień Placówki płatność online może zostać pobrana w formie zadatku (części ceny usługi) lub pełnej przedpłaty, w momencie dokonywania rezerwacji. Zwrot środków następuje tą samą drogą, którą dokonano płatności (za pośrednictwem Przelewy24), na zasadach i w terminach wynikających z polityki odwołania wizyt ustalonej przez Placówkę.
6. Termin potwierdzenia rezerwacji po zapłacie. Rezerwacja, dla której Placówka wymaga płatności online, zostaje potwierdzona automatycznie, niezwłocznie po otrzymaniu przez Heltio od Przelewy24 potwierdzenia zaksięgowania płatności — zazwyczaj w ciągu kilku minut, nie później niż w ciągu 24 godzin od zaksięgowania środków. Potwierdzenie rezerwacji Pacjent otrzymuje na adres e-mail podany przy rezerwacji. Samo świadczenie zdrowotne Placówka realizuje w terminie wybranym przy rezerwacji.
7. Ścieżka reklamacyjna: reklamacje dotyczące jakości lub przebiegu świadczenia zdrowotnego rozpatruje Placówka; reklamacje dotyczące realizacji transakcji płatniczej (np. nieudane obciążenie, błędne rozliczenie) rozpatruje Przelewy24, zgodnie z jego regulaminem; reklamacje dotyczące działania Aplikacji rozpatruje Heltio zgodnie z §10 poniżej.

§8 Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Wraz z zawarciem niniejszej Umowy, Heltio i Placówka zawierają Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych stanowiącą integralną część stosunku umownego.
2. Administratorem danych pacjentów jest Placówka. Podmiotem przetwarzającym jest Heltio.
3. Szczegółowe zasady, podprocesorzy, środki bezpieczeństwa i zasady audytu określa Umowa Powierzenia: DPA_TEMPLATE_PL.md.

§9 Prawa i obowiązki Klienta B2B

1. Klient B2B zobowiązuje się do korzystania z Aplikacji zgodnie z prawem oraz dobrymi praktykami zawodowymi.
2. Klient B2B nie ma prawa: udostępniać konta osobom trzecim spoza swojej organizacji; obchodzić zabezpieczeń; rekonstruować, dekompilować ani próbować uzyskać dostępu do kodu źródłowego; korzystać z Aplikacji do prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Heltio.
3. Klient B2B odpowiada za zapewnienie, że jego Pacjenci otrzymają wymaganą prawem klauzulę informacyjną przed wprowadzeniem ich danych do Aplikacji.

§10 Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Aplikacji można składać:
   • drogą elektroniczną na adres: pomoc@heltio.pl
   • pisemnie na adres siedziby Heltio z dopiskiem "Reklamacja"
2. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Klienta/Pacjenta, opis nieprawidłowości, oczekiwane rozwiązanie.
3. Heltio rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych. W razie nierozpatrzenia w tym terminie reklamację uważa się za uznaną.

§11 Odpowiedzialność

1. W relacji z Pacjentem-Konsumentem odpowiedzialność Heltio ograniczona jest wyłącznie zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa konsumenckiego — żadne ograniczenia z niniejszego regulaminu nie wyłączają roszczeń Konsumenta wynikających z przepisów dotyczących rękojmi i niezgodności usługi z umową.
2. W relacji z Klientem B2B odpowiedzialność Heltio (z wyjątkiem szkód wyrządzonych umyślnie oraz odpowiedzialności wynikającej z RODO i Umowy Powierzenia) ogranicza się do kwoty wynagrodzenia uiszczonego przez tego Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
3. Heltio nie odpowiada za decyzje kliniczne i terapeutyczne podejmowane przez personel Placówki.

§12 Rozwiązanie umowy z Klientem B2B

1. Klient B2B może rozwiązać umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, poprzez panel administracyjny lub pisemnie.
2. Heltio może rozwiązać umowę z 30-dniowym wypowiedzeniem w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub Umowy Powierzenia, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
3. Po rozwiązaniu umowy Klient B2B ma 30 dni na pobranie kopii swoich danych za pomocą funkcji eksportu. Po upływie tego terminu Heltio dokonuje anonimizacji i usunięcia danych zgodnie z Umową Powierzenia oraz przepisami prawa (z zastrzeżeniem ustawowego obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej, który spoczywa na Placówce — Heltio nie kontynuuje przetwarzania bez podstawy prawnej).

§12a Odstąpienie od umowy przez Klienta B2B będącego osobą fizyczną (JDG ≤ 9)

1. JDG ≤ 9 — Klient B2B będący osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudniającą nie więcej niż 9 osób, dla którego zawierana umowa nie ma charakteru zawodowego w rozumieniu art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Klientowi JDG ≤ 9 przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z zastrzeżeniem ust. 5.
3. Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć w dowolnej formie, w szczególności pocztą elektroniczną na adres pomoc@heltio.pl albo pisemnie na adres siedziby Heltio wskazany w §1 ust. 1. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
4. W razie odstąpienia umowę uważa się za niezawartą. Heltio zwraca otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu tego samego sposobu zapłaty, chyba że Klient wyraźnie zgodzi się na inny sposób zwrotu niewiążący się dla niego z żadnymi kosztami.
5. Zgodnie z art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli Heltio wykonało w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Klienta, który przed rozpoczęciem świadczenia został poinformowany, że po spełnieniu świadczenia utraci prawo odstąpienia. Jeżeli Klient zażądał rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie od umowy odstąpił, zapłaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do zakresu świadczenia.
6. Skorzystanie z bezpłatnego okresu próbnego nie jest zawarciem umowy odpłatnej; jego zakończenie bez przejścia na plan płatny nie rodzi po stronie Klienta obowiązku zapłaty.
7. Wobec Klienta JDG ≤ 9 stosuje się także przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych (art. 385¹–385³ Kodeksu cywilnego) oraz o rękojmi — w zakresie wynikającym z art. 38a ustawy o prawach konsumenta.
8. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają uprawnień Klienta B2B do rozwiązania umowy na zasadach z §12.

§13 Pacjent — odstąpienie i wypowiedzenie

1. Pacjent może w dowolnym momencie zażądać usunięcia konta portalu pacjenta. Realizacja takiego żądania następuje za pośrednictwem Centrum Prywatności w portalu lub poprzez kontakt z Placówką.
2. Usunięcie konta portalu nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentacji medycznej — w tym zakresie obowiązuje ustawowy okres archiwizacji.

§14 Pozasądowe rozstrzyganie sporów (dotyczy Konsumentów)

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności poprzez:

• Wojewódzkie Inspektoraty Inspekcji Handlowej
• Stałe Polubowne Sądy Konsumenckie
• Platformę ODR Komisji Europejskiej: https://ec.europa.eu/consumers/odr

§15 Zmiany Regulaminu

1. Heltio zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. O zmianach Klient B2B i zarejestrowani Pacjenci są informowani z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przez powiadomienie e-mail i komunikat w aplikacji.
3. Zmiana wchodzi w życie z upływem terminu wskazanego w powiadomieniu, chyba że Klient/Pacjent w tym terminie zgłosi sprzeciw — wówczas umowa rozwiązuje się z dniem wejścia w życie zmiany; pobrane opłaty proporcjonalne są zwracane.

§16 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, RODO oraz ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów z Klientami B2B jest sąd właściwy dla siedziby Heltio. W stosunkach z Konsumentami właściwość sądu określają przepisy ogólne.
3. Niniejszy Regulamin jest udostępniany w językach polskim i angielskim. W razie rozbieżności decydująca jest wersja polska.