Ekran Konfiguracja KSeF robi jedną rzecz: „Połącz się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), aby wysyłać faktury elektronicznie". Sam token wygenerujesz nie tutaj, tylko w portalu KSeF — Heltio go przechowuje i używa przy każdej wysyłce.
U góry ekranu stoi przypomnienie: „KSeF jest obowiązkowy dla transakcji B2B VAT od 1 lutego 2026 r. Usługi medyczne zwolnione z VAT (zw.) są nadal wysyłane do KSeF, ale z flagą BrakID dla pacjentów anonimowych".
Jak to zrobić
Wygeneruj token w portalu KSeF
Token powstaje po stronie Ministerstwa Finansów. Pole w Heltio podpowiada wprost: „Wygeneruj ten token w portalu KSeF w sekcji Klucze API". Wygeneruj go dla tego samego NIP, na który wystawiasz faktury.
Wybierz środowisko
W sekcji Dostęp do API są dwie możliwości:
- Sandbox (Test) — „Środowisko testowe. Bezpieczne do użycia z prawdziwymi danymi".
- Produkcja — „Produkcyjny KSeF. Faktury tu wysłane mają moc prawną".
Po wybraniu produkcji ekran pokazuje ostrzeżenie: „Tryb produkcyjny: faktury wysłane tutaj tworzą zobowiązania prawne". Token testowy nie zadziała w produkcji ani odwrotnie — to dwa osobne tokeny.
Ekran leży w ustawieniach gabinetu i ma stały układ: (1) lista pozycji z lewej — Konfiguracja KSeF stoi w grupie Konfiguracja rozliczeń i fiskalna, (2) sekcja Dostęp do API z wyborem środowiska, (3) pole tokena, (4) zapis zmian.
Wklej token i zapisz
Pole Token API KSeF przyjmuje wklejoną wartość i nie pokazuje jej ponownie. Po zapisie w tym miejscu widnieje Token jest ustawiony, a obok przycisk Zastąp token na wypadek rotacji.
Przetestuj połączenie
Testuj połączenie otwiera i zamyka sesję w KSeF. Powodzenie kwituje Połączenie udane. KSeF jest osiągalny. Zrób to, zanim wystawisz pierwszą fakturę — inaczej dowiesz się o złym tokenie dopiero na dokumencie, który już poszedł do obiegu.
Obserwuj Status systemu
Panel Status systemu pokazuje cztery rzeczy:
- Ostatnia udana sesja — albo Nigdy, jeśli jeszcze żadnej nie było.
- Stan tokena — Poprawny, Wygasa wkrótce albo Wygasły lub nieprawidłowy.
- Kolejka offline — ile faktur czeka na ponowną wysyłkę.
- Środowisko — Sandbox albo Produkcja.
Przycisk Ponów nieudane wysyłki wraca do faktur odrzuconych i zatrzymanych w trybie offline; potwierdza go komunikat Nieudane wysyłki zostały umieszczone w kolejce.
Kiedy coś nie działa
KSeF token not configured
Co to znaczy: Kliknięto **Testuj połączenie**, zanim jakikolwiek token został zapisany. Ten komunikat przychodzi z serwera i pojawia się po angielsku.
Wygasły lub nieprawidłowy
Co to znaczy: Stan tokena w panelu **Status systemu**. Token stracił ważność, został unieważniony w portalu KSeF albo należy do drugiego środowiska.
KSeF odrzucił tę fakturę. Wystaw korektę, aby poprawić i ponownie wysłać.
Co to znaczy: Dokument dotarł do KSeF i został odrzucony — najczęściej przez dane nabywcy albo niezgodny NIP.
Tryb offline
Co to znaczy: Status faktury na liście. Podpowiedź nad nim tłumaczy: KSeF był niedostępny w chwili wystawiania, dokument czeka w kolejce, a termin wynosi 7 dni.
Nie udało się wczytać ustawień KSeF.
Co to znaczy: Ekran nie dostał odpowiedzi z serwera.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu„Konfiguracja KSeF jest dostępna tylko dla Administratorów kliniki". Innym rolom ekran pokazuje kłódkę i odsyła do administratora. Zapisanie tokena zostaje w dzienniku audytu.
Faktury przychodzące od dostawców trafiają osobno, do Skrzynki KSeF.
Powiązane
- Faktury i KSeF — wystawianie i statusy pojedynczych dokumentów.
- Kasa fiskalna online — paragony, czyli druga strona obowiązków.
- Raport podatkowy i JPK — zestawienia dla księgowości.
Powiązane funkcje
Faktury i KSeF
Wystawianie faktur, proform i korekt, wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur oraz Skrzynka KSeF z fakturami od dostawców. Numeracja, dane sprzedawcy i podstawa zwolnienia z VAT ustawiane są raz, w Rozliczeniach.
Kasa fiskalna online
Drukowanie paragonów z Heltio na kasie fiskalnej stojącej w recepcji — przez program pośredniczący Heltio Bridge. Lista paragonów już działa; ekran, na którym podłącza się most i kasę, jest chwilowo zamknięty.
Podsumowanie VAT i JPK
Miesięczne zestawienie VAT gabinetu oraz plik CSV do zaimportowania w programie księgowym. Heltio nie wytwarza urzędowego pliku JPK_V7 w XML — dostarcza dane, z których księgowość ten plik składa.