W Heltio działa dziś jedno zadanie, które cokolwiek trwale usuwa — i dotyczy ono dziennika audytu, nie dokumentacji medycznej. Drugie zadanie, przewidziane dla danych pacjentów, jest napisane, ale wyłączone i w wersji pierwszej wyłącznie zlicza.
Co jest usuwane naprawdę
Dziennik audytu. Codzienne zadanie przechodzi placówka po placówce, czyta ustawiony okres przechowywania i kasuje starsze wpisy porcjami po tysiąc, żeby nie blokować tabeli. Z kasowania wyłączone są trzy grupy wpisów, niezależnie od ustawienia:
- rozliczeniowe — faktury, KSeF, JPK, roszczenia i rozliczenia z ubezpieczycielami (polskie prawo księgowe i podatkowe),
- finansowe — płatności, zwroty, wypłaty, portfel, licencje, pakiety i abonamenty,
- związane z prawami pacjenta — wnioski osób, których dane dotyczą, żądania usunięcia, rekordy zgód, akceptacje umów powierzenia, ustawienia RODO placówki i rejestr czynności przetwarzania.
Okres ustawia się w Ustawienia → RODO i prywatność → Przechowywanie danych, pole Okres przechowywania (lata). Domyślnie 20 lat, dozwolony zakres od 6 do 99.
Co jest tylko zliczane
Zadanie przewidziane dla danych pacjentów uruchamia się wyłącznie, gdy administrator systemu jawnie je włączy zmienną środowiskową. Bez tego przy starcie zapisuje jedną linię w logu i nie robi nic więcej. Nawet włączone, w obecnej wersji nie usuwa i nie anonimizuje niczego — liczy kandydatów w czterech kategoriach i zapisuje same liczby:
| Kategoria | Proponowany okres | Podstawa |
|---|---|---|
| Dokumentacja medyczna | 20 lat od ostatniego wpisu | art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta |
| Pacjenci nieaktywni | 3 lata bez wizyty, notatki i aktywności zgód | propozycja |
| Zgody marketingowe | 5 lat po wycofaniu | art. 7 ust. 1 RODO wobec zasady ograniczenia przechowywania |
| Lista oczekujących | 12 miesięcy | propozycja |
Każde zapytanie o kandydatów pomija pacjentów objętych blokadą przechowywania oraz tych z ograniczeniem przetwarzania z art. 18 — i raportuje te wyłączenia osobno, żeby było widać, że blokady działają, zanim cokolwiek zacznie kasować.
Okresy nie są zatwierdzone. Automatyczne usuwanie dwudziestoletniej dokumentacji medycznej jest nieodwracalne, więc decyzja o wartościach należy do właściciela i kancelarii, a nie do ustawienia w panelu.
Blokada przechowywania
Karta pacjenta ma pola na powód i datę wygaśnięcia blokady — dla trwającego postępowania, kontroli albo roszczenia. Nie ma dziś ekranu, który pozwala je ustawić; czyta je wyłącznie zadanie raportujące opisane wyżej. Poprzednia wersja tej strony wskazywała nieistniejący ekran „Retention Locks".
Co to znaczy w praktyce
Placówka jest administratorem danych i to na niej spoczywa obowiązek z art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Dopóki automatyczne usuwanie nie zostanie włączone, ograniczenie okresu przechowywania dokumentacji jest procedurą organizacyjną placówki, a nie funkcją aplikacji. Usunięcie danych konkretnego pacjenta realizuje się przez wniosek o usunięcie, który działa i kasuje kartę wraz z załącznikami.
Powiązane
- Prawa podmiotu danych — jedyna działająca dziś droga do usunięcia danych.
- Jak działa dziennik audytu — co zostaje po skasowaniu reszty.
- RODO w Heltio — podział odpowiedzialności.