Екран Налаштування KSeF робить одну річ: «Підключіться до Національної системи е-фактур Польщі (KSeF), щоб надсилати рахунки-фактури електронно». Сам токен ви згенеруєте не тут, а на порталі KSeF — Heltio зберігає його і використовує під час кожного надсилання.
Угорі екрана стоїть нагадування: «KSeF є обов'язковим для B2B-транзакцій із ПДВ з 1 лютого 2026 р. Медичні послуги, звільнені від ПДВ (zw.), все одно надсилаються до KSeF, але з позначкою BrakID для анонімних пацієнтів».
Як це зробити
Згенеруйте токен на порталі KSeF
Токен виникає з боку Міністерства фінансів. Поле в Heltio підказує прямо: «Згенеруйте цей токен на порталі KSeF у розділі «Ключі API»». Згенеруйте його для того самого NIP, на який ви виставляєте рахунки.
Виберіть середовище
У розділі Доступ до API є дві можливості:
- Sandbox (Тест) — «Тестове середовище. Безпечне для використання зі справжніми даними».
- Продакшн — «Продакшн-KSeF. Надіслані сюди рахунки-фактури мають юридичну силу».
Після вибору продакшну екран показує попередження: «Режим продакшн: надіслані сюди рахунки-фактури створюють юридичні зобов'язання». Тестовий токен не спрацює в продакшні і навпаки — це два окремі токени.
Екран лежить у налаштуваннях кабінету і має сталу будову: (1) список пунктів ліворуч — Налаштування KSeF стоїть у групі Налаштування розрахунків і фіскальні, (2) розділ Доступ до API з вибором середовища, (3) поле токена, (4) збереження змін.
Вставте токен і збережіть
Поле Токен API KSeF приймає вставлене значення і не показує його повторно. Після збереження на цьому місці стоїть Токен установлено, а поруч кнопка Замінити токен на випадок ротації.
Перевірте підключення
Перевірити підключення відкриває і закриває сесію в KSeF. Успіх квитує Підключення успішне. KSeF доступний. Зробіть це, перш ніж виставити перший рахунок — інакше про хибний токен ви дізнаєтеся вже на документі, який пішов в обіг.
Спостерігайте за Станом системи
Панель Стан системи показує чотири речі:
- Остання успішна сесія — або Ніколи, якщо жодної ще не було.
- Стан токена — Дійсний, Незабаром завершується термін дії або Термін дії минув або недійсний.
- Офлайн-черга — скільки рахунків чекають на повторне надсилання.
- Середовище — Sandbox або Продакшн.
Кнопка Повторити невдалі надсилання повертається до рахунків, відхилених і затриманих в офлайн-режимі; її підтверджує повідомлення Невдалі надсилання поставлено в чергу.
Коли щось не працює
KSeF token not configured
Що це означає: Натиснуто **Перевірити підключення**, перш ніж будь-який токен було збережено. Це повідомлення надходить із сервера і з'являється англійською.
Термін дії минув або недійсний
Що це означає: Стан токена на панелі **Стан системи**. Токен утратив чинність, був анульований на порталі KSeF або належить іншому середовищу.
Система KSeF відхилила цей рахунок-фактуру. Виставте коригування, щоб виправити та надіслати повторно.
Що це означає: Документ дійшов до KSeF і був відхилений — найчастіше через дані покупця або невідповідний NIP.
Офлайн-режим
Що це означає: Статус рахунка у списку. Підказка над ним пояснює: KSeF був недоступний на момент виставлення, документ чекає в черзі, а строк становить 7 днів.
Не вдалося завантажити налаштування KSeF.
Що це означає: Екран не отримав відповіді від сервера.
Хто має доступ
Адмін кабінету«Налаштування KSeF доступне лише Адміністраторам клініки». Іншим ролям екран показує замок і відсилає до адміністратора. Збереження токена лишається в журналі аудиту.
Рахунки, що надходять від постачальників, потрапляють окремо, до Скриньки KSeF.
Пов'язане
- Рахунки-фактури і KSeF — виставлення і статуси окремих документів.
- Онлайн-каса — чеки, тобто другий бік обов'язків.
- Податковий звіт і JPK — зведення для бухгалтерії.
Пов'язані функції
Рахунки-фактури і KSeF
Виставлення рахунків, проформ і коригувань, надсилання до Національної системи е-фактур та Скринька KSeF із рахунками від постачальників. Нумерація, дані продавця й підстава звільнення від ПДВ налаштовуються один раз, у Розрахунках.
Онлайн-каса
Друк чеків із Heltio на касовому апараті, що стоїть на рецепції — через програму-посередник Heltio Bridge. Список чеків уже працює; екран, на якому підключають міст і касу, тимчасово закритий.
Підсумок ПДВ і JPK
Місячне зведення ПДВ кабінету та файл CSV для імпорту в бухгалтерську програму. Heltio не створює офіційного файлу JPK_V7 у форматі XML — воно постачає дані, з яких бухгалтерія цей файл складає.