Платежи — это экран одного дня, а не архив. Вы открываете его утром и держите открытым: он обновляется сам, а в заголовке видны сегодняшняя дата и имя человека на смене.
Четыре плитки сверху отвечают на четыре вопроса регистратуры: Принято сегодня, К получению сегодня, Задолженности и Способы сегодня. Полную историю транзакций за произвольный период ищите в финансовых отчётах, а не здесь.
Как это сделать
Экран всегда разложен одинаково, и каждый из шагов ниже происходит в другой его части.
1 — кнопка Принять оплату в заголовке, шаг 2. 2 — четыре плитки: Принято сегодня, К получению сегодня, Задолженности и Способы сегодня. 3 — панель К получению сейчас с пациентами из приёмной, шаг 1. 4 — нижняя пара: панель Задолженности (шаг 3) и карточка Кассовый отчёт для закрытия смены (шаг 4).
Примите оплату у пациента из приёмной
Панель К получению сейчас перечисляет пациентов, которые уже отметились на стойке и у которых сегодня есть нерассчитанный визит. В каждой строке две кнопки: Карта / BLIK и Наличные. Нажатие открывает окно Зарегистрировать платёж с подставленной суммой и способом оплаты — обычно достаточно подтвердить.
Визит, покрытый абонементом, вместо суммы помечен как из пакета и оплаты не требует.
Зарегистрируйте платёж не из приёмной
Кнопка Принять оплату в заголовке открывает то же окно, но без подставленного пациента. Вы выбираете пациента, сумму и способ: Наличные, Банковский перевод, Карточный терминал, BLIK, Карта, Przelewy24. Поле Заметка необязательно. После сохранения Heltio подтверждает: Платёж зарегистрирован.
Если по счёту остался неоплаченный остаток, окно показывает Остаток к оплате — можно принять частичную оплату.
Займитесь задолженностями
Панель Задолженности перечисляет неоплаченные счета со сроком оплаты и числом дней просрочки. Ведёт себя по-разному в зависимости от того, есть ли пациент сегодня в кабинете:
- у пациента сегодня визит — кнопка Принять во время визита открывает окно оплаты,
- пациента сегодня нет — кнопка Напомнить по SMS открывает окно Отправить запрос на оплату со ссылкой для оплаты, которая уходит по электронной почте, SMS или по обоим каналам сразу.
Окно показывает предпросмотр сообщения и дату последней отправки, чтобы вы не повторяли отправку по кругу.
Закройте смену
Карточка Кассовый отчёт для закрытия смены показывает наличные в кассе — сумму сегодняшних наличных поступлений. Кнопка Сформировать переводит к отчёту Денежные потоки, на котором вы сводите выручку.
Ссылка Отчёт дня над списком платежей ведёт к тому же набору отчётов.
Верните платёж
Возврат делается с конкретного платежа: в окне Вернуть средства вы выбираете Полный возврат или Частичный возврат, указываете сумму и Причину — запрос пациента, услуга не была оказана, двойное списание или другое. Окно предупреждает: «После успешного возврата средств автоматически будет выставлен корректировочный счёт-фактура в KSeF (Национальная система электронных фактур Польши).»
Когда что-то не работает
Счёт-фактура уже оплачена
Что это значит: Кто-то зарегистрировал это поступление раньше — например, специалист рассчитал визит у себя, прежде чем пациент дошёл до регистратуры.
Сумма превышает остаток к оплате.
Что это значит: Введённая сумма больше того, что осталось оплатить за визит.
Этот платёж невозможно вернуть автоматически — отсутствует идентификатор транзакции оператора. Обратитесь в службу поддержки.
Что это значит: Платёж был записан вручную (наличные, перевод) или проведён до подключения оператора, поэтому на стороне Przelewy24 отменять нечего.
Достигнут лимит отправок.
Что это значит: Ссылка на оплату этому пациенту уходила уже три раза за сутки. Сообщение указывает, через сколько часов счётчик обнулится.
Онлайн-платежи отключены для этой клиники.
Что это значит: В кабинете не включены онлайн-платежи, а вы пытаетесь отправить ссылку на оплату.
Не удалось загрузить платежи.
Что это значит: Запрос на сегодняшнюю сводку не дошёл — чаще всего при обрыве связи.
У кого есть доступ
Админ кабинета Приёмная ПрактикОплату принимают администратор, регистратура и специалист. Возвраты и настройки платежей остаются за владельцем и администратором. Фильтр Все специалисты в заголовке видят только владелец и администратор — регистратура работает по всему кабинету.
Связанные материалы
- Счета и KSeF — документ, который закрывает поступление.
- Платежи в приложении — когда пациент платит уже при записи.
- Кошелёк пациента — переплаты и предоплаты.
- Финансовые отчёты — история и сводки за произвольный период.
Связанные функции
Счета-фактуры и KSeF
Выставление счетов, проформ и корректировок, отправка в Национальную систему электронных фактур (KSeF) и Ящик KSeF со счетами от поставщиков. Нумерация, данные продавца и основание освобождения от НДС задаются один раз, в Расчётах.
Онлайн-платежи
Три режима расчёта за бронирование — оплата во время визита, задаток или полная предоплата — с возможностью переопределения для отдельной услуги. Платежи обслуживает Przelewy24; Heltio не касается данных карты пациента.
Кошелёк пациента
Денежный баланс, который ведётся для каждого пациента: пополнения, оплата из него визитов и счетов, корректировки баланса и полная история транзакций. Пациент видит тот же кошелёк в портале.
Предоплаченные пакеты
Абонементы на несколько визитов: вы определяете их один раз в настройках, продаёте пациенту, а Heltio списывает визиты при расчёте приёмов. Срок действия, набор услуг и список специалистов — часть определения абонемента.
Финансовые отчёты
Восемь отчётов по одному адресу — доходы, задолженности, денежные потоки, комиссии, сводка НДС, страхование, пакеты и кошельки — с фильтрами, графиком, таблицей и экспортом в XLSX или PDF.