Faktury to lista wszystkich dokumentów sprzedaży gabinetu — faktur, proform i korekt. Heltio nadaje numer, składa PDF i wysyła dokument do Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli nabywca tego wymaga.
Trzy rzeczy dzieją się osobno i warto je rozróżniać: status dokumentu (Szkic, Wystawiona, Anulowana), status płatności (Nieopłacona, Częściowa, Opłacona, Przeterminowana) i status KSeF (Oczekuje, Wysłana, Przyjęta, Odrzucona, Tryb offline, Nie wymagane). Faktura może być opłacona i wciąż czekać na przyjęcie przez KSeF.
Jak to zrobić
Zanim przejdziesz do kroków, warto wiedzieć, jak rozłożona jest sama lista faktur — wracasz na nią po każdej z opisanych niżej czynności.
Pod 1 stoi Nowa faktura, czyli wejście do formularza z kroku 3. 3 to filtry — osobne dla statusu dokumentu, statusu płatności i statusu KSeF, dokładnie tak, jak rozróżnia je wstęp. 4 to kolumna KSeF: w niej czytasz przyczynę odrzucenia, zanim wystawisz korektę.
Ustaw dane sprzedawcy i numerację
W Ustawienia → Rozliczenia, sekcja Ustawienia fakturowania, uzupełnij Pełną nazwę podmiotu, NIP, Adres, Rachunek bankowy (IBAN) i Podstawę zwolnienia z VAT. NIP jest wymagany do wysyłki KSeF.
Niżej, w Numeracji faktur, ustawiasz szablon dla faktury, proformy i korekty oraz Reset sekwencji — miesięczny, roczny albo nigdy. Podgląd KOLEJNE NUMERY pokazuje, jak będzie wyglądał następny numer każdego typu.
Połącz KSeF
Ustawienia → Konfiguracja KSeF: wklej Token API KSeF wygenerowany w portalu KSeF w sekcji Klucze API i wybierz środowisko — Sandbox (Test) albo Produkcja. Produkcja jest oznaczona ostrzeżeniem „Tryb produkcyjny: faktury wysłane tutaj tworzą zobowiązania prawne."
Testuj połączenie odpowiada „Połączenie udane. KSeF jest osiągalny." Sekcja Status systemu pokazuje ostatnią udaną sesję, stan tokena i liczbę faktur w kolejce offline.
Wystaw fakturę
Nowa faktura otwiera formularz w czterech blokach: Nagłówek dokumentu, Nabywca, Pozycje faktury, Podsumowanie.
- Typ dokumentu — Faktura (VAT / zw.), Faktura proforma albo Faktura korygująca.
- Nabywca — Pacjent, Firma, Ubezpieczyciel albo Anonimowy. Wybór pacjenta z listy uzupełnia dane; nabywcy spoza Polski nie wymagają wysyłki do KSeF.
- Pozycje — dodajesz ręcznie albo przyciskiem Dodaj z wizyt, który zaciąga zrealizowane wizyty pacjenta.
Zapisz jako szkic odkłada dokument na później. Wystaw fakturę prosi o potwierdzenie: „Po wystawieniu faktura zostanie wysłana do KSeF i nie będzie można jej edytować. PDF zostanie wygenerowany i wysłany do nabywcy."
Popraw wystawioną fakturę korektą
Wystawionej faktury nie edytujesz — wystawiasz do niej korektę. Akcja Wystaw korektę otwiera formularz z oryginałem tylko do odczytu obok. Wymagana jest Przyczyna korekty. Podpowiedź w formularzu: „Podaj poprawne wartości w pozycjach poniżej. Aby cofnąć całą fakturę, ustaw ilości na 0."
Anuluj działa tylko na dokumentach, których KSeF jeszcze nie przyjął.
Odbieraj faktury od dostawców
Rozliczenia → Skrzynka KSeF pokazuje faktury wystawione Twojemu gabinetowi przez dostawców. Zakładki: Nowe, Przejrzane, Zarchiwizowane, Sporne. Dla każdej pozycji masz Oznacz jako przejrzane, Archiwizuj, Oznacz jako sporne oraz pobranie XML i PDF. Synchronizuj teraz wymusza pobranie nowych dokumentów poza harmonogramem.
Kiedy coś nie działa
Skonfiguruj NIP w Ustawieniach fakturowania.
Co to znaczy: Gabinet nie ma zapisanego NIP-u, a bez niego nie da się złożyć dokumentu w KSeF.
Faktury zwolnione muszą zawierać podstawę zwolnienia. Ustaw domyślną w Ustawieniach fakturowania.
Co to znaczy: Pozycja ma stawkę zwolnioną, a dokument nie niesie podstawy prawnej zwolnienia.
KSeF odrzucił tę fakturę. Wystaw korektę, aby poprawić i ponownie wysłać.
Co to znaczy: Dokument dotarł do KSeF, ale został odrzucony — powód pokazuje się w dymku przy statusie.
Ta faktura została wystawiona podczas niedostępności KSeF i oczekuje na wysyłkę.
Co to znaczy: W chwili wystawiania KSeF był nieosiągalny, więc dokument wszedł w tryb offline i czeka w kolejce.
Faktura przyjęta przez KSeF nie może być anulowana. Wystaw korektę.
Co to znaczy: Dokument został już przyjęty przez KSeF i ma moc prawną.
Generowanie PDF trwa dłużej niż zwykle. Spróbuj ponownie za chwilę.
Co to znaczy: PDF faktury powstaje w tle i nie był jeszcze gotowy w chwili kliknięcia.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja Praktyk| Akcja | Administrator | Recepcja | Specjalista |
|---|---|---|---|
| Przeglądać listę faktur | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tworzyć i wystawiać | ✓ | — | ✓ |
| Anulować | ✓ | — | — |
| Wystawiać korektę | ✓ | — | — |
| Konfigurować KSeF | ✓ | — | — |
Recepcja bez uprawnień zobaczy komunikat „Tworzenie faktur wymaga roli Sekretarza lub Administratora." Konfiguracja KSeF jest zawsze po stronie administratora.
Powiązane
- Płatności — jak wpłata zamyka fakturę.
- Paragony fiskalne — sprzedaż dla osoby fizycznej bez NIP.
- Raport podatkowy i JPK — miesięczne zestawienie VAT dla księgowości.
- Konfiguracja KSeF — token, środowiska i diagnostyka połączenia.
- Retencja danych — jak długo trzymamy dokumenty księgowe.
Powiązane funkcje
Płatności — kasa dnia
Ekran recepcji na jeden dzień pracy: ile już przyjęto, kto czeka w poczekalni z niezapłaconą wizytą, jakie są zaległości i ile gotówki jest w kasie na zamknięcie zmiany.
Paragony fiskalne
Wydruk paragonów na kasie online podłączonej przez Heltio Bridge. Lista paragonów jest w aplikacji, ale ekran podłączania mostu i rejestracji urządzeń jest wyłączony — na dziś gabinet fiskalizuje sprzedaż poza Heltio.
Podsumowanie VAT i JPK
Miesięczne zestawienie VAT gabinetu oraz plik CSV do zaimportowania w programie księgowym. Heltio nie wytwarza urzędowego pliku JPK_V7 w XML — dostarcza dane, z których księgowość ten plik składa.
Konfiguracja KSeF
Podłączenie gabinetu do Krajowego Systemu e-Faktur: token z portalu KSeF, wybór środowiska testowego albo produkcyjnego, test połączenia i podgląd stanu wysyłek.