Portfel to saldo pieniężne prowadzone osobno dla każdego pacjenta w gabinecie. Wpłacone środki nie są przypisane do konkretnej usługi — pokryją dowolną wizytę albo fakturę, aż do wyczerpania.
Portfel przydaje się w trzech sytuacjach: pacjent woli wpłacić większą kwotę z góry, dostał voucher kwotowy, albo ma nadpłatę, której nie chce odbierać. Karnet działa inaczej — liczy wizyty, nie złotówki.
Portfel znajdziesz w karcie pacjenta, w zakładce Portfel.
Jak to zrobić
Doładuj portfel w recepcji
W karcie pacjenta, zakładka Portfel, kliknij Ręczne doładowanie. Podajesz Kwotę (PLN) i opcjonalną Notatkę. Po zapisie Heltio kwituje Portfel doładowany pomyślnie., a saldo rośnie natychmiast.
Tę ścieżkę stosujesz, gdy pieniądze wpłynęły poza aplikacją — gotówką, terminalem albo przelewem.
Zapłać z portfela za wizytę
Przy rozliczeniu wizyty pojawia się znacznik Portfel z dostępną kwotą i przełącznik Użyj środków z portfela. Pod spodem widnieje, ile zostanie pobrane, a przy pełnym pokryciu — Portfel pokrywa pełną kwotę.
Środki schodzą z portfela dopiero przy zatwierdzeniu rozliczenia, nie przy zaznaczeniu przełącznika.
Skoryguj saldo
Dostosuj saldo służy sytuacjom, w których pieniądze nie przepłynęły: rabat za pomyłkę gabinetu, poprawka błędnej wpłaty, zwrot dobrej woli. Podajesz Kwotę (dodatnią lub ujemną) i Powód — Kredyt goodwill, Korekta albo Poprawka błędu — oraz Notatkę.
Pole Saldo po pokazuje wynik przed zatwierdzeniem. Korekta schodząca poniżej zera jest sygnalizowana ostrzeżeniem Ta korekta spowoduje ujemne saldo.
Sprawdź historię
Pod saldem stoi Historia transakcji z kolumnami Data, Powód, Kwota, Saldo po i Notatka. Powody nazywają się tak, jak zdarzenia, które je wywołały: Doładowanie, Płatność za wizytę, Zakup pakietu, Zwrot, Korekta, Wygaśnięcie.
Ta lista jest dowodem w rozmowie z pacjentem — każda zmiana salda ma tu swój wiersz.
Zobacz obraz całego gabinetu
Raporty → Raporty finansowe → Portfele podsumowuje wszystkie portfele: Łączny float (suma środków zdeponowanych przez pacjentów), Doładowania, Realizacje, Aktywne portfele oraz tabelę Najwyższe salda portfeli.
Ta suma to zobowiązanie gabinetu wobec pacjentów, nie przychód — pacjent może poprosić o zwrot.
Kiedy coś nie działa
Niewystarczające środki w portfelu
Co to znaczy: Saldo jest niższe niż kwota, którą próbujesz z niego pobrać.
Korekta spowodowałaby ujemne saldo
Co to znaczy: Ujemna korekta jest większa niż aktualne saldo pacjenta.
Nie masz uprawnień do przeglądania portfela tego pacjenta. Skontaktuj się z administratorem kliniki.
Co to znaczy: Rola konta nie obejmuje wglądu w portfele.
Nieprawidłowa kwota
Co to znaczy: W polu kwoty jest zero, wartość ujemna tam, gdzie nie jest dozwolona, albo więcej niż dwa miejsca po przecinku.
Płatności online nie są jeszcze dostępne w tej placówce.
Co to znaczy: Pacjent próbuje doładować portfel z portalu, a gabinet nie ma włączonych płatności online.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja Praktyk| Akcja | Administrator | Recepcja | Specjalista |
|---|---|---|---|
| Podglądać saldo i historię | ✓ | ✓ | ✓ |
| Doładowywać ręcznie | ✓ | — | — |
| Korygować saldo | ✓ | — | — |
| Płacić z portfela za wizytę | ✓ | ✓ | ✓ |
Doładowanie ręczne i korekta salda tworzą pieniądze w systemie, dlatego zostały przy właścicielu i administratorze. Każda z tych operacji zostawia ślad w dzienniku audytu.
Powiązane
- Płatności — kasa dnia — codzienne przyjmowanie wpłat.
- Vouchery podarunkowe — bon kwotowy ląduje w portfelu.
- Karnety członkowskie — plan może doładowywać portfel co miesiąc.
- Raporty finansowe — zestawienie portfeli całego gabinetu.
Powiązane funkcje
Płatności — kasa dnia
Ekran recepcji na jeden dzień pracy: ile już przyjęto, kto czeka w poczekalni z niezapłaconą wizytą, jakie są zaległości i ile gotówki jest w kasie na zamknięcie zmiany.
Vouchery podarunkowe
Bony na kwotę albo na pakiet wizyt — sprzedawane w recepcji z kodem i kartą podarunkową w PDF, albo online z kodem wysyłanym e-mailem po zaksięgowaniu wpłaty. Kod widać jeden raz; potem nie da się go odtworzyć.
Karnety członkowskie
Cykliczne plany miesięczne: opłacony okres przyznaje pacjentowi wejścia z pakietu albo doładowanie portfela. Karty nie obciążamy automatycznie — pacjent płaci każdy okres świeżym linkiem albo kodem QR w recepcji.
Raporty finansowe
Osiem raportów pod jednym adresem — przychody, zaległości, przepływy pieniężne, prowizje, podsumowanie VAT, ubezpieczenia, pakiety i portfele — z filtrami, wykresem, tabelą i eksportem do XLSX lub PDF.
Portfel i karnety w portalu
Pieniądze pacjenta widziane z portalu — saldo i historia transakcji w Moim portfelu, wykupione pakiety wizyt, karnety abonamentowe i vouchery.