Счета-фактуры — это список всех документов продажи кабинета: счетов, проформ и корректировок. Heltio присваивает номер, собирает PDF и отправляет документ в Национальную систему электронных фактур (KSeF), если покупателю это нужно.
Три вещи происходят раздельно, и их стоит различать: статус документа (Черновик, Выставлен, Отменён), статус оплаты (Не оплачено, Частично, Оплачено, Просрочено) и статус KSeF (Ожидает, Отправлено, Принято, Отклонено, Офлайн-режим, Не требуется). Счёт может быть оплачен и всё ещё ждать приёмки в KSeF.
Как это сделать
Прежде чем переходить к шагам, стоит понять устройство самого списка счетов — вы возвращаетесь на него после каждого из описанных ниже действий.
Под 1 — Новый счёт-фактура, вход в форму из шага 3. 3 — фильтры, отдельные для статуса документа, статуса оплаты и статуса KSeF, ровно так, как их различает вступление. 4 — колонка KSeF: в ней вы читаете причину отклонения, прежде чем выставлять корректировку.
Задайте данные продавца и нумерацию
В Настройки → Расчёты, раздел Настройки выставления счетов, заполните Полное наименование субъекта, NIP, Адрес, Банковский счёт (IBAN) и Основание освобождения от НДС. NIP обязателен для отправки в KSeF.
Ниже, в Нумерации счетов-фактур, вы задаёте шаблон для счёта, проформы и корректировки, а также Сброс последовательности — ежемесячный, годовой или никогда. Предпросмотр СЛЕДУЮЩИЕ НОМЕРА показывает, как будет выглядеть очередной номер каждого типа.
Подключите KSeF
Настройки → Конфигурация KSeF: вставьте Токен API KSeF, сгенерированный в портале KSeF в разделе ключей API, и выберите среду — Sandbox (Тест) или Продакшн. Продакшн помечен предупреждением: «Режим продакшн: отправленные сюда счета-фактуры создают юридические обязательства.»
Проверить подключение отвечает: «Подключение успешно. KSeF доступен.» Раздел Состояние системы показывает последнюю успешную сессию, состояние токена и число счетов в офлайн-очереди.
Выставьте счёт
Новый счёт-фактура открывает форму из четырёх блоков: Заголовок документа, Покупатель, Позиции счёта-фактуры, Итоги.
- Тип документа — Счёт-фактура (НДС / освоб.), Счёт-фактура проформа или Корректировочный счёт-фактура.
- Покупатель — Пациент, Компания, Страховая компания или Анонимный. Выбор пациента из списка подставляет данные; покупатели вне Польши не требуют отправки в KSeF.
- Позиции — добавляются вручную либо кнопкой Добавить из визитов, которая подтягивает выполненные визиты пациента.
Сохранить как черновик откладывает документ на потом. Выставить счёт-фактуру просит подтверждения: «После выставления счёт-фактура будет отправлен в KSeF, и его нельзя будет редактировать. PDF будет сгенерирован и отправлен покупателю.»
Исправьте выставленный счёт корректировкой
Выставленный счёт не редактируется — к нему выставляется корректировка. Действие Выставить корректировку открывает форму с оригиналом рядом, только для чтения. Обязательна Причина корректировки. Подсказка в форме: «Укажите правильные значения в позициях ниже. Чтобы отменить весь счёт-фактуру, установите количество на 0.»
Аннулировать работает только с документами, которые KSeF ещё не принял.
Принимайте счета от поставщиков
Расчёты → Ящик KSeF показывает счета, выставленные вашему кабинету поставщиками. Вкладки: Новые, Просмотренные, Архивированные, Спорные. Для каждой позиции есть Отметить как просмотренное, Архивировать, Отметить как спорное, а также скачивание XML и PDF. Синхронизировать сейчас принудительно подтягивает новые документы вне расписания.
Когда что-то не работает
Настройте NIP в Настройках фактурирования.
Что это значит: У кабинета не сохранён NIP, а без него документ в KSeF подать нельзя.
Счета-фактуры с освобождением от НДС должны содержать основание освобождения. Установите значение по умолчанию в Настройках фактурирования.
Что это значит: У позиции освобождённая ставка, а документ не несёт правового основания освобождения.
Система KSeF отклонила этот счёт-фактуру. Выставьте корректировку, чтобы исправить и отправить повторно.
Что это значит: Документ дошёл до KSeF, но был отклонён — причина показывается во всплывающей подсказке рядом со статусом.
Этот счёт-фактура был выставлен во время недоступности KSeF и ожидает отправки.
Что это значит: В момент выставления KSeF был недоступен, поэтому документ ушёл в офлайн-режим и ждёт в очереди.
Счёт-фактуру, принятый системой KSeF, нельзя аннулировать. Выставьте корректировку.
Что это значит: Документ уже принят системой KSeF и имеет юридическую силу.
Создание PDF занимает больше времени, чем обычно. Попробуйте ещё раз через мгновение.
Что это значит: PDF счёта формируется в фоне и на момент нажатия ещё не был готов.
У кого есть доступ
Админ кабинета Приёмная Практик| Действие | Администратор | Регистратура | Специалист |
|---|---|---|---|
| Просматривать список счетов | ✓ | ✓ | ✓ |
| Создавать и выставлять | ✓ | — | ✓ |
| Аннулировать | ✓ | — | — |
| Выставлять корректировку | ✓ | — | — |
| Настраивать KSeF | ✓ | — | — |
Регистратура без прав увидит сообщение «Создание счетов-фактур требует роли Секретаря или Администратора.» Конфигурация KSeF всегда остаётся за администратором.
Связанные материалы
- Платежи — как поступление закрывает счёт.
- Фискальные чеки — продажа физическому лицу без NIP.
- Налоговый отчёт и JPK — месячная сводка по НДС для бухгалтерии.
- Конфигурация KSeF — токен, среды и диагностика подключения.
- Хранение данных — как долго мы храним бухгалтерские документы.
Связанные функции
Платежи — касса дня
Экран регистратуры на один рабочий день: сколько уже принято, кто ждёт в приёмной с неоплаченным визитом, какие есть задолженности и сколько наличных в кассе на закрытие смены.
Фискальные чеки
Печать чеков на онлайн-кассе, подключённой через Heltio Bridge. Список чеков в приложении есть, но экран подключения моста и регистрации устройств отключён — сегодня кабинет фискализирует продажи вне Heltio.
Сводка НДС и JPK
Месячная сводка по НДС кабинета и файл CSV для импорта в бухгалтерскую программу. Heltio не создаёт официальный файл JPK_V7 в XML — она даёт данные, из которых бухгалтерия этот файл собирает.
Конфигурация KSeF
Подключение кабинета к Национальной системе электронных фактур Польши: токен из портала KSeF, выбор тестовой или продакшн-среды, проверка подключения и обзор состояния отправок.