Слово «нагадування» означає в Heltio дві різні речі, і варто розділити їх одразу.
Нагадування для пацієнта — це повідомлення, що надсилається автоматично перед візитом: SMS, email або сповіщення в застосунку. SMS про непідтверджений візит містить коротке посилання heltio.pl/w/…: пацієнт відкриває його на телефоні без входу в обліковий запис і однією кнопкою підтверджує або скасовує візит (скасування — лише в строк за правилами закладу, пізніше сторінка просить зателефонувати). Коли візит уже підтверджено, нагадування приходить без посилання.
Нагадування для команди — це завдання в дзвіночку поруч із вашим прізвищем: незаповнена нотатка, пацієнт, що чекає, запит на бронювання без відповіді. Ви його відкладаєте або відхиляєте.
Як це зробити
Зрозумійте, коли пацієнт отримує повідомлення
Heltio планує два повідомлення для кожного запланованого візиту, зокрема непідтвердженого: перше нагадування (типово за 24 години, заклад встановлює від 3 до 96 годин) і друге за 2 години. Замовляти їх не треба — вони виникають разом із візитом.
Канал — SMS, email, сповіщення в застосунку — випливає з налаштувань закладу в Налаштуваннях повідомлень, а не з цієї сторінки. Виняток: пацієнт, який обрав E-mail замість SMS (у картці пацієнта або в порталі), отримує повідомлення про візити e-mailом. Тихий режим стосується лише push-сповіщень у застосунку пацієнта: push за день почекає до ранку, push за 2 години надсилається завжди, бо стосується сьогоднішнього дня. SMS виходить точно в запланований час.
Надішліть нагадування вручну
Не хочете чекати на автомат — позначте візити у списку візитів і скористайтеся кнопкою Надіслати нагадування. Ви обираєте Шаблон і Канал: SMS, Email або SMS і email.
Підсумок каже, скільки пішло і скільки пропущено, разом із причиною — Візит неактивний, Немає контактних даних, Нагадування надіслано нещодавно.
Читайте дзвіночок
Іконка дзвіночка відкриває Нагадування — список завдань, породжених тим, що відбувається в закладі:
- Візит із … через … хв
- … чекає в приймальні
- Неповні нотатки з візиту … від …
- … запит на бронювання очікує відповіді
- … — форму перед завтрашнім візитом не заповнено
- Повторний прийом для … — рекомендовано до …
- … — відсутність на візиті о …
Кожне дозволяє Відкласти (5 хв, 10 хв, 15 хв, 30 хв, 60 хв), Відхилити або Видалити. Відхилити всі очищає список одним рухом.
Установіть власне нагадування
Сторінка Нагадування і кнопка Нове нагадування: Назва, Коли і Пріоритет (Низький, Звичайний, Високий, Терміновий). Список поділяється на Активні та Майбутні.
Швидше виходить із картки пацієнта — Установити нагадування має готові значення через 15 хвилин, через 1 годину, Сьогодні о 17:00, Завтра о 9:00 і Власне. Перемикач Для реєстратури залишає справу реєстратурі замість вас — під ним видно, кому вона потрапить (якщо в закладі немає реєстратури — власникові).
Налаштуйте, що і як вас чіпляє
Екран Налаштування сповіщень вирішує, як до вас доходять командні нагадування: Звуки сповіщень, Push у браузері, Мобільні push, Нагадування електронною поштою та Тихий режим із діапазоном Без сповіщень у години ….
Розділ Надсилати нагадування встановлює власні часи випередження — щонайбільше п'ять значень, кожне між 5 і 1440 хвилинами.
Коли щось не працює
Немає контактних даних
Що це означає: У пацієнта немає ані номера телефону, ані email, тож автомату не було чим надіслати.
Нагадування надіслано нещодавно
Що це означає: Той самий пацієнт уже отримав повідомлення про цей візит незадовго до того.
Час нагадування має бути в майбутньому
Що це означає: Вказана година вже минула.
Укажіть значення від 5 до 1440 хвилин.
Що це означає: Час випередження поза допустимим діапазоном — менше ніж 5 хвилин або більше ніж доба.
Не вдалося завантажити нагадування
Що це означає: Список не довантажився із сервера.
Хто має доступ
Адмін кабінету Приймальня ПрактикДзвіночок і власні нагадування має кожен член команди й бачить у них виключно свої — за винятком нагадувань Для реєстратури: спеціаліст залишає їх реєстратурі, і вони потрапляють до картки Для реєстратури на пульті Реєстратури (якщо реєстратури немає — до власника). Канали повідомлень до пацієнтів і шаблони налаштовує адміністратор у Налаштуваннях повідомлень — це рішення для цілого закладу, бо стосується вартості SMS і згод пацієнтів.
Пов'язане
- Автоматичні нагадування — повне налаштування повідомлень до пацієнтів.
- Налаштування сповіщень — матриця каналів для кожного типу повідомлення.
- Список візитів — ручна розсилка багатьом людям одразу.
Пов'язані функції
Список візитів — фільтри, друк і дії над кількома візитами
Табличний вигляд календаря: звуження за статусом, оплатою та карткою візиту, експорт до файлу CSV, нагадування й неявки, позначені гуртом, друк дня або тижня.
Правила бронювання
Правила, за якими пацієнт сам переносить і скасовує візит онлайн: потрібне випередження, ліміт змін, плата за неявку і власне повідомлення, що показується пацієнтові.
Нагадування про візити
Heltio нагадує пацієнтові про візит двічі — уперше в час, установлений закладом (типово за 24 години), удруге за 2 години. Тут ви налаштовуєте канал і перевіряєте текст.
Мої налаштування сповіщень
Ваші власні налаштування — про що Heltio має вам нагадувати, наскільки голосно, на якому пристрої та в які години має мовчати.
SMS пацієнтові
Як Heltio надсилає пацієнтам SMS — зміст і канали, довжина повідомлення, власна назва відправника та слова STOP і START.