Po zarezerwowaniu wizyty Heltio samo planuje dwa przypomnienia: pierwsze w czasie ustawionym przez gabinet (domyślnie 24 godziny przed, do wyboru od 3 do 96 godzin) i drugie 2 godziny przed jej rozpoczęciem. Nie uruchamiasz ich przy każdej wizycie — ustawiasz raz, dla całego gabinetu, w Ustawieniach → Powiadomienia.
Nie myl tego z Przypomnieniami z paska górnego. Tamte są notatkami dla Ciebie i zespołu; te idą do pacjenta.
Jak to zrobić
Włącz kanał dla obu przypomnień
Ekran Powiadomienia to jedna tabela: w wierszach powiadomienia, w kolumnach E-mail, SMS i Push. Tabela leży w zakładce Kanały. W grupie Wizyty znajdziesz Pierwsze przypomnienie i Przypomnienie — 2 godziny przed.
Przestaw przełącznik w wybranej kolumnie. Heltio kwituje Kanał zaktualizowany. W nowym gabinecie SMS jest włączony dla pierwszego przypomnienia, a wyłączony dla przypomnienia 2 godziny przed — potwierdzenie i przypomnienie dobowe zwykle wystarczają, a każdy SMS kosztuje. Włączysz je tym samym przełącznikiem.
Pod 1 są zakładki ekranu — tabela kanałów leży w pierwszej, Kanały, a oba przypomnienia o wizycie są w niej w grupie Wizyty. Pod 3 pojedynczy wiersz: jedno zdarzenie i trzy kanały obok siebie. Czym różnią się te trzy kolumny, opisuje rozdział niżej — i to jest najważniejsza rzecz na tym ekranie.
Sprawdź, co zobaczy pacjent
Kliknij Pokaż podgląd i szablon. Pod nagłówkiem Pacjent zobaczy widnieje gotowa treść z podstawionymi danymi przykładowej wizyty — dla pierwszego przypomnienia brzmi „Przypominamy o wizycie [data] o [godzina] w [nazwa gabinetu]. Rejestracja: tel. [numer]". Linia z numerem pojawia się tylko wtedy, gdy w profilu gabinetu jest telefon.
Treści nie można edytować — przypomnienie wychodzi zawsze w tej postaci. Jeśli chcesz ją zmienić, napisz do nas.
Wyślij próbną wiadomość do siebie
Wyślij testowy SMS przyjmuje numer w formacie E.164, na przykład +48600000000. Limit to pięć testów na gabinet na dobę.
Zadbaj o saldo SMS
Przypomnienia SMS pobierają kredyty z portfela SMS. Przy niskim stanie nad tabelą pojawia się pasek Niskie saldo SMS z odnośnikiem Otwórz portfel SMS. Przy pustym portfelu wiadomość dostaje status Brak salda (przypomnienie wstrzymane) i nie wychodzi — Heltio nie wysyła jej w zamian e-mailem, o czym mówi też baner Portfel SMS wyczerpany. Doładuj portfel.
Poznaj zasady, które oszczędzają SMS-y
- Przypomnienie tuż po potwierdzeniu nie wychodzi. Gdy potwierdzenie albo wiadomość o zmianie terminu dochodzi do pacjenta mniej niż 6 godzin przed wizytą, przypomnienie 2 godziny przed jest pomijane; mniej niż 24 godziny przed (a przy dłuższym wyprzedzeniu — mniej niż ustawione wyprzedzenie) — pierwsze przypomnienie. Pacjent właśnie dostał termin.
- Przesunięcia wizyty łączą się w jedną wiadomość. SMS o zmianie terminu wychodzi po 3 minutach. Kolejne przesunięcia w tym czasie dają jeden SMS z ostatnią godziną, powrót na godzinę, którą pacjent już zna, nie wysyła nic, a odwołanie w tym czasie wysyła tylko SMS o odwołaniu.
- Seria wizyt to jedno potwierdzenie — przypomnienia przychodzą przed każdą wizytą osobno.
- Pacjent może dostawać wiadomości o wizytach e-mailem zamiast SMS-em. Ustawia to recepcja w karcie pacjenta (zakładka komunikacji, Kanał wiadomości o wizytach) albo sam pacjent w portalu, w sekcji Wiadomości o wizytach. E-mail nie pobiera kredytów SMS. Pacjent bez adresu e-mail dalej dostaje SMS-y.
Czym sterują pozostałe kolumny
Trzy kolumny to trzy różne mechanizmy. Warto to wiedzieć, zanim uznasz, że coś nie działa.
- SMS — jedyny kanał, który ta tabela naprawdę uruchamia. Wiadomość planuje się przy rezerwacji i wychodzi o wyznaczonej porze.
- Push — powiadomienia 24 h i 2 h trafiają do pacjenta w aplikacji mobilnej i idą niezależnie od tej tabeli. Pacjent włącza i wyłącza je po swojej stronie; zobacz powiadomienia push.
- E-mail — przełącznik w tej kolumnie jest wyłączony z podpowiedzią, że wysyłka e-mail z niego nie jest jeszcze włączona: Heltio nie wysyła stąd przypomnienia e-mail. Wyjątek to pacjent, który sam wybrał e-mail zamiast SMS (patrz wyżej). E-mail wysyłasz ręcznie: w widoku listy kalendarza zaznacz wizyty, kliknij Wyślij przypomnienie i wybierz Kanał — SMS, E-mail albo SMS i e-mail. Ta sama wizyta przyjmuje kolejne przypomnienie najwcześniej po godzinie.
Kiedy coś nie działa
Nie udało się zmienić kanału — spróbuj ponownie.
Co to znaczy: Zapis przełącznika nie doszedł do serwera.
Osiągnięto dzienny limit testów (5 na 24h).
Co to znaczy: Gabinet wysłał już pięć próbnych wiadomości w ciągu doby.
Portfel SMS wyczerpany
Co to znaczy: Saldo spadło do zera, więc kolejne przypomnienia nie mogą zostać wysłane.
Rezygnacja (zablokowane)
Co to znaczy: Pacjent odpowiedział STOP albo ma zablokowaną wysyłkę w karcie pacjenta.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuTabelę powiadomień, szablony i próbne wysyłki obsługuje wyłącznie właściciel gabinetu i administrator. Pozostałe role widzą komunikat Wymagane uprawnienia administratora. Blokadę wysyłki dla pojedynczego pacjenta ustawia się w karcie pacjenta i również wymaga tych uprawnień.
Powiązane
- SMS do pacjenta — nazwa nadawcy, segmenty, słowa STOP i START.
- Portfel SMS i pakiety — skąd bierze się saldo.
- Przypomnienia dla zespołu — te z paska górnego, nie dla pacjenta.
Powiązane funkcje
SMS do pacjenta
Jak Heltio wysyła SMS-y do pacjentów — treść i kanały, długość wiadomości, własna nazwa nadawcy oraz słowa STOP i START.
E-mail do pacjenta
Które e-maile Heltio wysyła pacjentom w imieniu gabinetu, jak je włączać i wyłączać oraz co możesz w nich zmienić.
Portfel SMS i pakiety
Saldo SMS gabinetu — ile zostało, skąd się bierze, jak dokupić pakiet i jak włączyć automatyczne doładowanie.
Powiadomienia push
Push w przeglądarce dla zespołu i push w aplikacji mobilnej dla pacjenta — kto co dostaje, kto to włącza i czego push nie obsługuje.