После записи на визит Heltio само планирует два напоминания: первое во время, заданное кабинетом (по умолчанию за 24 часа, на выбор от 3 до 96 часов), и второе за 2 часа до его начала. Вы не запускаете их на каждом визите — вы настраиваете их один раз, для всего кабинета, в Настройках → Уведомления.
Не путайте это с Напоминаниями из верхней панели. Те — заметки для вас и команды; эти уходят пациенту.
Как это сделать
Включите канал для обоих напоминаний
Экран Уведомления — это одна таблица: в строках уведомления, в колонках Email, SMS и Push. Таблица находится на вкладке Каналы. В группе Визиты вы найдёте Первое напоминание и Напоминание — за 2 часа.
Переведите переключатель в нужной колонке. Heltio подтверждает: Канал обновлён. В новом кабинете SMS включён для первого напоминания и выключен для напоминания за 2 часа — подтверждения и суточного напоминания обычно достаточно, а каждый SMS стоит денег. Включить его можно тем же переключателем.
Под 1 — вкладки экрана; таблица каналов находится на первой, Каналы, а оба напоминания о визите — в её группе Визиты. Под 3 — отдельная строка: одно событие и три канала рядом. Чем эти три колонки отличаются, описывает раздел ниже — и это самое важное на этом экране.
Проверьте, что увидит пациент
Нажмите Показать предпросмотр и шаблон. Под заголовком Пациент увидит стоит готовый текст с подставленными данными примерного визита — для первого напоминания он звучит так: «Напоминаем о визите [дата] в [время] в [название кабинета]. ☎ [номер]». Строка с номером появляется только тогда, когда в профиле кабинета есть телефон.
Текст нельзя редактировать — напоминание всегда отправляется в таком виде. Если хотите его изменить, напишите нам.
Отправьте пробное сообщение себе
Отправить тестовый SMS принимает номер в формате E.164, например +48600000000. Лимит — пять тестов на кабинет в сутки.
Следите за балансом SMS
SMS-напоминания списывают кредиты из кошелька SMS. При низком остатке над таблицей появляется полоса Низкий баланс SMS со ссылкой Открыть кошелёк SMS. При пустом кошельке сообщение получает статус Нет баланса (напоминание приостановлено) и не уходит — Heltio не отправляет его вместо этого по e-mail, о чём говорит и баннер Кошелёк SMS исчерпан. Пополните кошелёк.
Узнайте правила, которые экономят SMS
- Напоминание сразу после подтверждения не отправляется. Когда подтверждение или сообщение о переносе доходит до пациента менее чем за 6 часов до визита, напоминание за 2 часа пропускается; менее чем за 24 часа (а при более длинном опережении — менее чем за заданное опережение) — первое напоминание. Пациент только что получил время визита.
- Переносы визита объединяются в одно сообщение. SMS о переносе уходит через 3 минуты. Следующие переносы за это время дают один SMS с последним временем, возврат на время, которое пациент уже знает, не отправляет ничего, а отмена за это время отправляет только SMS об отмене.
- Серия визитов — это одно подтверждение — напоминания приходят перед каждым визитом отдельно.
- Пациент может получать сообщения о визитах по e-mail вместо SMS. Это настраивает регистратура в карточке пациента (вкладка коммуникации, Канал сообщений о визитах) или сам пациент в портале, в разделе Сообщения о визитах. E-mail не списывает кредиты SMS. Пациент без адреса e-mail по-прежнему получает SMS.
Чем управляют остальные колонки
Три колонки — это три разных механизма. Стоит знать это раньше, чем решить, что что-то сломано.
- SMS — единственный канал, который эта таблица действительно запускает. Сообщение планируется при записи и уходит в назначенное время.
- Push — уведомления за 24 ч и за 2 ч приходят пациенту в мобильном приложении и идут независимо от этой таблицы. Пациент включает и выключает их со своей стороны; см. push-уведомления.
- Email — переключатель в этой колонке выключен с подсказкой, что отправка e-mail с него ещё не включена: напоминание по электронной почте Heltio отсюда не отправляет. Исключение — пациент, который сам выбрал e-mail вместо SMS (см. выше). Email вы отправляете вручную: в списочном виде календаря отметьте визиты, нажмите Отправить напоминание и выберите Канал — SMS, Email либо SMS и email. Один и тот же визит принимает следующее напоминание не раньше чем через час.
Когда что-то не работает
Не удалось изменить канал — попробуйте ещё раз.
Что это значит: Сохранение переключателя не дошло до сервера.
Достигнут дневной лимит тестов (5 за 24 ч).
Что это значит: Кабинет уже отправил пять пробных сообщений за сутки.
Кошелёк SMS исчерпан
Что это значит: Баланс упал до нуля, поэтому следующие напоминания отправить нельзя.
Отказ (заблокировано)
Что это значит: Пациент ответил STOP либо у него заблокирована отправка в карте пациента.
У кого есть доступ
Админ кабинетаТаблицей уведомлений, шаблонами и пробными отправками занимаются только владелец кабинета и администратор. Остальные роли видят сообщение Требуются права администратора. Блокировка отправки для отдельного пациента задаётся в его карте и тоже требует этих прав.
Связанные материалы
- SMS пациенту — имя отправителя, сегменты, слова STOP и START.
- Кошелёк SMS и пакеты — откуда берётся баланс.
- Напоминания для команды — те, что в верхней панели, не для пациента.
Связанные функции
SMS пациенту
Как Heltio отправляет SMS пациентам — текст и каналы, длина сообщения, собственное имя отправителя и слова STOP и START.
Email пациенту
Какие письма Heltio отправляет пациентам от имени кабинета, как их включать и выключать и что в них можно изменить.
Кошелёк SMS и пакеты
Баланс SMS кабинета — сколько осталось, откуда берётся, как докупить пакет и как включить автоматическое пополнение.
Push-уведомления
Push в браузере для команды и push в мобильном приложении для пациента — кто что получает, кто это включает и чего push не умеет.