Słowo „przypomnienie" znaczy w Heltio dwie różne rzeczy i warto je rozdzielić od razu.
Przypomnienie dla pacjenta to wiadomość wysyłana automatycznie przed wizytą — SMS, e-mail albo powiadomienie w aplikacji. SMS o wizycie niepotwierdzonej niesie krótki link heltio.pl/w/…: pacjent otwiera go na telefonie bez logowania i jednym przyciskiem potwierdza albo odwołuje wizytę (odwołanie tylko w terminie z zasad gabinetu — później strona prosi o telefon). Gdy wizyta jest już potwierdzona, przypomnienie przychodzi bez linku.
Przypomnienie dla zespołu to zadanie w dzwonku obok Twojego nazwiska: nieuzupełniona notatka, czekający pacjent, prośba o rezerwację bez odpowiedzi. Odkładasz je albo odrzucasz.
Jak to zrobić
Zrozum, kiedy pacjent dostaje wiadomość
Heltio planuje dwie wiadomości przy każdej umówionej wizycie, także niepotwierdzonej: pierwsze przypomnienie (domyślnie 24 godziny przed, gabinet ustawia od 3 do 96 godzin) i drugie 2 godziny przed. Nie trzeba ich zamawiać — powstają razem z wizytą.
Kanał — SMS, e-mail, powiadomienie w aplikacji — wynika z ustawień gabinetu w Ustawieniach wiadomości, nie z tej strony. Wyjątek: pacjent, który wybrał e-mail zamiast SMS (w karcie pacjenta albo w portalu), dostaje wiadomości o wizytach e-mailem. Cisza nocna dotyczy tylko powiadomień push w aplikacji pacjenta: push dzień przed poczeka do rana, push 2 godziny przed wychodzi zawsze, bo dotyczy dnia dzisiejszego. SMS wychodzi dokładnie o zaplanowanej godzinie.
Wyślij przypomnienie ręcznie
Nie chcesz czekać na automat — zaznacz wizyty na liście wizyt i użyj Wyślij przypomnienie. Wybierasz Szablon i Kanał: SMS, E-mail albo SMS i e-mail.
Podsumowanie mówi, ile poszło i ile pominięto, wraz z powodem — Wizyta nieaktywna, Brak danych kontaktowych, Przypomnienie wysłane niedawno.
Czytaj dzwonek
Ikona dzwonka otwiera Przypomnienia — listę zadań generowanych z tego, co dzieje się w gabinecie:
- Wizyta z … za … minut
- … czeka w poczekalni
- Niekompletne notatki z wizyty … w dniu …
- … prośba o rezerwację oczekuje na odpowiedź
- … — brak wypełnionego formularza przed jutrzejszą wizytą
- Kontrola dla … — zalecona do …
- … — brak przybycia na wizytę o …
Każde pozwala na Odłóż (5 min, 10 min, 15 min, 30 min, 60 min), Odrzuć albo Usuń. Odrzuć wszystkie czyści listę jednym ruchem.
Ustaw własne przypomnienie
Strona Przypomnienia i przycisk Nowe przypomnienie: Tytuł, Kiedy i Priorytet (Niski, Normalny, Wysoki, Pilny). Lista dzieli się na Aktywne i Nadchodzące.
Szybciej idzie z karty pacjenta — Ustaw przypomnienie ma gotowe wartości za 15 minut, za 1 godzinę, Dzisiaj o 17:00, Jutro o 9:00 oraz Własne. Przełącznik Dla recepcji zostawia sprawę recepcji zamiast Tobie — pod nim widać, do kogo trafi (gdy w gabinecie nie ma recepcji — do właściciela).
Dostrój, co i jak Cię zaczepia
Ekran Preferencje powiadomień rozstrzyga, jak docierają do Ciebie przypomnienia zespołowe: Dźwięki powiadomień, Push w przeglądarce, Push mobilny, Przypomnienia e-mail oraz Cisza nocna z zakresem Brak powiadomień w godzinach ….
Sekcja Wyślij przypomnienia ustawia własne czasy wyprzedzenia — najwyżej pięć wartości, każda między 5 a 1440 minutami.
Kiedy coś nie działa
Brak danych kontaktowych
Co to znaczy: Pacjent nie ma ani numeru telefonu, ani adresu e-mail, więc automat nie miał czym wysłać.
Przypomnienie wysłane niedawno
Co to znaczy: Ten sam pacjent dostał już wiadomość o tej wizycie krótko wcześniej.
Czas przypomnienia musi być w przyszłości
Co to znaczy: Wskazana godzina już minęła.
Podaj wartość od 5 do 1440 minut.
Co to znaczy: Czas wyprzedzenia poza dopuszczalnym zakresem — mniej niż 5 minut albo więcej niż doba.
Nie udało się załadować przypomnień
Co to znaczy: Lista nie doczytała się z serwera.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykDzwonek i własne przypomnienia ma każdy członek zespołu i widzi w nich wyłącznie swoje — z wyjątkiem przypomnień Dla recepcji: specjalista zostawia je recepcji, a trafiają do karty Dla recepcji na pulpicie Recepcji (gdy recepcji nie ma — do właściciela). Kanały wiadomości do pacjentów oraz szablony ustawia administrator w Ustawieniach wiadomości — to decyzja dla całego gabinetu, bo dotyczy kosztu SMS-ów i zgód pacjentów.
Powiązane
- Automatyczne przypomnienia — pełna konfiguracja wiadomości do pacjentów.
- Preferencje powiadomień — matryca kanałów dla każdego typu wiadomości.
- Lista wizyt — ręczna wysyłka do wielu osób naraz.
Powiązane funkcje
Lista wizyt — filtry, wydruk i akcje na wielu wizytach
Tabelaryczny widok kalendarza: zawężanie po statusie, płatności i karcie wizyty, eksport do pliku CSV, przypomnienia i nieobecności zaznaczone hurtem, wydruk dnia lub tygodnia.
Zasady rezerwacji
Reguły, na jakich pacjent sam przekłada i odwołuje wizytę online: wymagane wyprzedzenie, limit zmian, opłata za nieobecność i własna wiadomość wyświetlana pacjentowi.
Przypomnienia o wizytach
Heltio przypomina pacjentowi o wizycie dwa razy — pierwszy raz w czasie ustawionym przez gabinet (domyślnie 24 godziny wcześniej), drugi 2 godziny wcześniej. Tu ustawiasz, którym kanałem je wysyła, i sprawdzasz ich treść.
Moje preferencje powiadomień
Twoje własne ustawienia — o czym Heltio ma Ci przypominać, jak głośno, na jakim urządzeniu i w jakich godzinach ma milczeć.
SMS do pacjenta
Jak Heltio wysyła SMS-y do pacjentów — treść i kanały, długość wiadomości, własna nazwa nadawcy oraz słowa STOP i START.