Слово «напоминание» означает в Heltio две разные вещи, и их стоит развести сразу.
Напоминание для пациента — это сообщение, отправляемое автоматически перед визитом: SMS, письмо или уведомление в приложении. SMS о неподтверждённом визите содержит короткую ссылку heltio.pl/w/…: пациент открывает её на телефоне без входа в аккаунт и одной кнопкой подтверждает или отменяет визит (отмена — только в срок по правилам кабинета, позже страница просит позвонить). Когда визит уже подтверждён, напоминание приходит без ссылки.
Напоминание для команды — это задача в колокольчике рядом с вашим именем: незаполненная запись, ожидающий пациент, запрос на бронирование без ответа. Его вы откладываете или отклоняете.
Как это сделать
Разберитесь, когда пациент получает сообщение
Heltio планирует два сообщения на каждый назначенный визит, в том числе неподтверждённый: первое напоминание (по умолчанию за 24 часа, кабинет задаёт от 3 до 96 часов) и второе за 2 часа. Заказывать их не нужно — они возникают вместе с визитом.
Канал — SMS, письмо, уведомление в приложении — определяется настройками кабинета в Настройках сообщений, а не этой страницей. Исключение: пациент, выбравший E-mail вместо SMS (в карточке пациента или в портале), получает сообщения о визитах по e-mail. Тихий режим касается только push-уведомлений в приложении пациента: push накануне дождётся утра, push за 2 часа отправляется всегда, потому что касается сегодняшнего дня. SMS уходит ровно в запланированное время.
Отправьте напоминание вручную
Не хотите ждать автомата — отметьте визиты в списке визитов и воспользуйтесь кнопкой Отправить напоминание. Вы выбираете Шаблон и Канал: SMS, Email либо SMS и email.
Итог сообщает, сколько ушло и сколько пропущено, вместе с причиной — Визит неактивен, Нет контактных данных, Напоминание отправлено недавно.
Читайте колокольчик
Значок колокольчика открывает Напоминания — список задач, порождённых тем, что происходит в кабинете:
- Визит с … через … мин
- … ожидает в приёмной
- Неполные записи по визиту … от …
- … запрос на бронирование ожидает ответа
- … — форма перед завтрашним визитом не заполнена
- Повторный приём для … — рекомендован до …
- … — отсутствие на визите в …
Для каждой доступны Отложить (5 мин, 10 мин, 15 мин, 30 мин, 60 мин), Отклонить либо Удалить. Отклонить все очищает список одним движением.
Заведите собственное напоминание
Страница Напоминания и кнопка Новое напоминание: Название, Когда и Приоритет (Низкий, Обычный, Высокий, Срочный). Список делится на Активные и Ближайшие.
Быстрее выходит из карты пациента — Установить напоминание имеет готовые значения через 15 минут, Через 1 час, Сегодня в 17:00, Завтра в 9:00 и Своё. Переключатель Для регистратуры оставляет дело регистратуре вместо вас — под ним видно, кому оно попадёт (если в кабинете нет регистратуры — владельцу).
Настройте, что и как вас дёргает
Экран Настройки уведомлений решает, как до вас доходят командные напоминания: Звуки уведомлений, Push в браузере, Мобильные push, Напоминания по электронной почте и Тихий режим с диапазоном Без уведомлений в часы ….
Раздел Отправить напоминания задаёт собственные сроки заблаговременности — не более пяти значений, каждое между 5 и 1440 минутами.
Когда что-то не работает
Нет контактных данных
Что это значит: У пациента нет ни номера телефона, ни адреса электронной почты, поэтому автомату было нечем отправить.
Напоминание отправлено недавно
Что это значит: Тот же пациент уже получил сообщение об этом визите незадолго до этого.
Время напоминания должно быть в будущем
Что это значит: Указанное время уже прошло.
Укажите значение от 5 до 1440 минут.
Что это значит: Срок заблаговременности вне допустимого диапазона — меньше 5 минут или больше суток.
Не удалось загрузить напоминания
Что это значит: Список не подгрузился с сервера.
У кого есть доступ
Админ кабинета Приёмная ПрактикКолокольчик и собственные напоминания есть у каждого члена команды, и видит он в них только свои — кроме напоминаний Для регистратуры: специалист оставляет их регистратуре, и они попадают в карточку Для регистратуры на панели Регистратуры (если регистратуры нет — владельцу). Каналы сообщений пациентам и шаблоны настраивает администратор в Настройках сообщений — это решение для всего кабинета, потому что касается стоимости SMS и согласий пациентов.
Связанные материалы
- Автоматические напоминания — полная настройка сообщений пациентам.
- Настройки уведомлений — матрица каналов для каждого типа сообщений.
- Список визитов — ручная отправка сразу многим.
Связанные функции
Список визитов — фильтры, печать и действия над многими визитами
Табличный вид календаря: отбор по статусу, оплате и карте визита, экспорт в файл CSV, напоминания и неявки, отмеченные пачкой, печать дня или недели.
Правила бронирования
Условия, на которых пациент сам переносит и отменяет визит онлайн: требуемая заблаговременность, лимит переносов, плата за неявку и собственное сообщение, показываемое пациенту.
Напоминания о визитах
Heltio напоминает пациенту о визите дважды — в первый раз во время, заданное кабинетом (по умолчанию за 24 часа), во второй — за 2 часа. Здесь вы задаёте канал и проверяете текст.
Мои настройки уведомлений
Ваши собственные настройки — о чём Heltio должен вам напоминать, насколько громко, на каком устройстве и в какие часы молчать.
SMS пациенту
Как Heltio отправляет SMS пациентам — текст и каналы, длина сообщения, собственное имя отправителя и слова STOP и START.