Отпуска и отсутствия — место, где отсутствие перестаёт быть устной договорённостью и становится фактом, видимым в календаре. Заявку подаёт специалист, решение принимает администратор, а Heltio при утверждении показывает визиты, попадающие в этот период.
Больничные листы ведутся отдельно — это не заявка на рассмотрение, а факт для регистрации.
Как это сделать
Подайте заявку
Подать заявку открывает форму с полями Тип, Дата начала, Дата окончания и Причина (необязательно). На выбор три типа: Ежегодный отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Другое отсутствие.
Отметка Отпуск по требованию означает заявку, поданную незадолго до срока, согласно Трудовому кодексу. Администратор может подать заявку за другого человека — тогда у него появляется дополнительное поле выбора сотрудника.
Следите за состоянием заявки
Вкладки: Заявки на рассмотрении, Мои заявки, Вид календаря и Счётчики. Заявка проходит состояния Подана → Утверждено либо Отклонено, во время самого отсутствия — Активный, после его окончания — Завершённый.
Вид календаря показывает Отсутствия команды в масштабе месяца, с легендой Утверждённые, Активные, Ожидается. Счётчики суммируют дни по каждому человеку за год.
Рассмотрите заявку и разберите конфликты
Администратор открывает заявку и видит Пересекающиеся визиты с их количеством — либо Нет пересекающихся визитов — можно утвердить. У каждого конфликтующего визита вы выбираете Разрешение:
- Оставить без изменений — визит остаётся, кто-то его проведёт.
- Отменить и уведомить пациента.
- Перенести визит (открыть мастер) — после утверждения Heltio попросит выбрать новое время.
- Назначить коллеге — с указанием того, кто принимает визит.
Отклонение требует указания причины — без неё вы увидите При отклонении причина обязательна.
Зарегистрируйте больничный лист
Экран Больничные листы (L4) и кнопка Сообщить о больничном. В форме есть Дата начала, необязательная Дата окончания (необязательно), Номер ZUS L4 (необязательно), выдавший документ (Врач, Медсестра, Физиотерапевт, Сообщено самостоятельно) и причина.
Дату окончания оставляют пустой, когда она ещё не известна, — больничный тогда имеет состояние Открытое и метку Без даты окончания. Закрываете вы его позже через Закрыть больничный, указав Фактическую дату окончания.
Договоритесь о замене
Когда отсутствие короткое и речь об отдельных сменах, вместо отпуска используйте Замены смен: Парная замена с конкретным человеком либо Открытое замещение, которое может взять любой из команды. Открытые замещения должны быть включены в политике кабинета.
Когда что-то не работает
Вы не можете утвердить собственную заявку.
Что это значит: Тот, кто рассматривает заявку, одновременно является её автором.
Эта заявка уже рассмотрена.
Что это значит: Кто-то принял решение раньше — чаще всего второй администратор в ту же минуту.
Дата окончания не может быть раньше даты начала.
Что это значит: Перевёрнутый диапазон дат.
Не удалось загрузить конфликты.
Что это значит: Список конфликтующих визитов не подгрузился при открытии заявки.
Функция графика работы не включена для этого учреждения.
Что это значит: У кабинета не включён модуль графика, а отпуска — его часть.
Для сообщения о больничном требуется подключение к интернету.
Что это значит: Попытка зарегистрировать L4 из мобильного приложения без связи.
У кого есть доступ
Админ кабинета ПрактикСпециалист подаёт заявки и регистрирует собственный больничный; ему видны вкладка Мои заявки и Отсутствия команды. Администратор и владелец утверждают, отклоняют, подают заявки за других и ведут реестр больничных. Собственную заявку не утверждает никто. Каждое решение оставляет след в журнале аудита.
Связанные материалы
- График работы специалиста — однодневные отклонения вносите туда как исключение, а не как отпуск.
- Праздничные дни — закрытия, касающиеся всего кабинета.
- Список визитов — место, где визиты отменяются пачкой, если вы не сделали этого при утверждении.
Связанные функции
График работы специалиста
Шаблон рабочих часов с многонедельным циклом, исключения на конкретные даты, копирование графика на команду и настройка того, сколько из этого специалист вправе менять сам.
Официальные нерабочие дни
Тринадцать польских праздников заложены в Heltio заранее, и кабинет в эти дни закрыт по умолчанию. Здесь вы решаете, в какие из них всё-таки принимаете.
Календарь — сетка недели и вид списка
Главный рабочий экран кабинета: почасовая сетка полных суток на неделю, переключение на список визитов, фильтры, перенос визитов перетаскиванием и блокировка времени.
Список визитов — фильтры, печать и действия над многими визитами
Табличный вид календаря: отбор по статусу, оплате и карте визита, экспорт в файл CSV, напоминания и неявки, отмеченные пачкой, печать дня или недели.