Heltio wysyła pacjentom e-maile przy konkretnych zdarzeniach: potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie o wizycie, zmiana terminu, zaproszenie do portalu. Ekran Ustawienia → Powiadomienia e-mail decyduje o tym, które z nich wychodzą i jak wygląda ich stopka.
Nie ma tu okna „napisz e-mail do pacjenta". Wiadomość pisaną ręcznie wysyłasz przez wiadomości z pacjentem, a masową — przez kampanie marketingowe.
Jak to zrobić
Ustaw wygląd wiadomości
Karta Wygląd wiadomości ma dwa pola:
- Tekst w stopce — dopisek pod treścią każdego e-maila, na przykład pełna nazwa i adres gabinetu.
- Adres do odpowiedzi — adres, na który trafiają odpowiedzi pacjentów. Puste pole oznacza adres gabinetu.
Zmiany zapisujesz przyciskiem Zapisz; Odrzuć przywraca stan sprzed edycji. Heltio kwituje Ustawienia e-mail zapisane.
Wybierz typy e-maili
Karta Typy e-maili dzieli je na trzy grupy — Wizyty, Rezerwacje i Inne — a każdy typ ma własny przełącznik i jednozdaniowy opis:
- Przypomnienie o wizycie, Wizyta anulowana, Zmiana terminu wizyty
- Rezerwacja potwierdzona, Prośba o wizytę przyjęta, Prośba o wizytę zaakceptowana, Prośba o wizytę odrzucona, Nowa prośba o wizytę (do kliniki)
- Powiadomienie z listy oczekujących, Zaproszenie do portalu, Powiadomienie o nieobecności, Potwierdzenie usunięcia danych (RODO), Ocena zakończona
Zablokuj wysyłkę dla pojedynczego pacjenta
W karcie pacjenta, w zakładce Komunikacja, przełącznik Odbiera marketingowe e-maile pokazuje Odbiera e-maile albo Wypisany z e-maili.
Zdjęcie blokady w imieniu pacjenta jest właściwe wyłącznie na jego wyraźną prośbę — odnotuj ją w karcie. Pacjent może też zapisać się ponownie sam, w portalu.
Czego nie wyłączysz
Dwa typy mają przełącznik zablokowany na stałe:
- Zaproszenie do portalu — Zawsze wysyłane ze względów bezpieczeństwa. Bez tego e-maila pacjent nie ma jak założyć konta.
- Potwierdzenie usunięcia danych (RODO) — Zawsze wysyłane ze względów prawnych. To odpowiedź na wniosek, do której zobowiązuje RODO.
Przy Powiadomieniu o nieobecności widnieje ostrzeżenie Rozważ, czy jest to odpowiednie dla Twojej praktyki przed włączeniem — to jedyny e-mail, który pacjent może odebrać jako zarzut.
Kiedy coś nie działa
Nie udało się zapisać ustawień e-mail
Co to znaczy: Zapis nie doszedł do serwera albo utracono połączenie.
Brak adresu e-mail w karcie pacjenta. Edytuj profil, aby dodać.
Co to znaczy: Pacjent nie ma zapisanego adresu, więc żaden e-mail do niego nie wyjdzie.
Wypisany z e-maili
Co to znaczy: Pacjent kliknął odnośnik rezygnacji w stopce albo ktoś zablokował wysyłkę w jego karcie.
Wyłączone przez administratora kliniki
Co to znaczy: Typ e-maila jest wyłączony dla całego gabinetu, więc ustawienie pojedynczej osoby nic nie zmieni.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuUstawienia e-mail całego gabinetu zmienia właściciel i administrator. Blokada dla pojedynczego pacjenta również wymaga tych uprawnień — pozostałe role widzą Nie masz uprawnień do zmiany preferencji komunikacji.
Własne powiadomienia e-mail — te, które przychodzą do Ciebie, nie do pacjenta — ustawiasz osobno w Moich preferencjach powiadomień.
Powiązane
- E-mail transakcyjny — kto wysyła i dlaczego wiadomości docierają.
- Przypomnienia o wizytach — trzy kanały jednego powiadomienia.
- Zarządzanie zgodami — podstawa prawna wysyłki marketingowej.
Powiązane funkcje
SMS do pacjenta
Jak Heltio wysyła SMS-y do pacjentów — treść i kanały, długość wiadomości, własna nazwa nadawcy oraz słowa STOP i START.
Przypomnienia o wizytach
Heltio przypomina pacjentowi o wizycie 24 godziny i 2 godziny wcześniej. Tu ustawiasz, którym kanałem i z jaką treścią.
Wiadomości z pacjentem
Rozmowa tekstowa między Tobą a pacjentem — w panelu, w portalu i w aplikacji mobilnej. Jedna rozmowa na parę specjalista–pacjent.
Powiadomienia e-mail
Heltio wysyła e-maile do pacjentów z własnego adresu nadawcy. Gabinet ustawia stopkę, adres do odpowiedzi i decyduje, które rodzaje wiadomości mają wychodzić.