Відпустки та відсутність — це місце, де відсутність перестає бути домовленістю в розмові й стає фактом, видимим у календарі. Заяву подає спеціаліст, рішення ухвалює адміністратор, а Heltio під час затвердження показує візити, які випадають на цей період.
Лікарняні ведуться окремо — вони не є заявою на розгляд, а фактом до фіксації.
Відкрити відпустки та відсутність
Як це зробити
Подайте заяву
Подати заяву відкриває форму з полями Тип, Дата початку, Дата завершення і Причина (необов'язково). На вибір три типи: Щорічна відпустка, Відпустка без збереження оплати, Інша відсутність.
Позначка Відпустка за вимогою означає заяву, подану незадовго до дати, згідно з Кодексом праці. Адміністратор може подати заяву за когось — тоді він має додаткове поле вибору особи.
Стежте за станом заяви
Вкладки — це Заяви на розгляді, Мої заяви, Перегляд календаря і Лічильники. Заява проходить стани Подано → Затверджено або Відхилено, а під час самої відсутності — Активна, після її кінця Завершена.
Перегляд календаря показує Відсутність команди в масштабі місяця, з легендою Затверджені, Активні, На розгляді. Лічильники підсумовують дні на людину в певному році.
Розгляньте заяву й розв'яжіть колізії
Адміністратор відкриває заяву й бачить Візити, що накладаються з їхньою кількістю — або Немає візитів, що накладаються — можна затвердити. Біля кожного конфліктного візиту ви обираєте Розв'язання:
- Залишити без змін — візит лишається, хтось його обслужить.
- Скасувати та сповістити пацієнта.
- Перенести візит (відкрити майстер) — після затвердження Heltio попросить вибрати новий час.
- Призначити колезі — із зазначенням людини, яка перебирає візит.
Відхилення вимагає вписати причину — без неї побачите Під час відхилення причина є обов'язковою.
Повідомте про лікарняний
Екран Лікарняні (L4) і кнопка Повідомити про лікарняний. Форма має Дату початку, необов'язкову Дату завершення, Номер ZUS L4 (необов'язково), поле Хто видав (Лікар, Медсестра, Фізіотерапевт, Повідомлено самостійно) і причину.
Дату завершення лишають порожньою, коли вона ще невідома — лікарняний тоді має стан Відкритий і мітку Без дати завершення. Закриваєте його пізніше через Закрити лікарняний, вказавши Фактичну дату завершення.
Домовтеся про заміщення
Коли відсутність коротка й ідеться про окремі зміни, замість відпустки скористайтеся Замінами змін: Парна заміна (з конкретним колегою) або Відкрите заміщення, яке може перебрати будь-хто з команди. Відкриті заміщення мають бути ввімкнені в політиці закладу.
Коли щось не працює
Ви не можете затвердити власну заяву.
Що це означає: Людина, яка розглядає заяву, є водночас заявником.
Цю заяву вже розглянуто.
Що це означає: Хтось вирішив раніше — найчастіше другий адміністратор тієї самої миті.
Дата завершення не може бути раніше за дату початку.
Що це означає: Перевернутий діапазон дат.
Не вдалося завантажити конфлікти.
Що це означає: Список конфліктних візитів не довантажився під час відкриття заяви.
Функцію графіка роботи не ввімкнено для цього закладу.
Що це означає: У закладі не ввімкнено модуль розкладу, а відпустки є його частиною.
Для повідомлення про лікарняний потрібне підключення до інтернету.
Що це означає: Спроба повідомити про L4 з мобільного застосунку без покриття.
Хто має доступ
Адмін кабінету ПрактикСпеціаліст подає заяви й повідомляє про власний лікарняний; бачить вкладку Мої заяви і Відсутність команди. Адміністратор і власник затверджують, відхиляють, подають заяви за інших і ведуть реєстр лікарняних. Ніхто не затверджує власну заяву. Кожне рішення лишає слід у журналі аудиту.
Пов'язане
- Графік роботи спеціаліста — одноденні відхилення дописуйте там як виняток, а не як відпустку.
- Святкові дні — закриття, що стосуються цілого закладу.
- Список візитів — місце, де ви скасовуєте візити гуртом, якщо не зробили цього під час затвердження.
Пов'язані функції
Графік роботи спеціаліста
Шаблон робочих годин із багатотижневим циклом, винятки на конкретні дати, копіювання розкладу команді й налаштування того, скільки з цього вільно змінювати самому спеціалістові.
Офіційні вихідні дні
Тринадцять польських свят є в Heltio наперед, і заклад у них типово зачинений. Тут ви вирішуєте, у які з них усе одно приймаєте.
Календар — сітка тижня та вигляд списку
Головний робочий екран закладу: погодинна сітка цілої доби на тиждень, перемикання на список візитів, фільтри, перенесення візитів перетягуванням і блокування часу.
Список візитів — фільтри, друк і дії над кількома візитами
Табличний вигляд календаря: звуження за статусом, оплатою та карткою візиту, експорт до файлу CSV, нагадування й неявки, позначені гуртом, друк дня або тижня.