План веде від порожнього кабінету до першого справжнього візиту, записаного в Heltio. Порядок не довільний: без послуги не додаси візиту, а без робочих годин календарю немає чого малювати. Кожен день — це одне сидіння за комп'ютером, а не цілий робочий день.
Ти починаєш після того, як команда Heltio затвердить заявку кабінету — до того панель показує Ваша заявка на клініку проходить перевірку. Після затвердження ви отримаєте повний доступ.
Відкрити налаштування кабінету
Як це зробити
День 1 — дані кабінету
Налаштування → Загальні, картка Інформація про клініку: Назва, E-mail, Телефон, Адреса, Місто, Часовий пояс. Зберігаєш кнопкою Зберегти зміни. Ці дані бачить пацієнт, і саме вони потрапляють на документи, тож решта тижня спирається на них.
Логотип завантажуєш окремо, у Кабінет → Профіль. Один логотип обслуговує листи й документи PDF.
День 2 — послуги, кабінети, абонементи
Налаштування → Послуги. Доки каталог порожній, екран каже Немає налаштованих послуг, а форма візиту не має чого запропонувати. Для кожної послуги зазначаєш назву, Тривалість, Буферний час, ціну і ставку ПДВ — для медичних послуг зазвичай звільнену, і тоді Heltio вимагає підстави звільнення.
Почни з п'яти позицій, які продаються найчастіше; решту допишеш протягом місяця. Вкладка За терапевтом дозволяє дати одній особі іншу ціну або інший час. Процедурні кабінети додаєш у Налаштування → Кабінети, багаторазові абонементи — у Налаштування → Пакети.
День 3 — дані для рахунків-фактур і KSeF
Налаштування → Розрахунки → Налаштування виставлення рахунків: Повна назва суб'єкта, NIP, Адреса, Банківський рахунок (IBAN) і підстава звільнення від ПДВ. Нижче — Нумерація рахунків-фактур: шаблон номера окремо для рахунка-фактури, проформи та коригування, а також Скидання послідовності (щомісячне, річне або ніколи). Нумерацію не змінюй посеред року.
Потім Налаштування → Налаштування KSeF: встав Токен API KSeF, згенерований у порталі KSeF, обери Sandbox (Тест) або Продакшн і натисни Перевірити підключення.
День 4 — команда і ролі
Налаштування → Загальні → Члени команди → Запросити учасника. Ролі на вибір: Адміністратор, Спеціаліст, Асистент / Реєстратура. Власником є ти, і цієї ролі не можна надати з панелі.
День 5 — графік і правила бронювання
Розклад — робочі години кожної особи. Без них календар і онлайн-бронювання не знають, коли пропонувати терміни. Тринадцять польських свят внесено заздалегідь у Розклад → Святкові дні; заплановані відпустки допиши у Відпустки.
Потім у Налаштуваннях — картка Правила бронювання: чи пацієнт сам переносить термін і скасовує візит, за скільки часу наперед і що відбувається при неявці. Розділ Вигляд для пацієнта показує готові речення, які побачить пацієнт. Завершуєш кнопкою Зберегти правила.
День 6 — нагадування та онлайн-бронювання
Налаштування → Сповіщення: увімкни канал для нагадувань, що надсилаються за 24 години і за 2 години до візиту, переглянь текст і скористайся кнопкою Надіслати тестовий SMS на власний номер, перш ніж його побачить пацієнт.
Адресу, за якою пацієнт записується сам, знайдеш у Налаштуваннях, у картці Посилання для онлайн-бронювання — разом із QR-кодом для друку та переглядом сторінки.
День 7 — перший справжній візит
Заведи картку пацієнта в Пацієнтах, признач візит у Календарі і пройди весь шлях: реєстратура відмічає пацієнта, спеціаліст веде активну сесію і пише нотатку, платіж потрапляє до Платежів, рахунок-фактура йде до KSeF. Наприкінці відкрий Журнал аудиту — там мають бути всі кроки цього візиту.
Чого ще немає
- Завантаження бази пацієнтів із файлу. Перенесення з попередньої програми виконує команда Heltio; домовся з нами, замість чекати на майстер. Що підготувати: перенесення бази пацієнтів.
- Публічна сторінка кабінету і пошук кабінетів. Вимкнені на час бети. Дані з профілю не зникають — назва, логотип і контакт показуються в шапці онлайн-бронювання.
- Підключення фіскального реєстратора. Екран Фіскалізація вимкнено; до ввімкнення кабінет фіскалізує продаж поза Heltio.
- Відгуки пацієнтів. Екран звіту працює, але пацієнтові сьогодні немає де залишити оцінку.
Коли щось не працює
Немає налаштованих послуг
Що це означає: Каталог послуг порожній, тож форма візиту не має чого запропонувати.
Налаштуйте NIP у Налаштуваннях фактурування.
Що це означає: Кабінет не має збереженого номера NIP, а без нього неможливо подати документ до KSeF.
Запрошення надіслано. Особа має прийняти його, щоб приєднатися до клініки.
Що це означає: Це підтвердження з'являється завжди — зокрема й тоді, коли зазначена адреса не має облікового запису в Heltio і жодного запрошення не виникло.
Неможливо понизити останнього власника.
Що це означає: Кабінет мусить мати щонайменше одного власника, а ти намагаєшся змінити роль єдиній такій особі.
Пов'язані
- Перші години в панелі — що ти бачиш одразу після створення облікового запису.
- Каталог послуг — тривалість, ціна і ПДВ крок за кроком.
- Рахунки-фактури і KSeF — нумерація, виставлення і коригування.
- Ролі та дозволи — що бачить кожна особа в команді.