План ведёт от пустого кабинета к первому настоящему визиту, записанному в Heltio. Порядок не произволен: без услуги вы не добавите визит, а без рабочих часов календарю нечего рисовать. Каждый день — это одно занятие за компьютером, а не целый рабочий день.
Вы начинаете после того, как команда Heltio одобрит заявку кабинета — до этого панель показывает «Ваша заявка на клинику проходит проверку. После одобрения вы получите полный доступ.»
Как это сделать
День 1 — данные кабинета
Настройки → Общие, карточка Информация о клинике: Название, E-mail, Телефон, Адрес, Город, Часовой пояс. Сохраняете кнопкой Сохранить изменения. Эти данные видит пациент, и они попадают в документы, поэтому на них опирается остальная неделя.
Логотип вы загружаете отдельно, в Кабинет → Профиль. Одно логотипное изображение обслуживает и письма, и PDF-документы.
День 2 — услуги, кабинеты, абонементы
Настройки → Услуги. Пока каталог пуст, экран говорит Нет настроенных услуг, и форме визита нечего предложить. Для каждой услуги вы указываете название, Продолжительность, Буферное время, цену и ставку НДС — для медицинских услуг обычно освобождённую, и тогда Heltio требует основание освобождения.
Начните с пяти самых продаваемых позиций; остальные допишете в течение месяца. Вкладка По терапевту позволяет дать одному человеку другую цену или другую длительность. Процедурные кабинеты вы добавляете в Настройки → Кабинеты, многовизитные абонементы — в Настройки → Пакеты.
День 3 — данные для счетов-фактур и KSeF
Настройки → Расчёты → Настройки фактурирования: Полное наименование субъекта, NIP, Адрес, Банковский счёт (IBAN) и основание освобождения от НДС. Ниже — Нумерация счетов-фактур: шаблон номера отдельно для счёта-фактуры, проформы и корректировки, а также Сброс последовательности (ежемесячный, годовой либо никогда). Нумерацию не меняйте в середине года.
Затем Настройки → Настройка KSeF: вставьте Токен API KSeF, сформированный на портале KSeF, выберите Sandbox (Тест) или Продакшн и нажмите Проверить подключение.
День 4 — команда и роли
Настройки → Общие → Члены команды → Пригласить участника. Роли на выбор: Администратор, Специалист, Ассистент / Регистратура. Владелец — это вы, и эту роль нельзя назначить из панели.
День 5 — график и правила записи
Расписание — рабочие часы каждого человека. Без них календарь и онлайн-запись не знают, когда предлагать время. Тринадцать польских праздников внесены заранее в Расписание → Праздничные дни; запланированные отпуска допишите в Отпуска.
Затем в Настройках карточка Правила бронирования: меняет ли пациент время сам и отменяет ли визит, с каким опережением и что происходит при неявке. Раздел Вид для пациента показывает готовые фразы, которые увидит пациент. Заканчиваете кнопкой Сохранить правила.
День 6 — напоминания и онлайн-запись
Настройки → Уведомления: включите канал для напоминаний, отправляемых за 24 часа и за 2 часа до визита, посмотрите текст и воспользуйтесь Отправить тестовый SMS на собственный номер, прежде чем его увидит пациент.
Адрес, по которому пациент записывается сам, вы найдёте в Настройках, в карточке Ссылка для онлайн-бронирования — вместе с QR-кодом для печати и предпросмотром страницы.
День 7 — первый настоящий визит
Создайте карту пациента в Пациентах, запишите визит в Календаре и пройдите весь путь: регистратура отмечает приход пациента, специалист ведёт активную сессию и пишет заметку, платёж попадает в Платежи, счёт-фактура уходит в KSeF. В конце откройте Журнал аудита — там должны быть все шаги этого визита.
Чего ещё нет
- Загрузки базы пациентов из файла. Перенос из прежней программы выполняет команда Heltio; договоритесь с нами вместо того, чтобы ждать мастера. Что подготовить: перенос базы пациентов.
- Публичной страницы кабинета и поиска кабинетов. Отключены на время беты. Данные из профиля не пропадают — название, логотип и контакты показываются в шапке онлайн-записи.
- Подключения фискальной кассы. Экран Фискализация отключён; до его включения кабинет фискализирует продажи вне Heltio.
- Отзывов пациентов. Экран отчёта работает, но пациенту сегодня негде поставить оценку.
Когда что-то не работает
Нет настроенных услуг
Что это значит: Каталог услуг пуст, поэтому форме визита нечего предложить.
Настройте NIP в Настройках фактурирования.
Что это значит: У кабинета не записан номер NIP, а без него нельзя подать документ в KSeF.
Приглашение отправлено. Человек должен принять его, чтобы присоединиться к клинике.
Что это значит: Это подтверждение появляется всегда — в том числе тогда, когда у указанного адреса нет учётной записи в Heltio и никакого приглашения не возникло.
Невозможно понизить последнего владельца.
Что это значит: У кабинета должен быть хотя бы один владелец, а вы пытаетесь сменить роль единственному такому человеку.
Связанное
- Первые часы в панели — что вы видите сразу после создания учётной записи.
- Каталог услуг — продолжительность, цена и НДС шаг за шагом.
- Счета-фактуры и KSeF — нумерация, выставление и корректировки.
- Роли и права — что видит каждый человек в команде.