Kalendarz to ekran, na którym recepcja i specjaliści spędzają większość dnia. Siatka pokazuje pełną dobę — od 0:00 do 23:00 — dla całego tygodnia. W Widoku terapeutów każda kolumna to jeden dzień tygodnia, a wizyty wybranych specjalistów stoją w niej obok siebie, każdy w swoim kolorze. Kolumna to gabinet albo aparat tylko w widokach gabinetów i aparatów.
Ten sam ekran ma drugą twarz: przełącznik Widok zmienia siatkę w Listę — tabelę z filtrami, eksportem i akcjami na wielu wizytach naraz. Opisuje ją Lista wizyt.
Jak to zrobić
Poruszaj się po tygodniu
U góry masz Poprzedni tydzień, Następny tydzień i Dziś. Na telefonie siatka zwęża się do jednego dnia, więc strzałki nazywają się Poprzedni dzień i Następny dzień.
Wybierz, co jest kolumną
Domyślnie działa Widok terapeutów: kolumny to dni tygodnia, a wizyty wybranych specjalistów stoją w kolumnie dnia obok siebie, w kolorach z legendy nad siatką. Jeśli gabinet ma włączone pokoje, obok pojawia się Widok gabinetów; jeśli ma skonfigurowane aparaty, dochodzi Aparaty. Bez pokoi i bez aparatów przełącznik się nie pokazuje — nie ma czego przełączać.
Cztery miejsca, do których wracasz najczęściej. Pod 1 są strzałki tygodnia i przycisk Dziś. Pod 2 — oś godzin od 0:00 do 23:00, ta sama w każdym widoku. Pod 3 — nagłówek kolumny: w Widoku terapeutów dzień tygodnia, w Widoku gabinetów gabinet, w widoku Aparaty aparat. Pod 4 — kafelek wizyty, ten, który przeciągasz w kroku piątym.
Zawęź, co widzisz
Przycisk Filtry otwiera zawężanie po polach Specjalista, Usługa, Status, Pacjent, Czas i Notatki. Czas ma gotowe zakresy: Cały dzień, Rano (8–12), Południe (12–17), Wieczór (17–20). Notatki mają trzy stany: Wszystkie, Z notatkami, Bez notatek. Wyczyść wszystko zdejmuje wszystko naraz. Wizyty o statusie Anulowana są domyślnie ukryte i nie zajmują terminu — w ich miejscu możesz od razu umówić nową wizytę. Żeby je zobaczyć, zaznacz Anulowana w filtrze Status.
Utwórz wizytę albo zablokuj czas
Kliknij puste miejsce w siatce — otworzy się Nowa wizyta. Blokadę zakładasz przyciskiem Zablokuj czas w pasku nad siatką — bez klawiatury, więc działa też na tablecie. Skrót z klawiaturą zostaje: przytrzymaj Shift i kliknij albo przeciągnij po siatce; podpowiada to dymek Przytrzymaj Shift + kliknij, aby zablokować czas zamiast tworzyć wizytę.
Blokada ma Dzień, Tytuł (na przykład Lunch, Administracja, Spotkanie…), Godzinę rozpoczęcia, Godzinę zakończenia albo znacznik Cały dzień. Pole Specjalista mówi, czyj kalendarz blokujesz: recepcja nie ma własnego kalendarza, więc zawsze wybiera specjalistę, a specjalista domyślnie blokuje siebie, ale może wybrać kolegę. Zapis kwituje Blokada czasu utworzona., usunięcie — Usuń blokadę i pytanie o potwierdzenie. Zmienić albo usunąć blokadę może tylko osoba, która ją utworzyła.
Przenieś wizytę przeciągnięciem
Chwyć kafelek wizyty i przeciągnij go na inną godzinę albo do innej kolumny. Udane przeniesienie kwituje Wizyta została przeniesiona. Ciągnąc dolną krawędź, zmieniasz czas trwania — potwierdza to Czas trwania wizyty zaktualizowany.
Wizytę z serii cyklicznej Heltio zatrzyma pytaniem Przenieść tylko tę wizytę? Zostanie odłączona od serii cyklicznej. Odpowiedź Przenieś wizytę wyjmuje ten jeden termin z cyklu; reszta serii zostaje bez zmian.
Otwórz listę oczekujących
Przycisk Lista oczekujących otwiera panel z osobami, które czekają na wolny termin. Jeśli w preferowanym oknie nic nie ma, zobaczysz Brak wolnych terminów w preferowanym oknie — wybierz godzinę ręcznie. Szczegóły: lista oczekujących.
Kiedy coś nie działa
Nie udało się załadować wizyt. Spróbuj ponownie.
Co to znaczy: Przeglądarka straciła połączenie z Heltio albo zapytanie o ten tydzień się nie powiodło.
Nie można przenieść — konflikt z inną wizytą
Co to znaczy: W miejscu, na które upuszczasz wizytę, ta sama osoba ma już inną wizytę.
Gabinet jest już zajęty w tym czasie
Co to znaczy: Wizytę udało się przenieść w czasie, ale docelowy gabinet ma o tej porze inną rezerwację.
Ten termin jest poza zaplanowanymi godzinami pracy specjalisty. Rezerwacja wymaga podania powodu.
Co to znaczy: Godzina docelowa leży poza grafikiem tej osoby.
Brak wizyt w tym tygodniu.
Co to znaczy: Tydzień jest pusty albo filtry odcinają wszystko.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykKalendarz widzi każdy członek zespołu. Blokadę czasu w kalendarzu wybranego specjalisty zakłada każdy, kto może przekładać wizyty: właściciel, administrator, specjalista, recepcja, koordynator i starszy fizjoterapeuta. Zmienić albo usunąć blokadę może wyłącznie osoba, która ją utworzyła — właściciel też nie ma tu wyjątku. Każdy, kto może umawiać (także recepcja), może zarezerwować lub przenieść wizytę poza grafik: Heltio pokaże okno Poza godzinami pracy, poprosi o Powód wymuszenia i zapisze go w dzienniku audytu.
Powiązane
- Lista wizyt — ten sam zbiór wizyt w tabeli, z eksportem i akcjami masowymi.
- Dodawanie wizyty — co dokładnie wypełniasz w oknie Nowa wizyta.
- Gabinety i pokoje — skąd bierze się widok gabinetów.
- Harmonogram praktyka — skąd kalendarz wie, kto kiedy pracuje.
Powiązane funkcje
Lista wizyt — filtry, wydruk i akcje na wielu wizytach
Tabelaryczny widok kalendarza: zawężanie po statusie, płatności i karcie wizyty, eksport do pliku CSV, przypomnienia i nieobecności zaznaczone hurtem, wydruk dnia lub tygodnia.
Dodawanie wizyty
Jak umówić pacjenta: kliknięcie w wolne miejsce na kalendarzu albo przycisk Nowa wizyta. Co znaczą ostrzeżenia o zajętym terminie i o godzinach pracy.
Gabinety zabiegowe
Definiowanie pokoi z wyposażeniem, trzy tryby przypisywania ich do wizyt, wykrywanie kolizji i raport wykorzystania.
Grafik pracy specjalisty
Szablon godzin pracy z cyklem wielotygodniowym, wyjątki na konkretne daty, kopiowanie grafiku do zespołu i ustawienie, ile z tego wolno zmienić samemu specjaliście.
Synchronizacja z Kalendarzem Google
Powiązanie prywatnego Kalendarza Google z kalendarzem Heltio. Funkcja jest zbudowana, ale jeszcze niedostępna — karta w ustawieniach pokazuje Wkrótce.