Lista oczekujących to kolejka osób, dla których nie było wolnego terminu. Zapisujesz, kiedy i u kogo chciałyby przyjść — a gdy ktoś inny odwoła wizytę pasującą do tych preferencji, Heltio samo się do nich odzywa.
Sensem tej funkcji jest odzyskiwanie odwołanych terminów. Bez niej odwołana wizyta to po prostu dziura w dniu.
Jak to zrobić
Otwórz panel
W kalendarzu kliknij Lista oczekujących. Ta sama kolejka jest na pulpicie recepcji jako karta Lista oczekujących z odnośnikiem Wszyscy.
Dodaj osobę do kolejki
Dodaj do listy oczekujących otwiera formularz:
- Pacjent — wyszukiwanie po nazwisku.
- Rodzaj wizyty — musi zgadzać się z rodzajem odwołanej wizyty, żeby doszło do dopasowania.
- Priorytet — Normalny, Wysoki, Pilny.
- Preferowany zakres dat — Od i Do.
- Preferowana godzina — Najwcześniejsza godzina i Najpóźniejsza godzina; puste znaczy „dowolna pora".
- Preferowany specjalista (opcjonalnie) — albo Dowolny dostępny.
- Notatki.
Zapis kwituje Pacjent dodany do listy oczekujących.
Wiedz, co dzieje się po odwołaniu wizyty
Gdy wizyta zostaje odwołana, Heltio szuka wpisów, które mają ten sam Rodzaj wizyty, zakres dat obejmujący ten termin, pasujące okno godzin oraz zgodnego (albo dowolnego) specjalistę.
Z dopasowanych bierze najwyżej trzy — najpierw według priorytetu, potem według kolejności zapisu — przestawia je na Powiadomiony i wysyła powiadomienie push oraz e-mail z informacją o wolnym terminie. Wiadomość nie rezerwuje niczego: kto pierwszy oddzwoni, ten dostaje termin.
Zarezerwuj termin dla oczekującej osoby
Przy każdym wpisie są trzy działania: Zarezerwuj teraz, Edytuj, Usuń. Zarezerwuj teraz otwiera Zarezerwuj pacjenta i pozwala powiązać wpis z konkretną nadchodzącą wizytą; wpis przechodzi wtedy w stan Zarezerwowany.
Jeśli w preferowanym oknie nie ma nic wolnego, Heltio powie Brak wolnych terminów w preferowanym oknie — wybierz godzinę ręcznie.
Czytaj stany wpisów
Oczekuje — czeka na dopasowanie. Powiadomiony — dostał informację o wolnym terminie. Zarezerwowany — sprawa załatwiona. Wygasły — minął jego preferowany zakres dat i Heltio zamknął wpis sam. Anulowany, Pominięty — zdjęty ręcznie.
Kiedy coś nie działa
Tylko wpisy ze statusem WAITING mogą być aktualizowane.
Co to znaczy: Próba edycji wpisu, który nie jest już w stanie **Oczekuje** — bo został powiadomiony, zarezerwowany albo wygasł.
Nie znaleziono wpisu na liście oczekujących.
Co to znaczy: Wpis został w międzyczasie usunięty albo zarezerwowany przez kogoś innego.
Nie udało się dodać do listy oczekujących.
Co to znaczy: Zapis nie przeszedł — najczęściej z powodu braku któregoś z wymaganych pól albo chwilowego problemu z połączeniem.
Lista oczekujących jest pusta.
Co to znaczy: Nikt nie czeka — albo wszystkie wpisy wygasły, bo ich zakres dat już minął.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu RecepcjaDodawanie wymaga uprawnienia do tworzenia wizyt, zdejmowanie wpisu — uprawnienia do ich odwoływania. Specjalista widzi kolejkę, ale w praktyce prowadzi ją recepcja. Lista oczekujących jest funkcją zależną od planu: przy planie bez niej Heltio przeniesie na stronę zmiany planu zamiast otworzyć panel.
Powiązane
- Lista wizyt — hurtowe odwoływanie, które uruchamia dopasowania.
- Dodawanie wizyty — gdy termin się znajdzie.
- Preferencje powiadomień — pacjent może wyłączyć te powiadomienia u siebie.
Powiązane funkcje
Kalendarz — siatka tygodnia i widok listy
Główny ekran pracy gabinetu: siatka godzinowa całej doby na tydzień, przełączanie na listę wizyt, filtry, przenoszenie wizyt przeciągnięciem i blokowanie czasu.
Dodawanie wizyty
Jak umówić pacjenta: kliknięcie w wolne miejsce na kalendarzu albo przycisk Nowa wizyta. Co znaczą ostrzeżenia o zajętym terminie i o godzinach pracy.
Lista wizyt — filtry, wydruk i akcje na wielu wizytach
Tabelaryczny widok kalendarza: zawężanie po statusie, płatności i karcie wizyty, eksport do pliku CSV, przypomnienia i nieobecności zaznaczone hurtem, wydruk dnia lub tygodnia.
Moje preferencje powiadomień
Twoje własne ustawienia — o czym Heltio ma Ci przypominać, jak głośno, na jakim urządzeniu i w jakich godzinach ma milczeć.