Gabinety to fizyczne pokoje, w których odbywają się wizyty. Heltio traktuje je jak zasób do rezerwacji: pilnuje, żeby dwie wizyty nie trafiły w to samo miejsce, i liczy, jak długo każdy pokój stoi pusty.
Placówka z jedną salą tego nie potrzebuje. Dwie sale i trzy osoby przyjmujące — potrzebuje natychmiast.
Jak to zrobić
Wybierz tryb gabinetów
Karta Ustawienia gabinetów ma Tryb gabinetów z trzema wartościami:
- Wyłączone — Gabinety nie są śledzone. Wizyty przypisane tylko do terapeutów. Tak działa gabinet z jedną salą.
- Dedykowane — Każdy terapeuta ma swój gabinet. Wizyta automatycznie rezerwuje gabinet terapeuty.
- Współdzielone — Gabinety są wspólne. Przy tworzeniu wizyty wybierasz lub automatycznie przydzielany jest wolny gabinet.
Tryb rozstrzyga wszystko, co dalej. Przy Wyłączone reszta tej strony nie ma zastosowania i przełącznik widoku gabinetów nie pojawia się w kalendarzu.
Dodaj pokoje
Dodaj gabinet otwiera formularz: Nazwa, Skrót (widoczny w wąskich kolumnach kalendarza), Opis, Kolor, Pojemność, Piętro, Typy usług, Wyposażenie i Domyślny terapeuta.
Wyposażenie to gotowa lista — Stół do zabiegów, Sprzęt do ćwiczeń, USG, TENS, Laser, Ściana z lustrem, Poręcze równoległe, Stół trakcyjny, Wir wodny, Prywatny, Dostępny dla wózków.
Typy usług zawężają, co wolno umawiać w tym pokoju. Puste pole znaczy Wszystkie typy usług. Kolejność pokoi na liście i w kalendarzu zmieniasz przeciągnięciem uchwytu.
Ustal, jak pokój trafia do wizyty
Trzy przełączniki pod trybem:
- Automatyczne przydzielanie — Automatycznie przydziel wolny gabinet przy tworzeniu wizyty. Przypisany w ten sposób pokój ma w wizycie etykietę Automatycznie.
- Pozwól na wizyty bez gabinetu — Umożliw tworzenie wizyt gdy brak wolnych gabinetów (z ostrzeżeniem). Wyłączone znaczy, że przy pełnym obłożeniu wizyta w ogóle nie powstanie.
- Pokaż gabinet w komunikacji — Dołącz nazwę gabinetu w SMS, email i WhatsApp do pacjentów.
Pracuj w widoku gabinetów
W kalendarzu przełącznik Widok gabinetów zamienia kolumny osób na kolumny pokoi. Widok pokazuje jeden dzień, bo kolumn jest zwykle więcej niż specjalistów. Wizyta bez pokoju siedzi w kolumnie Nieprzypisane.
Przeciągnięcie wizyty do innej kolumny zmienia jej gabinet — udane potwierdza Gabinet zaktualizowany.
Sprawdź wykorzystanie
Raport Wykorzystanie gabinetów liczy Obłożenie, Godziny szczytu, Śr. wykorzystanie oraz wskazuje pokój Najbardziej zajęty i Najmniej zajęty. To argument w rozmowie o wynajmie kolejnej sali — albo o rezygnacji z jednej.
Kiedy coś nie działa
Gabinet jest już zajęty w tym czasie
Co to znaczy: Wybrany pokój ma o tej porze inną wizytę.
Brak wolnych gabinetów — wizyta utworzona bez przypisanego gabinetu
Co to znaczy: Automatyczne przydzielanie nie znalazło nic wolnego, a **Pozwól na wizyty bez gabinetu** jest włączone.
Gabinet o tej nazwie już istnieje
Co to znaczy: Nazwy pokoi muszą być unikalne w gabinecie.
Wybrany gabinet nie należy do tej placówki.
Co to znaczy: Odnośnik wskazuje pokój z innego gabinetu — najczęściej po przełączeniu placówki na otwartej karcie.
Nie udało się usunąć gabinetu
Co to znaczy: Pokój jest powiązany z istniejącymi wizytami.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu RecepcjaZakładanie, edycja i usuwanie pokoi oraz zmiana trybu to sprawa administratora i właściciela. Recepcja i specjaliści widzą pokoje, wybierają je przy wizycie i pracują w widoku gabinetów, ale nie zmieniają definicji. Raport Wykorzystanie gabinetów wymaga uprawnienia do raportów.
Powiązane
- Kalendarz — przełącznik widoku gabinetów i przenoszenie wizyt między pokojami.
- Katalog usług — skąd biorą się typy usług zawężające pokój.
- Profil gabinetu — dane placówki, w której stoją te pokoje.
Powiązane funkcje
Kalendarz — siatka tygodnia i widok listy
Główny ekran pracy gabinetu: siatka godzinowa całej doby na tydzień, przełączanie na listę wizyt, filtry, przenoszenie wizyt przeciągnięciem i blokowanie czasu.
Dodawanie wizyty
Jak umówić pacjenta: kliknięcie w wolne miejsce na kalendarzu albo przycisk Nowa wizyta. Co znaczą ostrzeżenia o zajętym terminie i o godzinach pracy.
Katalog usług
Lista tego, co gabinet sprzedaje: nazwa, czas trwania, cena i stawka VAT — z możliwością ustawienia innej ceny lub innego czasu dla konkretnej osoby.
Profil gabinetu
Logo, zdjęcia, opis, godziny otwarcia i kontakt — czyli wszystko, co pacjent zobaczy o gabinecie w wyszukiwarce Heltio. Plus lista kontrolna, która pilnuje, żeby nie opublikować pustej strony.