Wizytę umawiasz w oknie Nowa wizyta. Dojść do niego można na trzy sposoby, ale okno jest zawsze to samo — różni się tylko tym, czy data i godzina są już wypełnione.
Jak to zrobić
Otwórz okno Nowa wizyta
- Kliknij puste miejsce w siatce kalendarza. Data i godzina wypełniają się same — to najszybsza droga. Specjalistę wybierasz z listy; konto z rolą specjalisty umawia zawsze do siebie i tego pola nie zmieni.
- Kliknij Nowa wizyta na pulpicie recepcji albo w kafelku Szybkie akcje na pulpicie. Okno otwiera się z dzisiejszą datą i najbliższą pełną godziną (między 8:00 a 18:00) — popraw termin przed zapisem.
- Naciśnij klawisz N w widoku siatki kalendarza. Skrót nie zadziała w widoku listy, gdy kursor stoi w polu formularza ani gdy otwarte jest inne okno.
Pod 1 jest nagłówek z nazwą Nowa wizyta i datą podstawioną z klikniętego miejsca w siatce. Pod 3 — pola wypełniane w kolejnych krokach: Pacjent, Specjalista, Rodzaj wizyty, Data, Godzina rozpoczęcia, Czas trwania, Notatki. Pod 4 — przycisk Utwórz wizytę; dopóki go nie klikniesz, ostrzeżenia o zajętym terminie niczego nie blokują.
Wskaż pacjenta
Pole Pacjent szuka po nazwisku i po telefonie — podpowiedź brzmi Nazwisko lub telefon…. Gdy nikogo takiego nie ma, zobaczysz Nie znaleziono pacjentów. i przycisk + Nowy pacjent.
Nowego pacjenta zakładasz bez wychodzenia z okna: sekcja Dane nowego pacjenta ma Imię, Nazwisko, Telefon i E-mail. Imię i nazwisko są obowiązkowe, kontakt nie — ale bez telefonu i bez adresu e-mail ta osoba nie dostanie przypomnienia o wizycie. Przycisk Więcej danych (PESEL, data urodzenia, adres) rozwija pozostałe pola. Heltio sprawdza sumę kontrolną PESEL-u i sam uzupełnia z niego datę urodzenia i płeć; jeśli pacjent z tym PESEL-em jest już w gabinecie, zapis zostanie odrzucony komunikatem Pacjent z tym PESEL-em jest już w kartotece — wybierz go z listy.
Wybierz specjalistę i usługę
Specjalista to lista osób przyjmujących w tym gabinecie. Usługa pochodzi z katalogu usług i podstawia czas trwania oraz cenę. Pod spodem widać Cenę tej wizyty, a gdy dana osoba ma własną stawkę — etykietę Stawka terapeuty.
Ustal termin
Data, Godzina rozpoczęcia i Czas trwania. Lista godzin sama oznacza kłopotliwe pozycje: (poza godzinami) — poza grafikiem tej osoby, (termin zajęty) — ma już wtedy inną wizytę.
Wybór takiej godziny nie blokuje formularza od razu; Heltio wyświetla ostrzeżenie i dopiero zapis rozstrzyga, czy przejdzie. Gdy umawiasz osobę z listy oczekujących, sekcja Proponowane wolne terminy podpowiada inne wolne okna; przy zwykłym umawianiu tej sekcji nie ma. W przeglądarce Heltio nie blokuje daty wstecznej — termin, który już minął, też zostanie zapisany, więc sprawdź datę przed zapisem.
Dopisz notatkę i zapisz
Notatki przyjmują to, co ma zobaczyć osoba przyjmująca — powód wizyty, prośbę pacjenta. To nie jest dokumentacja medyczna; ta powstaje w aktywnej sesji.
Przycisk Utwórz wizytę kończy sprawę, a Heltio kwituje Wizyta zarezerwowana.
Kiedy coś nie działa
Ten termin koliduje z inną wizytą
Co to znaczy: Wybrana osoba ma już wizytę w tych godzinach, a gabinet nie zezwala na nakładanie się wizyt.
Specjalista ma już wizytę o tej porze — nakładające się wizyty są dozwolone w tej klinice.
Co to znaczy: Termin się dubluje, ale gabinet świadomie na to pozwala.
Poza godzinami pracy — przy zapisie trzeba będzie potwierdzić powód.
Co to znaczy: Godzina leży poza grafikiem tej osoby.
Brak wolnych gabinetów — wizyta utworzona bez przypisanego gabinetu
Co to znaczy: Gabinet przydziela pokoje automatycznie, ale o tej porze wszystkie są zajęte.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykUmawiać może administrator, recepcja i specjalista. Każdy, kto może umawiać (także recepcja), może zarezerwować lub przenieść wizytę poza grafik: Heltio pokaże okno Poza godzinami pracy, poprosi o Powód wymuszenia i zapisze go w dzienniku audytu.
Powiązane
- Wizyty cykliczne — gdy potrzebujesz serii, a nie jednej wizyty.
- Lista oczekujących — gdy nie ma czego umówić.
- Katalog usług — skąd bierze się czas trwania i cena.
Powiązane funkcje
Kalendarz — siatka tygodnia i widok listy
Główny ekran pracy gabinetu: siatka godzinowa całej doby na tydzień, przełączanie na listę wizyt, filtry, przenoszenie wizyt przeciągnięciem i blokowanie czasu.
Wizyty cykliczne
Jak umówić serię regularnych wizyt jednym zapisem, jak zmienić albo odwołać jedną z nich bez ruszania reszty i co się dzieje, gdy któryś termin w cyklu jest zajęty.
Zasady rezerwacji
Reguły, na jakich pacjent sam przekłada i odwołuje wizytę online: wymagane wyprzedzenie, limit zmian, opłata za nieobecność i własna wiadomość wyświetlana pacjentowi.
Lista oczekujących
Kolejka osób, które chcą się umówić, ale nie ma dla nich terminu. Gdy ktoś odwoła wizytę, Heltio odzywa się do trzech pasujących osób z tej kolejki.
Katalog usług
Lista tego, co gabinet sprzedaje: nazwa, czas trwania, cena i stawka VAT — z możliwością ustawienia innej ceny lub innego czasu dla konkretnej osoby.