Zasady rezerwacji rozstrzygają, co pacjent może zrobić z umówioną wizytą bez dzwonienia do recepcji: czy wolno mu zmienić termin, na ile godzin przed, ile razy i co się dzieje, gdy odwoła zbyt późno.
Zasady są osobne dla każdego specjalisty, nie wspólne dla gabinetu. Ustawiasz je na własnej karcie ustawień — administrator też ustawia tam wyłącznie swoje. Chcąc zmienić zasady kolegi, poproś tę osobę, żeby zrobiła to u siebie.
Jak to zrobić
Znajdź kartę Zasady rezerwacji
W Ustawieniach przewiń do karty Zasady rezerwacji. Widzi ją tylko osoba przyjmująca pacjentów — konto recepcji tej karty nie ma, bo nie ma własnego kalendarza wizyt.
Ustal zasady zmiany terminu
Sekcja Zmiana terminu ma trzy warianty: Zawsze, Za zgodą (prośba trafia do zespołu i czeka na decyzję), Nigdy.
Do tego Minimalne wyprzedzenie — liczba godzin przed wizytą albo Bez limitu czasowego — oraz Maksymalna liczba zmian (Bez limitu lub konkretne … razy maksymalnie).
Ustal zasady odwołania
Pozwól pacjentom anulować włącza lub wyłącza całą możliwość. Jeśli włączone, ustaw Minimalne wyprzedzenie i Akcję przy późnym anulowaniu:
- Zezwól bez opłat — odwołanie przechodzi, nic się nie dzieje.
- Zablokuj — pacjent nie odwoła sam, musi zadzwonić.
- Częściowy zwrot — z polem Procent zwrotu (%).
- Brak zwrotu.
Ustal, co przy nieobecności
Sekcja Nieobecność ma Akcję przy nieobecności: Brak zwrotu, Częściowy zwrot albo Nalicz opłatę wraz z Kwotą opłaty za nieobecność.
Dopisz własną wiadomość i sprawdź widok pacjenta
Dodaj wiadomość dla pacjentów pozwala wpisać własny tekst, który zobaczy osoba próbująca zmienić albo odwołać termin — osobno dla obu sytuacji.
Sekcja Widok pacjenta pokazuje na żywo zdania złożone z Twoich ustawień, na przykład Zmianę terminu należy zgłosić co najmniej 24 godz. przed wizytą. albo Zwrot 50% przy późnym anulowaniu. Przeczytaj je przed zapisem — to jest dokładnie ten tekst, który trafi do pacjenta.
Kończysz przyciskiem Zapisz zasady; potwierdzenie brzmi Zasady rezerwacji zapisane.
Kiedy coś nie działa
Niezapisane zmiany
Co to znaczy: Formularz ma zmiany, których jeszcze nie zapisano.
Nie można anulować wizyty w ciągu 24 godzin od jej rozpoczęcia.
Co to znaczy: Pacjent próbuje odwołać po upływie ustawionego wyprzedzenia, a akcja przy późnym anulowaniu to **Zablokuj**.
Tej wizyty nie można anulować.
Co to znaczy: Wizyta ma status, którego nie da się już odwołać — jest zakończona albo odwołana.
Kto ma dostęp
Praktyk Admin gabinetuKartę widzi każdy, kto przyjmuje pacjentów — specjalista, administrator i właściciel. Specjalista może zmienić wyłącznie własne zasady — próba sięgnięcia po cudze kończy się odmową po stronie serwera. Recepcja i konto tylko do odczytu tej karty nie mają.
Powiązane
- Rezerwacja online — miejsce, w którym pacjent zderza się z tymi zasadami.
- Lista wizyt — oznaczanie nieobecności i odwoływanie po stronie zespołu.
- Płatności — gdzie faktycznie rozliczasz opłatę za nieobecność.
Powiązane funkcje
Dodawanie wizyty
Jak umówić pacjenta: kliknięcie w wolne miejsce na kalendarzu albo przycisk Nowa wizyta. Co znaczą ostrzeżenia o zajętym terminie i o godzinach pracy.
Lista wizyt — filtry, wydruk i akcje na wielu wizytach
Tabelaryczny widok kalendarza: zawężanie po statusie, płatności i karcie wizyty, eksport do pliku CSV, przypomnienia i nieobecności zaznaczone hurtem, wydruk dnia lub tygodnia.
Rezerwacja online z portalu
Jak pacjent umawia wizytę z Portalu Pacjenta — czterokrokowy kreator, rezerwacja natychmiastowa kontra prośba o termin, płatność online, lista oczekujących oraz zmiana i odwołanie wizyty.
Płatności — kasa dnia
Ekran recepcji na jeden dzień pracy: ile już przyjęto, kto czeka w poczekalni z niezapłaconą wizytą, jakie są zaległości i ile gotówki jest w kasie na zamknięcie zmiany.