Реєстратура обслуговує в Heltio три речі: хто і коли приходить, хто вже чекає і хто скільки заплатив. Після трьох сидінь за комп'ютером ти вмієш записати візит, зареєструвати пацієнта і прийняти оплату.
Твоя роль називається Асистент / Реєстратура і навмисно не бачить змісту медичної документації — клінічних нотаток, вимірів чи підсумків візитів. Це не недогляд — доступ до документації має лише та особа, яка її веде. Плани лікування можеш переглянути, але не створюєш і не змінюєш їх.
Як це зробити
День 1 — панель реєстратури, візити, реєстрація прибуття
Реєстратура — це екран на цілий робочий день. Його тримають відкритим, бо він оновлюється сам. Розділи: Зона очікування, Графік команди · сьогодні, Для реєстратури (справи, залишені спеціалістами, з кнопками Зателефонувати і Виконано), Онлайн-бронювання, Список очікування (коли хтось скасовує візит, тут з'являються Звільнені терміни з відповідними людьми і кнопкою Записати на цей час), Платежі сьогодні і До розрахунку.
Візит записуєш із Календаря — натисканням на вільне місце в сітці (спеціаліста вибираєш у формі) або кнопкою Новий візит. Скорочення N відкриває ту саму форму на екрані календаря. Пацієнта знайдеш за прізвищем, адресою e-mail або телефоном; нова картка вимагає імені й прізвища, решта необов'язкова — але телефон впиши одразу, бо без нього пацієнт не отримає SMS. Цикли на кшталт «щовівторка протягом восьми тижнів» записуєш як повторюваний візит.
Візит переносиш, перетягуючи його в Календар на інший час — візит будь-якого спеціаліста, а не лише одного; у вигляді кабінетів перетягування в іншу колонку змінює кабінет. Вікно деталей візиту дає змогу його підтвердити (Підтвердити візит), перенести час циклу від вибраного візиту і скасувати (Скасувати візит) — для повторюваного візиту обираєш, чи скасовуєш лише це повторення, чи й наступні. Нову картку заводиш із вікна нового візиту або кнопкою Додати пацієнта у списку Пацієнти. У картці пацієнта кнопка Редагувати пацієнта дає змогу виправити телефон, e-mail, адресу, PESEL і дату народження — від правильного номера залежить, чи пацієнт отримає нагадування.
Коли пацієнт приходить, натискаєш Зареєструвати — він потрапляє до Зони очікування, а спеціаліст бачить, що хтось на нього чекає. Запросити до кабінету позначає момент входу. Якщо в зоні очікування стоїть планшет, пацієнт реєструється сам, вводячи п'ять останніх цифр номера PESEL. Того, хто не дійшов, позначаєш кнопкою Позначити неявку; час тоді звільняється для списку очікування.
Двійка на рисунку відповідає на питання, хто вже тут і хто має прийти: угорі Зона очікування, під нею Графік команди · сьогодні. Права колонка, четвірка, збирає справи до виконання: Для реєстратури, Онлайн-бронювання, Список очікування, а під ними гроші — Платежі сьогодні і До розрахунку.
День 2 — каса дня
Платежі відкриваєш посиланням Каса в картці Платежі сьогодні на пульті Реєстратури — у бічному меню цього пункту в тебе немає. Це екран одного дня: Прийнято сьогодні, До отримання сьогодні, Заборгованості і Способи сьогодні. Панель До отримання зараз виписує зареєстрованих пацієнтів із нерозрахованим візитом; кожен рядок має Картка / BLIK і Готівка, тож зазвичай достатньо підтвердити підставлену суму.
Кнопка Прийняти оплату відкриває те саме вікно без підставленого пацієнта. Способи: Готівка, Банківський переказ, Картковий термінал — BLIK і картку приймаєш терміналом. Візит, покритий абонементом, має замість суми позначку з пакета і не потребує внеску. Переплату, яку пацієнт хоче лишити на майбутнє, записуєш як поповнення гаманця.
Пацієнтові, якого сьогодні немає, надсилаєш Нагадати по SMS — повідомлення з посиланням для оплати. Зміну закриваєш карткою Касовий звіт для закриття зміни: вона показує готівку в касі, яку ти порівнюєш із шухлядою.
День 3 — рахунки-фактури і повідомлення
Рахунків-фактур ти не виставляєш — це робить спеціаліст, адміністратор або власник, а пункту Рахунки-фактури у твоєму меню немає. Ти передаєш їм проведені візити: стежиш, щоб візит був завершений і розрахований у касі, а спеціаліст підтягує його до рахунку кнопкою Додати з візитів. Подробиці для тих, хто виставляє: рахунки-фактури і KSeF.
Повідомлення пацієнтові надсилаєш SMS-ом або e-mail-ом із готових шаблонів, підготовлених адміністратором.
Чого ще немає
Фіскальних чеків сьогодні з Heltio не виставиш: екран Фіскалізація, на якому підключають онлайн-касу, вимкнено. Список Фіскальні чеки працює, але доки каса не підключена, кабінет фіскалізує продаж поза застосунком. Подробиці: фіскальні чеки.
Коли щось не працює
Прибуття вже зафіксовано.
Що це означає: Пацієнт зареєструвався раніше — сам на планшеті в зоні очікування, або хтось із команди зробив це перед тобою.
Рахунок-фактуру вже оплачено
Що це означає: Внесок зареєстровано раніше — наприклад, спеціаліст розрахував візит у себе, перш ніж пацієнт дійшов до реєстратури.
Сума перевищує залишок до сплати.
Що це означає: Вписана сума більша за те, що лишилося сплатити за візит.
Досягнуто ліміт надсилань.
Що це означає: Посилання на оплату пішло до цього пацієнта тричі протягом доби.
Реєстратура недоступна для вашої ролі
Що це означає: Обліковий запис має в цьому кабінеті роль без доступу до панелі реєстратури.
Хто має доступ
Роль Асистент / Реєстратура записує, переносить, підтверджує і скасовує візити, реєструє прихід пацієнтів і позначає неявки, заводить нові картки пацієнтів і виправляє в них контактні дані, приймає платежі. Вона не виставляє рахунків-фактур, не робить повернень, не розпочинає й не завершує візиту і не записує документації — нотаток, вимірювань, анамнезу, клінічного профілю чи поля Нотатки в картці пацієнта. Ці дії виконує власник, адміністратор або спеціаліст. Повна таблиця: ролі та дозволи.
Пов'язані
- Додавання візиту — три шляхи записати пацієнта.
- Платежі — каса дня — увесь екран, панель за панеллю.
- Рахунки-фактури і KSeF — виставлення, коригування і скринька.
- Режим кіоску — планшет, на якому пацієнт реєструється сам.