Реєстратура обслуговує в Heltio три речі: хто і коли приходить, хто вже чекає і хто скільки заплатив. Після трьох сидінь за комп'ютером ти вмієш записати візит, зареєструвати пацієнта, прийняти оплату і виставити рахунок-фактуру.
Твоя роль називається Асистент / Реєстратура і навмисно не бачить клінічних нотаток та планів лікування. Це не недогляд — доступ до медичної документації має лише та особа, яка її веде.
Як це зробити
День 1 — панель реєстратури, візити, реєстрація прибуття
Реєстратура — це екран на цілий робочий день. Його тримають відкритим, бо він оновлюється сам. Розділи: Зона очікування, Графік команди · сьогодні, Онлайн-бронювання, Список очікування, Платежі сьогодні і До розрахунку.
Візит записуєш із Календаря — натисканням на вільне місце в колонці спеціаліста або кнопкою Новий візит. Скорочення N відкриває ту саму форму з будь-якого місця панелі. Пацієнта знайдеш за прізвищем, адресою e-mail або телефоном; нова картка вимагає імені, прізвища й одного каналу зв'язку, решта необов'язкова. Цикли на кшталт «щовівторка протягом восьми тижнів» записуєш як повторюваний візит.
Коли пацієнт приходить, натискаєш Зареєструвати — він потрапляє до Зони очікування, а спеціаліст бачить, що хтось на нього чекає. Запросити до кабінету позначає момент входу. Якщо в зоні очікування стоїть планшет, пацієнт реєструється сам, вводячи п'ять останніх цифр номера PESEL. Того, хто не дійшов, позначаєш кнопкою Позначити неявку; час тоді звільняється для списку очікування.
Верхня смуга, двійка на рисунку, відповідає на питання, хто вже тут і хто має прийти: Зона очікування, Графік команди · сьогодні та Онлайн-бронювання. Низ, четвірка, говорить про гроші: Платежі сьогодні і До розрахунку.
День 2 — каса дня
Платежі — це екран одного дня: Прийнято сьогодні, До отримання сьогодні, Заборгованості і Способи сьогодні. Панель До отримання зараз виписує зареєстрованих пацієнтів із нерозрахованим візитом; кожен рядок має Картка / BLIK і Готівка, тож зазвичай достатньо підтвердити підставлену суму.
Кнопка Прийняти оплату відкриває те саме вікно без підставленого пацієнта. Способи: Готівка, Банківський переказ, Картковий термінал, BLIK, Картка, Przelewy24. Візит, покритий абонементом, має замість суми позначку з пакета і не потребує внеску. Переплату, яку пацієнт хоче лишити на майбутнє, записуєш як поповнення гаманця.
Пацієнтові, якого сьогодні немає, надсилаєш Нагадати по SMS — повідомлення з посиланням для оплати. Зміну закриваєш карткою Касовий звіт для закриття зміни: вона показує готівку в касі, яку ти порівнюєш із шухлядою.
День 3 — рахунки-фактури і повідомлення
Рахунки-фактури → Новий рахунок-фактура. Обираєш тип документа (рахунок-фактура, проформа, коригування) і покупця: Пацієнт, Компанія, Страхова компанія або Анонімний. Кнопка Додати з візитів підтягує проведені візити пацієнта замість ручного переписування позицій. Зберегти як чернетку відкладає документ, Виставити рахунок-фактуру закриває його і надсилає до KSeF.
Три статуси живуть окремо, і їх варто розрізняти: документа (Чернетка, Виставлено, Скасовано), оплати (Не оплачено, Частково, Оплачено, Прострочено) і KSeF (Очікує, Надіслано, Прийнято, Відхилено, Офлайн-режим, Не потрібно). Рахунок-фактура може бути оплаченим і водночас чекати на прийняття з боку KSeF.
Виставлений рахунок-фактуру не редагують — ти виставляєш Коригування із заповненою Причиною коригування. Рахунки від постачальників отримуєш у Скриньці KSeF.
Повідомлення пацієнтові надсилаєш SMS-ом або e-mail-ом із готових шаблонів, підготовлених адміністратором.
Чого ще немає
Фіскальних чеків сьогодні з Heltio не виставиш: екран Фіскалізація, на якому підключають онлайн-касу, вимкнено. Список Фіскальні чеки працює, але доки каса не підключена, кабінет фіскалізує продаж поза застосунком. Подробиці: фіскальні чеки.
Коли щось не працює
Прибуття вже зафіксовано.
Що це означає: Пацієнт зареєструвався раніше — сам на планшеті в зоні очікування, або хтось із команди зробив це перед тобою.
Рахунок-фактуру вже оплачено
Що це означає: Внесок зареєстровано раніше — наприклад, спеціаліст розрахував візит у себе, перш ніж пацієнт дійшов до реєстратури.
Сума перевищує залишок до сплати.
Що це означає: Вписана сума більша за те, що лишилося сплатити за візит.
Досягнуто ліміт надсилань.
Що це означає: Посилання на оплату пішло до цього пацієнта тричі протягом доби.
Реєстратура недоступна для вашої ролі
Що це означає: Обліковий запис має в цьому кабінеті роль без доступу до панелі реєстратури.
Хто має доступ
Роль Асистент / Реєстратура записує і переносить візити, реєструє пацієнтів, приймає платежі й веде картотеки. Вона не заводить нової картки пацієнта, не скасовує візитів, не виставляє рахунків-фактур, не робить повернень і не відкриває клінічних нотаток — ці дії виконує власник, адміністратор або спеціаліст. Повна таблиця: ролі та дозволи.
Пов'язані
- Додавання візиту — три шляхи записати пацієнта.
- Платежі — каса дня — увесь екран, панель за панеллю.
- Рахунки-фактури і KSeF — виставлення, коригування і скринька.
- Режим кіоску — планшет, на якому пацієнт реєструється сам.