Регистратура обслуживает в Heltio три вещи: кто и когда приходит, кто уже ждёт и кто сколько заплатил. После трёх занятий за компьютером вы умеете записать визит, зарегистрировать приход пациента и принять оплату.
Ваша роль называется Ассистент / Регистратура и намеренно не видит содержания медицинской документации — клинических заметок, измерений или итогов визитов. Это не упущение — доступ к документации есть только у того, кто её ведёт. Планы терапии вы можете просмотреть, но не создаёте и не меняете их.
Как это сделать
День 1 — панель регистратуры, визиты, регистрация прихода
Регистратура — это экран на весь рабочий день. Его держат открытым, потому что он обновляется сам. Разделы: Зона ожидания, График команды · сегодня, Для регистратуры (дела, оставленные специалистами, с кнопками Позвонить и Выполнено), Онлайн-записи, Список ожидания (когда кто-то отменяет визит, здесь появляются Освободившиеся окна с подходящими людьми и кнопкой Записать на это время), Платежи сегодня и К расчёту.
Визит вы записываете из Календаря — нажатием на свободное место в сетке (специалиста вы выбираете в форме) либо кнопкой Новый визит. Клавиша N открывает ту же форму на экране календаря. Пациента вы найдёте по фамилии, адресу электронной почты либо телефону; новая карта требует имени и фамилии, остальное необязательно — но телефон впишите сразу, потому что без него пациент не получит SMS. Циклы вида «каждый вторник в течение восьми недель» вы записываете как повторяющийся визит.
Визит вы переносите, перетаскивая его в Календарь на другое время — визит любого специалиста, а не только одного; в режиме кабинетов перетаскивание в другую колонку меняет кабинет. Окно деталей визита позволяет его подтвердить (Подтвердить визит), сдвинуть время цикла начиная с выбранного визита и отменить (Отменить визит) — для повторяющегося визита вы выбираете, отменить только это повторение или и последующие. Новую карту вы создаёте из окна нового визита или кнопкой Добавить пациента в списке Пациенты. В карте пациента кнопка Редактировать пациента позволяет исправить телефон, e-mail, адрес, PESEL и дату рождения — от правильного номера зависит, получит ли пациент напоминание.
Когда пациент приходит, вы нажимаете Зарегистрировать — он попадает в Зону ожидания, и специалист видит, что кто-то его ждёт. Пригласить в кабинет обозначает момент входа. Если в зоне ожидания стоит планшет, пациент регистрируется сам, вводя пять последних цифр номера PESEL. Того, кто не пришёл, вы отмечаете кнопкой Отметить неявку; время тогда освобождается для списка ожидания.
Двойка на рисунке отвечает на вопрос, кто здесь и кто должен прийти: наверху Зона ожидания, под ней График команды · сегодня. Правая колонка, четвёрка, собирает дела: Для регистратуры, Онлайн-записи, Список ожидания, а под ними деньги — Платежи сегодня и К расчёту.
День 2 — касса дня
Платежи вы открываете ссылкой Касса в карточке Платежи сегодня на рабочем столе Регистратуры — в боковом меню этого пункта у вас нет. Это экран одного дня: Принято сегодня, К получению сегодня, Задолженности и Способы сегодня. Панель К получению сейчас выписывает зарегистрированных пациентов с нерассчитанным визитом; в каждой строке есть Карта / BLIK и Наличные, поэтому обычно достаточно подтвердить подставленную сумму.
Кнопка Принять оплату открывает то же окно без подставленного пациента. Способы: Наличные, Банковский перевод, Карточный терминал — BLIK и карту вы принимаете терминалом. У визита, покрытого абонементом, вместо суммы стоит метка из пакета, и он не требует оплаты. Переплату, которую пациент хочет оставить на будущее, вы записываете как пополнение кошелька.
Пациенту, которого сегодня нет, вы отправляете Напомнить по SMS — сообщение со ссылкой на оплату. Смену вы закрываете карточкой Кассовый отчёт для закрытия смены: она показывает наличные в кассе, которые вы сверяете с ящиком.
День 3 — счета-фактуры и сообщения
Счета-фактуры вы не выставляете — это делает специалист, администратор или владелец, а пункта Счета-фактуры в вашем меню нет. Вы передаёте им состоявшиеся визиты: следите, чтобы визит был завершён и рассчитан в кассе, а специалист подтягивает его в счёт кнопкой Добавить из визитов. Подробности для тех, кто выставляет: счета-фактуры и KSeF.
Сообщения пациенту вы отправляете по SMS или письмом из готовых шаблонов, подготовленных администратором.
Чего ещё нет
Фискальные чеки вы сегодня из Heltio не выдадите: экран Фискализация, на котором подключается онлайн-касса, отключён. Список Фискальные чеки работает, но пока касса не подключена, кабинет фискализирует продажи вне приложения. Подробности: фискальные чеки.
Когда что-то не работает
Прибытие уже зафиксировано.
Что это значит: Пациент зарегистрировался раньше — сам на планшете в зоне ожидания либо кто-то из команды сделал это до вас.
Счёт-фактура уже оплачена
Что это значит: Платёж зарегистрировали раньше — например, специалист рассчитал визит у себя, прежде чем пациент дошёл до регистратуры.
Сумма превышает остаток к оплате.
Что это значит: Введённая сумма больше того, что осталось заплатить за визит.
Достигнут лимит отправок.
Что это значит: Ссылка на оплату уходила этому пациенту три раза за сутки.
Регистратура недоступна для вашей роли
Что это значит: У учётной записи в этом кабинете роль без доступа к панели регистратуры.
У кого есть доступ
Роль Ассистент / Регистратура записывает, переносит, подтверждает и отменяет визиты, регистрирует приход пациентов и отмечает неявки, создаёт новые карты пациентов и исправляет в них контактные данные, принимает платежи. Она не выставляет счета-фактуры, не делает возвратов, не начинает и не завершает визит и не записывает документацию — заметки, измерения, анамнез, клинический профиль или поле Заметки в карте пациента. Эти действия выполняет владелец, администратор либо специалист. Полная таблица: роли и права.
Связанное
- Добавление визита — три пути записать пациента.
- Платежи — касса дня — весь экран, панель за панелью.
- Счета-фактуры и KSeF — выставление, корректировки и входящие.
- Режим киоска — планшет, на котором пациент регистрируется сам.