Регистратура обслуживает в Heltio три вещи: кто и когда приходит, кто уже ждёт и кто сколько заплатил. После трёх занятий за компьютером вы умеете записать визит, зарегистрировать приход пациента, принять оплату и выставить счёт-фактуру.
Ваша роль называется Ассистент / Регистратура и намеренно не видит ни клинических заметок, ни планов терапии. Это не упущение — доступ к медицинской документации есть только у того, кто её ведёт.
Как это сделать
День 1 — панель регистратуры, визиты, регистрация прихода
Регистратура — это экран на весь рабочий день. Его держат открытым, потому что он обновляется сам. Разделы: Зона ожидания, График команды · сегодня, Онлайн-записи, Список ожидания, Платежи сегодня и К расчёту.
Визит вы записываете из Календаря — нажатием на свободное место в колонке специалиста либо кнопкой Новый визит. Клавиша N открывает ту же форму из любого места панели. Пациента вы найдёте по фамилии, адресу электронной почты либо телефону; новая карта требует имени, фамилии и одного канала связи, остальное необязательно. Циклы вида «каждый вторник в течение восьми недель» вы записываете как повторяющийся визит.
Когда пациент приходит, вы нажимаете Зарегистрировать — он попадает в Зону ожидания, и специалист видит, что кто-то его ждёт. Пригласить в кабинет обозначает момент входа. Если в зоне ожидания стоит планшет, пациент регистрируется сам, вводя пять последних цифр номера PESEL. Того, кто не пришёл, вы отмечаете кнопкой Отметить неявку; время тогда освобождается для списка ожидания.
Верхняя полоса, двойка на рисунке, отвечает на вопрос, кто здесь и кто должен прийти: Зона ожидания, График команды · сегодня и Онлайн-записи. Низ, четвёрка, говорит о деньгах: Платежи сегодня и К расчёту.
День 2 — касса дня
Платежи — это экран одного дня: Принято сегодня, К получению сегодня, Задолженности и Способы сегодня. Панель К получению сейчас выписывает зарегистрированных пациентов с нерассчитанным визитом; в каждой строке есть Карта / BLIK и Наличные, поэтому обычно достаточно подтвердить подставленную сумму.
Кнопка Принять оплату открывает то же окно без подставленного пациента. Способы: Наличные, Банковский перевод, Карточный терминал, BLIK, Карта, Przelewy24. У визита, покрытого абонементом, вместо суммы стоит метка из пакета, и он не требует оплаты. Переплату, которую пациент хочет оставить на будущее, вы записываете как пополнение кошелька.
Пациенту, которого сегодня нет, вы отправляете Напомнить по SMS — сообщение со ссылкой на оплату. Смену вы закрываете карточкой Кассовый отчёт для закрытия смены: она показывает наличные в кассе, которые вы сверяете с ящиком.
День 3 — счета-фактуры и сообщения
Счета-фактуры → Новый счёт-фактура. Вы выбираете тип документа (счёт-фактура, проформа, корректировка) и покупателя: Пациент, Компания, Страховая компания либо Анонимный. Кнопка Добавить из визитов подтягивает состоявшиеся визиты пациента вместо ручного переписывания позиций. Сохранить как черновик откладывает документ, Выставить счёт-фактуру закрывает его и отправляет в KSeF.
Три статуса ходят порознь, и их стоит различать: документа (Черновик, Выставлен, Аннулирован), оплаты (Не оплачен, Частично, Оплачен, Просрочен) и KSeF (Ожидает, Отправлено, Принято, Отклонено, Офлайн-режим, Не требуется). Счёт-фактура может быть оплачен и по-прежнему ждать приёма в KSeF.
Выставленный счёт-фактуру не редактируют — вы выставляете Корректировку с заполненной Причиной корректировки. Счета-фактуры от поставщиков вы принимаете во Входящих KSeF.
Сообщения пациенту вы отправляете по SMS или письмом из готовых шаблонов, подготовленных администратором.
Чего ещё нет
Фискальные чеки вы сегодня из Heltio не выдадите: экран Фискализация, на котором подключается онлайн-касса, отключён. Список Фискальные чеки работает, но пока касса не подключена, кабинет фискализирует продажи вне приложения. Подробности: фискальные чеки.
Когда что-то не работает
Прибытие уже зафиксировано.
Что это значит: Пациент зарегистрировался раньше — сам на планшете в зоне ожидания либо кто-то из команды сделал это до вас.
Счёт-фактура уже оплачена
Что это значит: Платёж зарегистрировали раньше — например, специалист рассчитал визит у себя, прежде чем пациент дошёл до регистратуры.
Сумма превышает остаток к оплате.
Что это значит: Введённая сумма больше того, что осталось заплатить за визит.
Достигнут лимит отправок.
Что это значит: Ссылка на оплату уходила этому пациенту три раза за сутки.
Регистратура недоступна для вашей роли
Что это значит: У учётной записи в этом кабинете роль без доступа к панели регистратуры.
У кого есть доступ
Роль Ассистент / Регистратура записывает и переносит визиты, регистрирует приход пациентов, принимает платежи и ведёт картотеки. Она не создаёт новую карту пациента, не отменяет визиты, не выставляет счета-фактуры, не делает возвратов и не открывает клинических заметок — эти действия выполняет владелец, администратор либо специалист. Полная таблица: роли и права.
Связанное
- Добавление визита — три пути записать пациента.
- Платежи — касса дня — весь экран, панель за панелью.
- Счета-фактуры и KSeF — выставление, корректировки и входящие.
- Режим киоска — планшет, на котором пациент регистрируется сам.