Plan prowadzi od pustego gabinetu do pierwszej prawdziwej wizyty zapisanej w Heltio. Kolejność nie jest dowolna: bez usługi nie dodasz wizyty, a bez godzin pracy kalendarz nie ma czego rysować. Każdy dzień to jedno posiedzenie przy komputerze, nie cały dzień pracy.
Zaczynasz po tym, jak zespół Heltio zatwierdzi zgłoszenie gabinetu — do tego czasu panel pokazuje Twoje zgłoszenie kliniki jest w trakcie weryfikacji. Po zatwierdzeniu otrzymasz pełen dostęp.
Jak to zrobić
Dzień 1 — dane gabinetu
Ustawienia → Ogólne, karta Informacje o klinice: Nazwa, E-mail, Telefon, Adres, Miasto, Strefa czasowa. Zapisujesz przyciskiem Zapisz zmiany. Te dane widzi pacjent i one trafiają na dokumenty, więc reszta tygodnia się na nich opiera.
Logo wgrywasz osobno, w Gabinet → Profil. Jedno logo obsługuje wiadomości e-mail i dokumenty PDF.
Dzień 2 — usługi, gabinety, karnety
Ustawienia → Usługi. Dopóki katalog jest pusty, ekran mówi Brak skonfigurowanych usług, a formularz wizyty nie ma czego zaproponować. Dla każdej usługi podajesz nazwę, Czas trwania, Czas buforowy, cenę i stawkę VAT — dla świadczeń medycznych zwykle zwolnioną, a wtedy Heltio wymaga podstawy zwolnienia.
Zacznij od pięciu najczęściej sprzedawanych pozycji; resztę dopiszesz w trakcie miesiąca. Zakładka Wg terapeuty pozwala dać jednej osobie inną cenę lub inny czas. Pokoje zabiegowe dodajesz w Ustawienia → Gabinety, karnety wielowizytowe w Ustawienia → Pakiety.
Dzień 3 — dane do faktur i KSeF
Ustawienia → Rozliczenia → Ustawienia fakturowania: Pełna nazwa podmiotu, NIP, Adres, Rachunek bankowy (IBAN) i podstawa zwolnienia z VAT. Niżej Numeracja faktur — szablon numeru osobno dla faktury, proformy i korekty oraz Reset sekwencji (miesięczny, roczny albo nigdy). Numeracji nie zmieniaj w trakcie roku.
Potem Ustawienia → Konfiguracja KSeF: wklej Token API KSeF wygenerowany w portalu KSeF, wybierz Sandbox (Test) albo Produkcja i kliknij Testuj połączenie.
Dzień 4 — zespół i role
Ustawienia → Ogólne → Członkowie zespołu → Zaproś członka. Role do wyboru: Administrator, Specjalista, Asystent / Recepcja. Właściciel jesteś Ty i tej roli nie da się nadać z panelu.
Dzień 5 — grafik i zasady rezerwacji
Harmonogram — godziny pracy każdej osoby. Bez nich kalendarz i rezerwacja online nie wiedzą, kiedy proponować terminy. Trzynaście polskich świąt jest wpisanych z góry w Harmonogram → Dni świąteczne; zaplanowane urlopy dopisz w Urlopy.
Potem w Ustawieniach karta Zasady rezerwacji: czy pacjent sam zmienia termin i odwołuje wizytę, z jakim wyprzedzeniem i co dzieje się przy nieobecności. Sekcja Widok pacjenta pokazuje gotowe zdania, które zobaczy pacjent. Kończysz przyciskiem Zapisz zasady.
Dzień 6 — przypomnienia i rezerwacja online
Ustawienia → Powiadomienia: włącz kanał dla przypomnień wysyłanych 24 godziny i 2 godziny przed wizytą, obejrzyj treść i użyj Wyślij testowy SMS na własny numer, zanim zobaczy ją pacjent.
Adres, pod którym pacjent umawia się sam, znajdziesz w Ustawieniach, w karcie Link do rezerwacji online — razem z kodem QR do wydruku i podglądem strony.
Dzień 7 — pierwsza prawdziwa wizyta
Załóż kartę pacjenta w Pacjentach, umów wizytę w Kalendarzu i przejdź całą drogę: recepcja melduje pacjenta, specjalista prowadzi aktywną sesję i pisze notatkę, płatność ląduje w Płatnościach, faktura idzie do KSeF. Na koniec otwórz Dziennik audytu — powinny tam być wszystkie kroki z tej wizyty.
Czego jeszcze nie ma
- Wgranie bazy pacjentów z pliku. Przeniesienie z poprzedniego programu wykonuje zespół Heltio; umów się z nami zamiast czekać na kreator. Co przygotować: przeniesienie bazy pacjentów.
- Publiczna strona gabinetu i wyszukiwarka gabinetów. Wyłączone na czas bety. Dane z profilu nie giną — nazwa, logo i kontakt pokazują się w nagłówku rezerwacji online.
- Podłączenie kasy fiskalnej. Ekran Fiskalizacja jest wyłączony; do czasu włączenia gabinet fiskalizuje sprzedaż poza Heltio.
- Opinie pacjentów. Ekran raportu działa, ale pacjent nie ma dziś gdzie oceny wystawić.
Kiedy coś nie działa
Brak skonfigurowanych usług
Co to znaczy: Katalog usług jest pusty, więc formularz wizyty nie ma czego zaproponować.
Skonfiguruj NIP w Ustawieniach fakturowania.
Co to znaczy: Gabinet nie ma zapisanego numeru NIP, a bez niego nie da się złożyć dokumentu w KSeF.
Zaproszenie wysłane. Osoba musi je zaakceptować, aby dołączyć do kliniki.
Co to znaczy: To potwierdzenie pojawia się zawsze — także wtedy, gdy podany adres nie ma konta w Heltio i żadne zaproszenie nie powstało.
Nie można zdegradować ostatniego właściciela.
Co to znaczy: Gabinet musi mieć co najmniej jednego właściciela, a próbujesz zmienić rolę jedynej takiej osobie.
Powiązane
- Pierwsze godziny w panelu — co widzisz zaraz po założeniu konta.
- Katalog usług — czas trwania, cena i VAT krok po kroku.
- Faktury i KSeF — numeracja, wystawianie i korekty.
- Role i uprawnienia — co widzi każda osoba w zespole.