Karnet członkowski to plan miesięczny: pacjent płaci stałą kwotę, a Heltio co okres przyznaje mu wejścia z pakietu albo doładowanie portfela. Różnica wobec pakietu przedpłaconego jest jedna, ale zasadnicza: pakiet kupuje się raz, karnet odnawia się cyklicznie.
Heltio nie przechowuje karty pacjenta i nie obciąża jej samo. Każdy okres rodzi obciążenie ze statusem Do zapłaty, a pacjent reguluje je linkiem z portalu albo kodem QR pokazanym w recepcji.
Moduł jest domyślnie wyłączony — najpierw trzeba go włączyć w ustawieniach.
Jak to zrobić
Włącz moduł
Ustawienia → Karnety i vouchery, sekcja Karnety, przełącznik przy opisie „Pozwól pacjentom wykupić cykliczne karnety miesięczne przyznające wejścia z pakietu lub doładowanie portfela." Po włączeniu w menu Rozliczenia pojawia się pozycja Karnety.
Utwórz plan
Na tej samej stronie, w sekcji Plany karnetów, kliknij Nowy plan. Wypełniasz:
- Nazwa — na przykład Miesięczny karnet rehabilitacyjny.
- Cena miesięczna — kwota brutto pobierana co okres.
- Co przyznaje plan — Wejścia z pakietu albo Doładowanie portfela.
- przy wejściach: Pakiet usług oraz Wejścia miesięcznie;
- przy portfelu: Doładowanie portfela miesięcznie.
Lista planów pokazuje Nazwę, Przyznaje, Cenę / miesiąc, Status i liczbę subskrybentów. Plan wycofujesz akcją Archiwizuj: „Plan zostanie ukryty przy nowych subskrypcjach. Istniejące karnety działają dalej."
Wykup karnet dla pacjenta
W karcie pacjenta, sekcja Karnety, kliknij Wykup plan. Wybierasz plan i zatwierdzasz. Heltio kwituje Utworzono karnet — pobierz pierwszą płatność. i otwiera okno Pobierz płatność z kodem QR oraz przyciskami Otwórz link do płatności i Kopiuj link.
Karnet zostaje w stanie Oczekuje na pierwszą płatność, dopóki wpłata nie wpłynie. Dopiero opłacony okres przyznaje wejścia albo doładowanie.
Wstrzymaj, wznów albo zakończ
Sekcja Karnety w karcie pacjenta daje trzy akcje:
- Wstrzymaj — „Podczas wstrzymania nie ma obciążeń ani przyznań."
- Wznów — „Dziś rozpoczyna się nowy okres rozliczeniowy i tworzone jest pierwsze obciążenie."
- Anuluj — z wyborem: natychmiast albo z końcem bieżącego okresu.
Pacjent zrobi to samo w portalu, z tym że w portalu dostępne jest wyłącznie Anuluj z końcem okresu.
Pilnuj zaległości
Rozliczenia → Karnety pokazuje wszystkie karnety gabinetu, dwa wskaźniki — Aktywne karnety i Miesięczny przychód cykliczny — oraz filtry Wszystkie, Aktywne, Zaległe. Filtr Zaległe to lista do obdzwonienia.
Pacjent z nieopłaconym okresem dostaje przypomnienie e-mailem, a po nieudanej płatności — wiadomość „Płatność za karnet nie powiodła się" z odnośnikiem Zapłać teraz.
Kiedy coś nie działa
Wybierz pakiet usług dla planu z wejściami z pakietu.
Co to znaczy: Plan przyznaje wejścia, ale nie wskazano, z jakiego pakietu mają pochodzić.
Plan z doładowaniem portfela nie może mieć pakietu usług.
Co to znaczy: W jednym planie wybrano jednocześnie doładowanie portfela i pakiet usług.
Tego obciążenia nie można już opłacić.
Co to znaczy: Okres, którego dotyczyło obciążenie, został anulowany albo obciążenie zostało już rozliczone.
Tego karnetu nie można wznowić.
Co to znaczy: Karnet jest anulowany, a nie wstrzymany — anulowania nie da się cofnąć.
Nie udało się wczytać planów
Co to znaczy: Lista planów nie doszła — najczęściej przy zerwanym połączeniu albo gdy moduł został właśnie wyłączony.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu RecepcjaPlany tworzy i archiwizuje administrator. Wykupienie karnetu dla pacjenta, pobranie płatności i wstrzymanie są dostępne także dla recepcji. Zestawienie Rozliczenia → Karnety widzą wyłącznie osoby z dostępem do danych finansowych — czyli właściciel i administrator.
Powiązane
- Pakiety przedpłacone — karnet jednorazowy i źródło wejść dla planu.
- Portfel pacjenta — dokąd trafia doładowanie z planu.
- Vouchery podarunkowe — włączane tym samym ekranem ustawień.
- Portfel i pakiety w portalu — co pacjent robi sam.
Powiązane funkcje
Pakiety przedpłacone
Karnety na wiele wizyt: definiujesz je raz w ustawieniach, sprzedajesz pacjentowi, a Heltio odlicza wejścia przy rozliczaniu wizyt. Ważność, zakres usług i lista specjalistów są częścią definicji karnetu.
Portfel pacjenta
Saldo gotówkowe prowadzone dla każdego pacjenta: doładowania, opłacanie z niego wizyt i faktur, korekty salda i pełna historia transakcji. Pacjent widzi ten sam portfel w portalu.
Vouchery podarunkowe
Bony na kwotę albo na pakiet wizyt — sprzedawane w recepcji z kodem i kartą podarunkową w PDF, albo online z kodem wysyłanym e-mailem po zaksięgowaniu wpłaty. Kod widać jeden raz; potem nie da się go odtworzyć.
Portfel i karnety w portalu
Pieniądze pacjenta widziane z portalu — saldo i historia transakcji w Moim portfelu, wykupione pakiety wizyt, karnety abonamentowe i vouchery.