Pakiet to karnet na określoną liczbę wizyt, kupowany z góry i taniej niż pojedyncze wizyty. Sprzedany pakiet staje się licencją przypisaną do jednego pacjenta — i to licencjami, nie definicjami, zarządzasz na co dzień.
Dwa ekrany, dwie różne rzeczy: Ustawienia → Pakiety i karnety to katalog tego, co oferujesz. Rozliczenia → Pakiety to Licencje pakietów, czyli lista tego, co faktycznie zostało sprzedane, ile wizyt zostało i co wygasa.
Jak to zrobić
Najczęstsza pomyłka na starcie to pomylenie dwóch ekranów, więc zacznijmy od tego, na którym pracuje się codziennie.
1 to Sprzedaj pakiet — krok 2. 2 to pięć wskaźników opisanych w kroku 4: Aktywne licencje, Przychody (wszystkie), Wyczerpane, Wygasłe i Łącznie sprzedano. 3 to filtry, w tym Wygasające za 7 dni i Wygasające za 30 dni. Krok 1 dzieje się na drugim ekranie — w katalogu definicji, nie tutaj.
Zdefiniuj pakiet
Ustawienia → Pakiety i karnety → Dodaj pakiet. Okno ma pięć zakładek:
- Szczegóły — Nazwa (na przykład Karnet 10× Fizjo 60 min), Opis, Liczba wizyt, Aktywny, Pokaż w publicznej rezerwacji.
- Cennik — Cena brutto i Stawka VAT; obok wylicza się Cena za wizytę.
- Usługi — Objęte usługi, czyli to, na co można wymienić wejście. Co najmniej jedna jest wymagana.
- Ważność — Bez terminu ważności albo Wygasa po N dniach, liczonych od daty zakupu.
- Specjaliści — pusto oznacza „u każdego specjalisty"; wybór zawęża karnet do wskazanych osób.
Sprzedaj pakiet pacjentowi
Sprzedaj pakiet — z listy licencji albo z zakładki Pakiety w karcie pacjenta. Wybierasz pakiet, widzisz podsumowanie (cena, liczba wizyt, ważność) i decydujesz o zapłacie: Wyślij link do płatności albo Zarejestruj płatność ręczną.
Do czasu zaksięgowania wpłaty licencja ma status Oczekuje na płatność i nie odlicza wizyt. Po opłaceniu przechodzi w Aktywną.
Wykorzystaj wejście przy wizycie
Gdy pacjent ma aktywny karnet obejmujący daną usługę, przy rozliczeniu wizyty pojawia się znacznik Pokryte pakietem wraz z liczbą pozostałych wizyt i przyciskiem Użyj kredytu pakietu. Wizyta idzie wtedy za 0 PLN, a licznik spada o jeden.
Pomyłkę cofasz akcją Anuluj realizację — Heltio uprzedza: „Spowoduje to zwrócenie 1 wizyty do karnetu pacjenta."
Pilnuj wygasających karnetów
Lista licencji ma pięć wskaźników u góry: Aktywne licencje, Przychody (wszystkie), Wyczerpane, Wygasłe i Łącznie sprzedano. Filtry Wygasające za 7 dni i Wygasające za 30 dni wyławiają karnety do odświeżenia, a ostrzeżenie nad listą podaje ich liczbę.
Termin przesuwasz akcją Przedłuż ważność — podajesz nową datę i potwierdzasz.
Zwróć niewykorzystaną część
Akcja Zwróć niewykorzystaną część liczy kwotę proporcjonalnie do pozostałych wizyt i uprzedza: „Zostanie wystawiona korekta faktury proporcjonalna do niewykorzystanych wizyt." Podajesz powód i zatwierdzasz.
Kiedy coś nie działa
Ten karnet nie obejmuje wybranej usługi ani specjalisty.
Co to znaczy: Usługa nie znajduje się na liście objętych usług albo karnet został zawężony do innych specjalistów.
Wszystkie wizyty zostały już wykorzystane
Co to znaczy: Próbujesz zwrócić karnet, z którego nie zostało ani jedno wejście.
Brak faktury dla tej licencji
Co to znaczy: Karnet został sprzedany bez dokumentu sprzedaży, więc nie ma czego korygować.
Nie można usunąć pakietu z istniejącymi licencjami. Zamiast tego zarchiwizuj go.
Co to znaczy: Do definicji pakietu przypisani są pacjenci z wykupionymi karnetami.
Wybierz co najmniej jedną usługę.
Co to znaczy: Zakładka Usługi jest pusta — karnet bez zakresu nie pokryłby żadnej wizyty.
Ten gabinet nie przyjmuje płatności online. Karnet kupisz na miejscu w recepcji.
Co to znaczy: Pacjent otworzył karnety w portalu, ale gabinet nie ma włączonych płatności online.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja Praktyk| Akcja | Administrator | Recepcja | Specjalista |
|---|---|---|---|
| Przeglądać licencje | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sprzedawać karnety | ✓ | ✓ | ✓ |
| Definiować pakiety | ✓ | — | — |
| Przedłużać ważność | ✓ | — | — |
| Zwracać niewykorzystane | ✓ | — | — |
Powiązane
- Cennik usług — z tego katalogu wybierasz objęte usługi.
- Karnety członkowskie — wariant cykliczny, odnawiany co miesiąc.
- Vouchery podarunkowe — bon, który można wymienić na pakiet.
- Pakiety w portalu pacjenta — co pacjent widzi u siebie.
Powiązane funkcje
Cennik usług
Katalog usług gabinetu — cena, czas trwania, stawka VAT, widoczność w rezerwacji online i wyjątki cenowe dla pojedynczych terapeutów. Z tego katalogu biorą cenę kalendarz, faktury i pakiety.
Karnety członkowskie
Cykliczne plany miesięczne: opłacony okres przyznaje pacjentowi wejścia z pakietu albo doładowanie portfela. Karty nie obciążamy automatycznie — pacjent płaci każdy okres świeżym linkiem albo kodem QR w recepcji.
Vouchery podarunkowe
Bony na kwotę albo na pakiet wizyt — sprzedawane w recepcji z kodem i kartą podarunkową w PDF, albo online z kodem wysyłanym e-mailem po zaksięgowaniu wpłaty. Kod widać jeden raz; potem nie da się go odtworzyć.
Portfel pacjenta
Saldo gotówkowe prowadzone dla każdego pacjenta: doładowania, opłacanie z niego wizyt i faktur, korekty salda i pełna historia transakcji. Pacjent widzi ten sam portfel w portalu.
Portfel i karnety w portalu
Pieniądze pacjenta widziane z portalu — saldo i historia transakcji w Moim portfelu, wykupione pakiety wizyt, karnety abonamentowe i vouchery.