Рахунок-фактура не потрапив до KSeF
Рахунок-фактуру виставлено, але в колонці KSeF стоїть «Відхилено» або «Офлайн-режим». Починаєш зі стану токена і вибраного середовища, закінчуєш повторним надсиланням.
Чи помічаєте ви ці симптоми?
- У списку рахунків-фактур колонка **KSeF** показує **Відхилено** або **Офлайн-режим**
- Рахунок-фактура висить у стані **Очікує** довше за кільканадцять хвилин
- У **Налаштування KSeF → Стан системи** поле **Стан токена** червоне
- Поле **Офлайн-черга** росте з кожним новим рахунком-фактурою
- Рахунок-фактура не має номера KSeF ані завантаженого UPO
Надсиланням до Національної системи е-фактур керують три речі: чинний токен, правильне середовище і доступність самого KSeF. Майже кожен затор зводиться до першої з них — токен API KSeF видається на визначений строк і сам не поновлюється.
Стан рахунка-фактури ти читаєш із колонки KSeF у списку рахунків. Можливі значення: Очікує, Надіслано, Прийнято, Відхилено, Офлайн-режим і Не потрібно. Наведи на позначку — підказка договорює решту: у прийнятого номер KSeF і посилання на UPO, у відхиленого — причину відмови прямо від Міністерства фінансів.
Відкрити список рахунків-фактур
Як це зробити
Перевір стан токена
Відкрий Налаштування KSeF. Картка Стан системи має чотири поля: Остання успішна сесія, Стан токена, Офлайн-черга і Середовище.
Стан токена приймає три значення: Дійсний, Незабаром завершується термін дії і Термін дії минув або недійсний. Останнє зупиняє будь-яке надсилання. Новий токен ти згенеруєш на порталі KSeF — застосунок підказує це прямо: «Згенеруйте цей токен на порталі KSeF у розділі „Ключі API"». Встав його в поле Токен API KSeF і збережи. Коли токен уже збережено, побачиш Токен установлено і кнопку Замінити токен.
Підтверди середовище
Поле Середовище каже, куди йдуть рахунки-фактури: Sandbox (Тест) або Продакшн. Опис продакшну не лишає сумнівів: «Продакшн-KSeF. Надіслані сюди рахунки-фактури мають юридичну силу». Рахунок-фактура, надісланий до пісочниці, для органу не існує, хоч у Heltio виглядає прийнятим.
Токен пов'язаний із середовищем. Після перемикання на продакшн завантаж продакшн-токен — токен із пісочниці дасть Термін дії минув або недійсний.
Перевір підключення
Кнопка Перевірити підключення опитує KSeF тут і зараз. Відповідь звучить Підключення успішне. KSeF доступний. або Помилка підключення з текстом від шлюзу Міністерства. Це розрізняє «наш токен поганий» і «KSeF не відповідає», перш ніж ти почнеш шукати провину в окремому рахунку-фактурі.
Повтори невдалі надсилання
Повторити невдалі надсилання бере всі виставлені рахунки-фактури у стані Відхилено або Офлайн-режим і ставить їх на повторне надсилання. Це квитує повідомлення Невдалі надсилання поставлено в чергу.
Окремий відхилений рахунок-фактуру ти повториш із його підказки — там є Надіслати повторно.
Коли щось не працює
Термін дії минув або недійсний
Що це означає: Токен API KSeF втратив чинність або походить з іншого середовища, ніж обране.
Помилка підключення: {error}
Що це означає: Heltio не отримав відповіді від KSeF. Текст у дужках походить від шлюзу Міністерства, а не від нас.
KSeF недоступний на момент виставлення. Спроби: {schedule}. Термін: 7 днів.
Що це означає: Рахунок-фактура виник, коли KSeF не відповідав, і був збережений в офлайн-режимі.
Система KSeF відхилила цей рахунок-фактуру. Виставте коригування, щоб виправити та надіслати повторно.
Що це означає: Документ дійшов, але не пройшов контролю на боці Міністерства — найчастіше через номер NIP покупця або повторений номер рахунка-фактури.
Надсилання до KSeF не потрібне для цього покупця.
Що це означає: Покупець з-поза Польщі або документ, якого KSeF не приймає.
Хто має доступ
Адмін кабінетуЕкран Налаштування KSeF відкривають виключно власник і адміністратор закладу. Особа без цього дозволу побачить відмову з підказкою звернутися до адміністратора. Список рахунків-фактур і стан надсилання бачить кожен, хто має доступ до розрахунків.
Пов'язані
- Налаштування KSeF — повне налаштування підключення з нуля.
- Рахунки-фактури і KSeF — виставлення, коригування і скринька вхідних рахунків.