Що налаштувати першого тижня
Порядок, у якому варто запускати новий кабінет — від даних для рахунка-фактури до першого справжнього візиту. Без того, чого не мусиш робити одразу.
Кабінет схвалено, обліковий запис працює — і тепер треба вирішити, що налаштувати першим. Цей перелік має сенс саме як порядок, бо кожен наступний крок користується попереднім: без каталогу послуг немає тривалості візиту, без графіка немає вільних термінів, без термінів немає що записувати.
Як це зробити
Заповни дані кабінету
Налаштування → Інформація про клініку. Повна назва, NIP, REGON, адреса, телефон і номер банківського рахунку. Ці дані входять у кожен рахунок-фактуру і кожен чек, тож виправляй їх зараз, а не після виставлення першого документа.
Заразом і Профіль практики — Фізіотерапія, Остеопатія, обидва або комплементарні терапії. Цей вибір визначає, яка картка візиту і який режим нотатки є типовими.
Додай послуги
Налаштування → Послуги. Кожна позиція несе назву, тривалість і ціну — саме з неї вікно Новий візит бере тривалість візиту і суму. Послуга без ціни дасть візит без суми, який потім неможливо розрахувати без ручного виправлення.
Каталог починається порожнім. Почни з трьох-чотирьох послуг, які ти справді продаєш найчастіше; решту допишеш, коли з'явиться.
Налаштуй робочий графік
Розклад — це години, в які ти приймаєш. Без них перелік годин у вікні Новий візит позначить кожну позицію як (поза робочим часом), а онлайн-бронювання не покаже пацієнтові жодного терміну.
Якщо ти працюєш у кількох фізичних кабінетах, допиши їх у Налаштування → Кабінети. За одного приміщення цей крок можна пропустити.
Запроси команду
Налаштування → Члени команди → Запросити учасника. Ти зазначаєш Адресу e-mail, Роль і, за бажанням, Спеціалізацію. Ролі персоналу — це, зокрема, Власник, Адміністратор, Спеціаліст і Асистент / Реєстратура.
Після надсилання побачиш Запрошення надіслано. Особа має прийняти його, щоб приєднатися до клініки.
Внеси перших пацієнтів
Пацієнти → Додати пацієнта, або одразу з вікна Новий візит кнопкою + Новий пацієнт. На старті досить імені, прізвища, телефону і адреси e-mail — решту заповниш під час першого візиту.
Маєш базу в іншій програмі? Не переписуй її вручну і не розраховуй на майстер завантаження файлу — перенесення робить команда Heltio, а розмову про це почни, перш ніж почнеш приймати пацієнтів у Heltio.
Підготуй шаблони нотаток
Налаштування → Шаблони нотаток. Heltio має Системні шаблони, які неможливо редагувати чи вимкнути — щоб підлаштувати такий шаблон, скористайся Дублювати і виправ копію.
Не будуй ідеального шаблона першого дня. Попиши два тижні на тому, що є, і подивись, що дописуєш вручну щоразу — це і є матеріал для власного шаблона.
Пройди весь шлях на одному справжньому візиті
Останній крок — пройти повний цикл: запис візиту, реєстрація прибуття пацієнта, відкриття активної сесії, написання і підписання нотатки, виставлення документа. Перший раз забере в кілька разів більше часу, ніж наступні. Занотовуй, що тебе спинило, — це і є перелік речей, які треба виправити в налаштуваннях.
Що можна відкласти
- KSeF — налаштування потрібне перед першим рахунком-фактурою для компанії, а не перед першим візитом. Див. Налаштування KSeF.
- Абонементи, ваучери і онлайн-платежі — додаєш їх, коли з'явиться перший пацієнт, який хоче заплатити наперед.
- Онлайн-бронювання і публічний профіль — мають сенс лише тоді, коли графік реальний. Порожні години в публічному календарі шкодять більше, ніж відсутність календаря.
- Функції AI та інтеграція з P1 — окремі впровадження, кожне з власними умовами.
Хто має доступ
Адмін кабінетуУсі кроки, крім внесення пацієнтів, потребують прав власника або адміністратора кабінету. Спеціаліст і реєстратура можуть записувати візити і вести пацієнтів від першого дня.
Пов'язані
- Як записати пацієнта на візит — перша дія, яку виконає вся команда.
- Демо Heltio — готові кабінети з даними, на яких ти все відпрацюєш без ризику.
- Налаштування — огляд — повна мапа сторінок налаштувань.