Jak umówić pacjenta na wizytę
Od pustego kalendarza do zapisanej wizyty — trzy drogi do tego samego okna i cztery ostrzeżenia, które warto rozumieć, zanim klikniesz Utwórz wizytę.
Umawianie wizyt to czynność, którą powtarzasz kilkanaście razy dziennie, więc warto raz przejść ją do końca i zobaczyć, gdzie Heltio ostrzega, a gdzie odmawia. Wszystkie drogi prowadzą do jednego okna — Nowa wizyta. Różni je tylko to, czy termin jest już wypełniony.
Jak to zrobić
Wszystkie trzy drogi z kroku 1 kończą się w tym samym formularzu, a jego układ nie zależy od tego, którą wybrałaś. Pod jedynką stoi pierwsza sekcja — pacjent, specjalista i rodzaj wizyty, czyli kroki 2 i 3. Pod czwórką przycisk Utwórz wizytę, którym kończysz w kroku 5.
Otwórz okno Nowa wizyta
Trzy drogi, jedno okno:
- Kliknij puste miejsce w siatce kalendarza — data, godzina i osoba przyjmująca wypełniają się same. To najszybsza droga i zwykle jedyna, której będziesz używać.
- Kliknij Nowa wizyta na pulpicie recepcji albo w kafelku Szybkie akcje na pulpicie. Okno otwiera się z pustym terminem.
- Naciśnij klawisz N w widoku siatki kalendarza. Skrót milczy, gdy kursor stoi w polu formularza albo gdy otwarte jest inne okno.
Wskaż pacjenta albo załóż go od razu
Pole Pacjent szuka po nazwisku i po telefonie; podpowiedź brzmi Nazwisko lub telefon…. Gdy nikogo takiego nie ma, zobaczysz Nie znaleziono pacjentów. i przycisk + Nowy pacjent.
Nowego pacjenta zakładasz bez wychodzenia z okna. Sekcja Dane nowego pacjenta ma Imię, Nazwisko, Telefon i E-mail. Imię i nazwisko są obowiązkowe, kontakt nie — ale bez telefonu i bez adresu e-mail ta osoba nie dostanie przypomnienia o wizycie.
Wybierz specjalistę i rodzaj wizyty
Specjalista to lista osób przyjmujących w tym gabinecie. Rodzaj wizyty pochodzi z katalogu usług i podstawia czas trwania oraz cenę — pod spodem widać Cenę tej wizyty, a przy własnej stawce danej osoby etykietę Stawka terapeuty.
Ustal termin i przeczytaj oznaczenia godzin
Wypełniasz Datę, Godzinę rozpoczęcia i Czas trwania. Lista godzin sama oznacza kłopotliwe pozycje: (poza godzinami) znaczy poza grafikiem tej osoby, (termin zajęty) — że ma już wtedy inną wizytę.
Wybór takiej godziny nie blokuje formularza od razu. Heltio pokazuje ostrzeżenie, a dopiero zapis rozstrzyga, czy przejdzie. Jeśli szukasz czegokolwiek wolnego, sekcja Proponowane wolne terminy podpowiada najbliższe okna.
Dopisz notatkę i zapisz
Notatki przyjmują to, co ma zobaczyć osoba przyjmująca — powód wizyty, prośbę pacjenta, informację od recepcji. To nie jest dokumentacja medyczna; ta powstaje później, w aktywnej sesji.
Przycisk Utwórz wizytę kończy sprawę. Heltio kwituje Wizyta zarezerwowana.
Sprawdź, że wizyta faktycznie jest
Wizyta powinna być widoczna w trzech miejscach: w siatce kalendarza we właściwej godzinie, na liście wizyt i w historii wizyt w karcie pacjenta. Jeśli pacjent ma konto w portalu, zobaczy ją u siebie w zakładce Wizyty.
Kiedy coś nie działa
Ten termin koliduje z inną wizytą
Co to znaczy: Wybrana osoba ma już wizytę w tych godzinach, a gabinet nie zezwala na nakładanie się wizyt.
Poza godzinami pracy — przy zapisie trzeba będzie potwierdzić powód.
Co to znaczy: Godzina leży poza grafikiem tej osoby, a masz uprawnienie do wymuszenia rezerwacji.
Ten termin wykracza poza godziny pracy specjalisty.
Co to znaczy: To samo, ale bez uprawnienia do wymuszenia rezerwacji.
Godzina rozpoczęcia musi być w przyszłości.
Co to znaczy: Wybrana data i godzina już minęły.
Brak wolnych gabinetów — wizyta utworzona bez przypisanego gabinetu
Co to znaczy: Gabinet przydziela pokoje automatycznie, ale o tej porze wszystkie są zajęte.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykUmawiać może administrator gabinetu, recepcja i specjalista. Rezerwacja poza godzinami pracy wymaga osobnego uprawnienia — bez niego zamiast okna z powodem zobaczysz Nie można zarezerwować poza godzinami pracy — skontaktuj się z administratorem.
Powiązane
- Jak zaplanować serię wizyt — gdy pacjent przychodzi co tydzień.
- Dodawanie wizyty — pełny opis okna i wszystkich pól.
- Katalog usług — skąd bierze się czas trwania i cena.