Jak przenieść pacjentów z innego programu
Migrację wykonuje zespół Heltio. Co przygotować, w jakiej kolejności to idzie i czego przeniesienie nie obejmuje — bez kreatora, którego nie ma.
Przenosisz gabinet do Heltio i masz bazę pacjentów w poprzednim programie — MedFile, Proassist, arkuszu albo w papierze. Migrację wykonuje zespół Heltio. W panelu nie ma dziś ekranu, w którym wgrywasz plik samodzielnie. Nie musisz niczego przepisywać ręcznie; musisz się z nami umówić.
Jak to zrobić
Zdecyduj, co w ogóle przenosisz
Zanim poprosisz o eksport, ustal dwie rzeczy:
- Kogo przenosisz. Wszystkich pacjentów czy tylko tych, którzy byli u Ciebie w ostatnich dwóch latach? Przeniesienie bazy sprzed dziesięciu lat oznacza przetwarzanie danych, dla których trzeba mieć podstawę i którym trzeba zapewnić retencję.
- Jak głęboko. Sama kartoteka i historia wizyt to inna praca niż pełne notatki kliniczne z załącznikami. Powiedz nam, czego naprawdę potrzebujesz na start.
Poproś dotychczasowego dostawcę o pełny eksport
Potrzebujemy przede wszystkim: danych pacjentów wraz ze zgodami, historii wizyt ze statusami, notatek klinicznych i załączników.
Format nie jest krytyczny — pracowaliśmy już na eksportach arkuszowych i na plikach wymiany. Nie przerabiaj pliku samodzielnie i nie czyść formatów dat na własną rękę; łatwiej nam odczytać oryginał niż odgadnąć, co zostało poprawione.
Napisz do nas, zanim zaczniesz przyjmować pacjentów w Heltio
Migracja wpływa na termin uruchomienia, więc rozmawiamy o niej przed startem, nie po. Przy zgłoszeniu podaj nazwę poprzedniego programu oraz przybliżoną liczbę pacjentów i wizyt.
Poczekaj na przebieg kontrolny
Pierwszy przebieg jest wyłącznie kontrolny: liczymy wiersze i sprawdzamy spójność powiązań, nic nie zapisując. Dostajesz raport z tego, co się przeniesie i czego w eksporcie brakuje. Dopiero po Twojej akceptacji uruchamiamy zapis.
To jest moment, w którym warto zajrzeć w liczby. Jeśli w raporcie brakuje tysiąca wizyt, to znaczy, że eksport ich nie objął — a nie że przepadną w Heltio.
Dane przenoszą się etapami
Kolejno: gabinet wraz z pokojami i cennikiem, pacjenci wraz ze zgodami (polityka prywatności, marketing, przetwarzanie danych), cykle terapii, wizyty z zachowaniem statusów, notatki kliniczne wraz z kodami ICD-10, ICD-9 i ICF, na końcu załączniki.
Przebieg jest wznawialny — przerwana migracja podejmuje pracę tam, gdzie stanęła, i nie duplikuje tego, co już przeniesione.
Sprawdź próbkę, zanim ruszysz z pracą
Po migracji otwórz listę pacjentów i przejrzyj kilkanaście kart: czy zgadzają się dane kontaktowe, czy historia wizyt ma właściwe daty i statusy, czy załączniki się otwierają. Kilkanaście kart wybranych na chybił trafił wyłapie systematyczny błąd; jedna karta nie wyłapie niczego.
Zaproś pacjentów do portalu — po jednym
Nie ma wysyłki masowej zaproszeń. Rozłóż to w czasie i wysyłaj zaproszenie przy okazji wizyty, gdy pacjent ma telefon w ręku — zaproszenie jest ważne tylko 48 godzin. Szczegóły: jak zaprosić pacjenta do portalu.
Czego migracja nie obejmuje
- Certyfikatów P1. Konfiguracja gabinetu i tożsamości specjalistów przenosi się, ale plików certyfikatów przenieść się nie da — wgrywasz je sama w konfiguracji P1.
- Haseł pacjentów. Pacjenci zakładają dostęp do portalu od nowa.
- Rozliczeń z poprzedniego programu. Faktury wystawione w starym systemie zostają w starym systemie; w Heltio zaczynasz nową numerację. Dostęp do starego programu utrzymaj tak długo, jak wymaga tego księgowość.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuO migrację występuje właściciel albo administrator gabinetu — to on odpowiada za dane pacjentów jako administrator w rozumieniu RODO. Heltio przetwarza je na jego polecenie; szczegóły w powierzeniu przetwarzania.
Powiązane
- Przeniesienie bazy pacjentów — ta sama procedura w wersji referencyjnej.
- Eksport danych gabinetu — jak wyjść z Heltio, gdyby przyszło co do czego.
- Retencja danych — jak długo przechowujemy przeniesioną dokumentację.