Счёт-фактура не ушёл в KSeF
Счёт-фактура выставлен, но в колонке KSeF стоит «Отклонено» или «Офлайн-режим». Начинаете с состояния токена и выбранной среды, заканчиваете повторной отправкой.
Замечаете ли вы эти симптомы?
- В списке счетов-фактур колонка **KSeF** показывает **Отклонено** или **Офлайн-режим**
- Счёт-фактура висит в состоянии **Ожидает** дольше чем десяток минут
- В **Настройка KSeF → Состояние системы** поле **Состояние токена** красное
- Поле **Офлайн-очередь** растёт с каждым новым счётом-фактурой
- У счёта-фактуры нет ни номера KSeF, ни загруженного UPO
Отправкой в Национальную систему электронных фактур управляют три вещи: действующий токен, правильная среда и доступность самого KSeF. Почти любой затор сводится к первой из них — токен API KSeF выдаётся на срок и сам не продлевается.
Состояние счёта-фактуры вы читаете из колонки KSeF в списке счетов-фактур. Возможные значения: Ожидает, Отправлено, Принято, Отклонено, Офлайн-режим и Не относится. Наведите курсор на метку — подсказка договаривает остальное: у принятого номер KSeF и ссылку на UPO, у отклонённого — причину отказа прямо от Министерства финансов.
Как это сделать
Проверьте состояние токена
Откройте Настройка KSeF. Карточка Состояние системы содержит четыре поля: Последняя успешная сессия, Состояние токена, Офлайн-очередь и Среда.
Состояние токена принимает три значения: Действителен, Скоро истекает и Истёк или недействителен. Последнее останавливает любую отправку. Новый токен вы сформируете на портале KSeF — приложение подсказывает это прямо: «Сгенерируйте этот токен на портале KSeF в разделе „Ключи API“». Вставьте его в поле Токен API KSeF и сохраните. Когда токен уже сохранён, вы увидите Токен установлен и кнопку Заменить токен.
Подтвердите среду
Поле Среда говорит, куда уходят счета-фактуры: Sandbox (Тест) или Продакшн. Описание продакшна не оставляет сомнений: «Продакшн-KSeF. Отправленные сюда счета-фактуры имеют юридическую силу». Счёт-фактура, отправленный в песочницу, для налоговой не существует, хотя в Heltio выглядит принятым.
Токен привязан к среде. После переключения на продакшн загрузите продакшн-токен — токен из песочницы даст Истёк или недействителен.
Проверьте подключение
Кнопка Проверить подключение обращается к KSeF здесь и сейчас. Ответ звучит Подключение успешно. KSeF доступен. либо Ошибка подключения с текстом от шлюза Министерства. Это отличает «наш токен плох» от «KSeF не отвечает», прежде чем вы начнёте искать вину в отдельном счёте-фактуре.
Повторите зависшие отправки
Повторить неудавшиеся отправки берёт все выставленные счета-фактуры в состоянии Отклонено или Офлайн-режим и ставит их на повторную отправку. Об этом сообщает Неудавшиеся отправки поставлены в очередь.
Отдельный отклонённый счёт-фактуру вы повторите из его подсказки — там есть Отправить повторно.
Когда что-то не работает
Истёк или недействителен
Что это значит: Токен API KSeF потерял силу либо взят из другой среды, чем выбранная.
Ошибка подключения: {error}
Что это значит: Heltio не получило ответа от KSeF. Текст в скобках приходит от шлюза Министерства, а не от нас.
KSeF недоступен на момент выставления. Попытки: {schedule}. Срок: 7 дней.
Что это значит: Счёт-фактура возник, когда KSeF не отвечал, и был сохранён в офлайн-режиме.
Система KSeF отклонила этот счёт-фактуру. Выставьте корректировку, чтобы исправить и отправить повторно.
Что это значит: Документ дошёл, но не прошёл контроль на стороне Министерства — чаще всего из-за номера NIP покупателя либо повторённого номера счёта-фактуры.
Отправка в KSeF не требуется для этого покупателя.
Что это значит: Покупатель вне Польши либо документ, который KSeF не принимает.
У кого есть доступ
Админ кабинетаЭкран Настройка KSeF открывают только владелец и администратор кабинета. Человек без этого права увидит отказ с подсказкой обратиться к администратору. Список счетов-фактур и состояние отправки видит каждый, у кого есть доступ к расчётам.
Связанное
- Настройка KSeF — полная настройка подключения с нуля.
- Счета-фактуры и KSeF — выставление, корректировки и ящик входящих счетов-фактур.