В Heltio нет функции «скачать весь кабинет одним архивом». Вместо неё есть четыре отдельных экспорта, каждый рядом с теми данными, которых он касается. Почти любая реальная потребность — запрос пациента, проверка, бухгалтерия, переезд — закрывается одним из них.
Открыть GDPR (RODO) и конфиденциальность
Как это сделать
Данные одного пациента — из его карточки
Откройте карточку пациента и выберите Экспортировать данные пациента. Окно объясняет объём: «Будет сгенерирован полный экспорт данных, включающий персональные данные, историю визитов, программы и записи о согласиях. Экспорт соответствует ст. 15 GDPR (RODO).»
На выбор — Скачать как JSON и Скачать как PDF. PDF вы отдаёте пациенту в руки, JSON — когда пациент просит формат, пригодный для переноса в другое место.
Если запрос был формально зарегистрирован в модуле GDPR, используйте вместо этого действие Выполнить и создать копию у запроса: копия создаётся и сохраняется до закрытия запроса, а пациент скачивает её сам из центра конфиденциальности по кратковременной ссылке. Если копия не создастся, запрос останется открытым — намеренно.
Реестр операций обработки — для документации GDPR
Боковое меню → GDPR (RODO) и конфиденциальность, карточка Реестр операций обработки. Кнопка Скачать RoPA (JSON) формирует документ по ст. 30 GDPR, названный датой скачивания.
Журнал аудита — для проверок и разбирательств
Боковое меню → Журнал аудита. Задайте фильтры, затем нажмите Экспортировать и выберите JSON или CSV. Экспорт охватывает ровно то, что вы видите после фильтров, — поэтому сначала сузьте диапазон дат и только потом скачивайте.
Визиты — в электронную таблицу
Список визитов, отметьте строки, Экспортировать CSV. Окно показывает, сколько визитов попадёт в файл. Лимит — 1000 визитов на экспорт, а файл получает метку кодировки, совместимую с Excel, поэтому польские символы открываются правильно без возни с импортом текста.
Чего нет
Стоит знать, прежде чем строить на этом процесс:
- Нет экспорта всего кабинета — одного файла с пациентами, визитами, финансами и конфигурацией сразу.
- Нет экспорта списка счетов. Кнопка Экспортировать CSV в списке счетов существует, но отвечает сообщением Экспорт CSV в разработке. Данные для бухгалтерии вы выводите налоговым отчётом, а не этим списком.
- Нет расписания экспортов и отправки файлов на указанный адрес. Каждый экспорт запускает человек.
Отдельные пути, описанные в своих статьях, есть у расчётов с плательщиками: Расчёты со страховыми компаниями и Налоговый отчёт JPK.
Когда что-то не работает
Нет записей для экспорта
Что это значит: Фильтры журнала аудита не вернули ни одной строки — чаще всего слишком узкий диапазон дат.
Не удалось выполнить экспорт
Что это значит: Формирование файла было прервано на стороне сервера.
Максимум 1000 визитов на экспорт.
Что это значит: Отмечено больше визитов, чем вмещает один файл.
Не удалось экспортировать данные пациента. Попробуйте ещё раз.
Что это значит: Сбор полной карты не удался.
Не удалось сгенерировать документ RoPA.
Что это значит: Формирование реестра операций обработки было прервано.
У кого есть доступ
Админ кабинетаРеестр операций обработки, журнал аудита и экспорт карты пациента закреплены за владельцем и администратором кабинета. Страница GDPR и конфиденциальности отвечает остальной команде сообщением Нет доступа, а журнал аудита — Просматривать журнал аудита могут только владельцы и администраторы клиники. Экспорт визитов в таблицу — исключение: для него достаточно права просматривать визиты, поэтому его сделает и регистратура.
Каждый экспорт сам по себе является событием, записываемым в журнал аудита, — с фамилией человека, который его запустил. Это сделано намеренно: скачивание карты — обработка данных, и она должна оставлять след.
Связанные материалы
- Права субъекта данных — как вести запрос пациента от поступления до закрытия.
- Журнал аудита — что попадает в реестр и как его читать.
- Хранение данных — как долго данные вообще остаются.
- Налоговый отчёт JPK — данные для бухгалтерии.