Gdy wizytę płaci ubezpieczyciel, a nie pacjent, powstaje roszczenie. Roszczenia zbierasz przez cały okres rozliczeniowy, a potem grupujesz w partię rozliczeniową — jeden plik XLSX i jeden pakiet PDF wysyłany do ubezpieczyciela.
Ścieżka ma trzy stałe punkty: Ustawienia → Ubezpieczyciele (kto i w jakim układzie kolumn), Rozliczenia → Roszczenia (pojedyncze wizyty), Rozliczenia → Partie roszczeń (paczki do wysyłki).
Jak to zrobić
Dodaj ubezpieczyciela
Ustawienia → Ubezpieczyciele → Dodaj ubezpieczyciela. Okno ma trzy zakładki:
- Dane — Nazwa ubezpieczyciela, Kod, NIP, Adres, Numer konta (IBAN), E-mail rozliczeniowy.
- Szablon — Układ kolumn XLSX: przeciągasz kolumny w kolejności oczekiwanej przez ubezpieczyciela i wyłączasz zbędne. Dostępne są między innymi Nr polisy, PESEL, Data wizyty, Usługa, Kwota, Kod autoryzacji, Udział własny, plus kolumny niestandardowe.
- Rozliczenia — Cykl rozliczeniowy: tygodniowy, dwutygodniowy albo miesięczny.
Przycisk Kopiuj z szablonu tworzy ubezpieczyciela na podstawie gotowej konfiguracji.
Przypisz polisę pacjentowi
W karcie pacjenta, zakładka Ubezpieczenia, kliknij Dodaj ubezpieczenie. Podajesz Ubezpieczyciela, Numer polisy, Numer członkowski, Poziom pokrycia oraz daty Ważna od i Ważna do. Pole Ustaw jako główne ubezpieczenie decyduje, która polisa jest proponowana domyślnie.
Utwórz roszczenie z wizyty
Przy rozliczeniu wizyty użyj Rozlicz przez ubezpieczenie. Wybierasz polisę i uzupełniasz Kod autoryzacji, Numer skierowania, Datę skierowania, Kod wizyty, Kwotę roszczenia oraz Udział własny pacjenta. Heltio kwituje Roszczenie dodane.
Roszczenia oglądasz na dwa sposoby — jako Listę albo jako Kanban ze statusami: Szkic, Gotowe, W partii, Złożone, Opłacone, Częściowo opłacone, Odrzucone, Sporne, Anulowane.
Zbierz roszczenia w partię
Rozliczenia → Partie roszczeń → Nowa partia prowadzi przez cztery kroki: Ubezpieczyciel, Okres, Wybierz roszczenia, Podgląd i generowanie. Krok z roszczeniami pokazuje, ile pozycji jest gotowych w okresie i ile z nich zaznaczono.
Ostrzeżenie o brakujących kodach wizyt jest istotne — mówi wprost, że „XLSX może zostać odrzucony przez ubezpieczyciela". Uzupełnij kody, zanim wygenerujesz partię.
Generuj partię tworzy pliki; potem pobierasz XLSX i pakiet PDF.
Śledź losy partii
Szczegóły partii mają Historię statusów: Szkic → Wyeksportowana → Złożona → Rozliczona. Po wysyłce użyj Oznacz jako złożone, a po wpływie pieniędzy — Oznacz jako rozliczone.
Roszczenie odrzucone przez ubezpieczyciela możesz przenieść na pacjenta akcją Konwertuj na fakturę dla pacjenta — powstaje szkic faktury, a roszczenie pozostaje odrzucone.
Kiedy coś nie działa
Nie można rozliczyć partii: część roszczeń nie jest jeszcze w stanie terminalnym (Opłacone, Częściowo opłacone lub Odrzucone).
Co to znaczy: W partii są roszczenia, o których losie ubezpieczyciel jeszcze nie rozstrzygnął.
Nie można anulować rozliczonej partii.
Co to znaczy: Partia została już zamknięta jako rozliczona.
Brak gotowych roszczeń w tym okresie.
Co to znaczy: Kreator nie znalazł roszczeń o statusie Gotowe w wybranym zakresie dat.
Ten ubezpieczyciel ma powiązane roszczenia i nie może zostać usunięty.
Co to znaczy: Do ubezpieczyciela przypisane są roszczenia, więc usunięcie zabrałoby historię rozliczeń.
Brak aktywnych ubezpieczycieli.
Co to znaczy: Kreator partii nie ma z kim rozliczać — lista ubezpieczycieli jest pusta albo wszyscy są nieaktywni.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu RecepcjaUbezpieczycieli i układ kolumn konfiguruje administrator. Dodawanie polis, tworzenie roszczeń i prowadzenie partii wykonuje także recepcja. Cały moduł należy do planu obejmującego rozliczenia z ubezpieczycielami — bez niego pozycje Roszczenia i Partie roszczeń nie pojawią się w menu.
Powiązane
- Faktury i KSeF — odrzucone roszczenie może stać się fakturą dla pacjenta.
- Cennik usług — kwota roszczenia bierze się z ceny usługi.
- Raporty finansowe — raport Ubezpieczenia pokazuje, ile czeka u ubezpieczycieli.
- Karta pacjenta — tam mieszkają polisy.
Powiązane funkcje
Faktury i KSeF
Wystawianie faktur, proform i korekt, wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur oraz Skrzynka KSeF z fakturami od dostawców. Numeracja, dane sprzedawcy i podstawa zwolnienia z VAT ustawiane są raz, w Rozliczeniach.
Cennik usług
Katalog usług gabinetu — cena, czas trwania, stawka VAT, widoczność w rezerwacji online i wyjątki cenowe dla pojedynczych terapeutów. Z tego katalogu biorą cenę kalendarz, faktury i pakiety.
Raporty finansowe
Osiem raportów pod jednym adresem — przychody, zaległości, przepływy pieniężne, prowizje, podsumowanie VAT, ubezpieczenia, pakiety i portfele — z filtrami, wykresem, tabelą i eksportem do XLSX lub PDF.
Karta pacjenta
Kartoteka jednej osoby — dane osobowe, profil kliniczny, historia notatek, pomiary, zgody, opiekunowie i rozliczenia, w zakładkach po lewej stronie.