Recepcja obsługuje w Heltio trzy rzeczy: kto i kiedy przychodzi, kto już czeka, i kto ile zapłacił. Po trzech posiedzeniach przy komputerze umiesz zapisać wizytę, zameldować pacjenta i przyjąć płatność.
Twoja rola nazywa się Asystent / Recepcja i celowo nie widzi treści dokumentacji medycznej — notatek klinicznych, pomiarów ani podsumowań wizyt. To nie jest niedopatrzenie — dostęp do dokumentacji ma tylko osoba, która ją prowadzi. Plany terapeutyczne możesz podejrzeć, ale ich nie tworzysz ani nie zmieniasz.
Jak to zrobić
Dzień 1 — pulpit recepcji, wizyty, meldowanie
Recepcja to ekran na cały dzień pracy. Trzyma go się otwartym, bo odświeża się sam. Sekcje: Poczekalnia, Grafik zespołu · dziś, Dla recepcji (sprawy zostawione przez specjalistów, z przyciskami Zadzwoń i Załatwione), Rezerwacje online, Lista oczekujących (gdy ktoś odwoła wizytę, pojawiają się tu Zwolnione terminy z pasującymi osobami i przyciskiem Umów na ten termin), Płatności dziś i Do rozliczenia.
Wizytę zapisujesz z Kalendarza — kliknięciem w wolne miejsce w siatce (specjalistę wybierasz w formularzu) albo przyciskiem Nowa wizyta. Skrót N otwiera ten sam formularz na ekranie kalendarza. Pacjenta znajdziesz po nazwisku, adresie e-mail albo telefonie; nowa karta wymaga imienia i nazwiska, reszta jest opcjonalna — ale telefon wpisz od razu, bo bez niego pacjent nie dostanie SMS-a. Cykle w rodzaju „co wtorek przez osiem tygodni" zapisujesz jako wizytę cykliczną.
Wizytę przekładasz, przeciągając ją w Kalendarzu na inny termin — wizytę każdego specjalisty, nie tylko jednego; w widoku sal przeciągnięcie do innej kolumny zmienia salę. Okno szczegółów wizyty pozwala ją potwierdzić (Potwierdź wizytę), przesunąć godzinę cyklu od wybranego terminu i odwołać (Anuluj wizytę) — przy wizycie cyklicznej wybierasz, czy odwołujesz tylko to wystąpienie, czy także kolejne. Nową kartę zakładasz z okna nowej wizyty albo przyciskiem Dodaj pacjenta na liście Pacjenci. W karcie pacjenta przycisk Edytuj pacjenta pozwala poprawić telefon, e-mail, adres, PESEL i datę urodzenia — od poprawnego numeru zależy, czy pacjent dostanie przypomnienie.
Gdy pacjent przychodzi, klikasz Zamelduj — trafia do Poczekalni, a specjalista widzi, że ktoś na niego czeka. Wezwij do gabinetu oznacza moment wejścia. Jeśli w poczekalni stoi tablet, pacjent melduje się sam, podając pięć ostatnich cyfr numeru PESEL. Kogoś, kto nie dotarł, oznaczasz przyciskiem Oznacz nieobecność; termin zwalnia się wtedy dla listy oczekujących.
Dwójka na rysunku odpowiada na pytanie, kto jest i kto ma przyjść: na górze Poczekalnia, pod nią Grafik zespołu · dziś. Prawa kolumna, czwórka, zbiera sprawy do załatwienia: Dla recepcji, Rezerwacje online, Lista oczekujących, a pod nimi pieniądze — Płatności dziś i Do rozliczenia.
Dzień 2 — kasa dnia
Płatności otwierasz odnośnikiem Kasa w karcie Płatności dziś na pulpicie Recepcji — w menu bocznym tej pozycji nie masz. To ekran jednego dnia: Przyjęte dziś, Do pobrania dziś, Zaległości i Metody dziś. Panel Do pobrania teraz wypisuje zameldowanych pacjentów z nierozliczoną wizytą; każdy wiersz ma Karta / BLIK i Gotówka, więc zwykle wystarczy potwierdzić podstawioną kwotę.
Przycisk Przyjmij płatność otwiera to samo okno bez podstawionego pacjenta. Metody: Gotówka, Przelew bankowy, Terminal kartowy — BLIK i kartę przyjmujesz terminalem. Wizyta pokryta karnetem ma zamiast kwoty znacznik z pakietu i nie wymaga wpłaty. Nadpłatę, którą pacjent chce zostawić na przyszłość, zapisujesz jako doładowanie portfela.
Pacjentowi, którego dziś nie ma, wysyłasz Przypomnij SMS — wiadomość z odnośnikiem do zapłaty. Zmianę zamykasz kartą Raport kasowy do zamknięcia zmiany: pokazuje gotówkę w kasie, którą porównujesz z szufladą.
Dzień 3 — faktury i wiadomości
Faktur nie wystawiasz — robi to specjalista, administrator albo właściciel, a pozycji Faktury nie ma w Twoim menu. Ty przekazujesz im zrealizowane wizyty: pilnujesz, żeby wizyta była zakończona i rozliczona w kasie, a specjalista zaciąga ją do faktury przyciskiem Dodaj z wizyt. Szczegóły dla osób wystawiających: faktury i KSeF.
Wiadomości do pacjenta wysyłasz SMS-em albo e-mailem z gotowych szablonów przygotowanych przez administratora.
Czego jeszcze nie ma
Paragonów fiskalnych nie wystawisz dziś z Heltio: ekran Fiskalizacja, na którym podłącza się kasę online, jest wyłączony. Lista Paragony fiskalne działa, ale dopóki kasa nie jest podłączona, gabinet fiskalizuje sprzedaż poza aplikacją. Szczegóły: paragony fiskalne.
Kiedy coś nie działa
Przybycie zostało już zgłoszone.
Co to znaczy: Pacjent zameldował się wcześniej — sam na tablecie w poczekalni albo ktoś z zespołu zrobił to przed Tobą.
Faktura jest już zapłacona
Co to znaczy: Wpłatę zarejestrowano wcześniej — na przykład specjalista rozliczył wizytę u siebie, zanim pacjent doszedł do recepcji.
Kwota przekracza pozostałą sumę do zapłaty.
Co to znaczy: Wpisana kwota jest większa niż to, co zostało do zapłaty za wizytę.
Limit wysyłek osiągnięty.
Co to znaczy: Odnośnik do zapłaty poszedł do tego pacjenta trzy razy w ciągu doby.
Recepcja nie jest dostępna dla Twojej roli
Co to znaczy: Konto ma w tym gabinecie rolę bez dostępu do pulpitu recepcji.
Kto ma dostęp
Rola Asystent / Recepcja umawia, przekłada, potwierdza i odwołuje wizyty, melduje pacjentów i oznacza nieobecność, zakłada nowe karty pacjentów i poprawia w nich dane kontaktowe, przyjmuje płatności. Nie wystawia faktur, nie robi zwrotów, nie rozpoczyna ani nie kończy wizyty i nie zapisuje dokumentacji — notatek, pomiarów, wywiadu, profilu klinicznego ani pola Notatki w karcie pacjenta. Te czynności wykonuje właściciel, administrator albo specjalista. Pełna tabela: role i uprawnienia.
Powiązane
- Dodawanie wizyty — trzy drogi do zapisania pacjenta.
- Płatności — kasa dnia — cały ekran, panel po panelu.
- Faktury i KSeF — wystawianie, korekty i skrzynka.
- Tryb kiosku — tablet, na którym pacjent melduje się sam.