Recepcja obsługuje w Heltio trzy rzeczy: kto i kiedy przychodzi, kto już czeka, i kto ile zapłacił. Po trzech posiedzeniach przy komputerze umiesz zapisać wizytę, zameldować pacjenta, przyjąć płatność i wystawić fakturę.
Twoja rola nazywa się Asystent / Recepcja i celowo nie widzi notatek klinicznych ani planów terapeutycznych. To nie jest niedopatrzenie — dostęp do dokumentacji medycznej ma tylko osoba, która ją prowadzi.
Jak to zrobić
Dzień 1 — pulpit recepcji, wizyty, meldowanie
Recepcja to ekran na cały dzień pracy. Trzyma go się otwartym, bo odświeża się sam. Sekcje: Poczekalnia, Grafik zespołu · dziś, Rezerwacje online, Lista oczekujących, Płatności dziś i Do rozliczenia.
Wizytę zapisujesz z Kalendarza — kliknięciem w wolne miejsce w kolumnie specjalisty albo przyciskiem Nowa wizyta. Skrót N otwiera ten sam formularz z dowolnego miejsca w panelu. Pacjenta znajdziesz po nazwisku, adresie e-mail albo telefonie; nowa karta wymaga imienia, nazwiska i jednego kanału kontaktu, reszta jest opcjonalna. Cykle w rodzaju „co wtorek przez osiem tygodni" zapisujesz jako wizytę cykliczną.
Gdy pacjent przychodzi, klikasz Zamelduj — trafia do Poczekalni, a specjalista widzi, że ktoś na niego czeka. Wezwij do gabinetu oznacza moment wejścia. Jeśli w poczekalni stoi tablet, pacjent melduje się sam, podając pięć ostatnich cyfr numeru PESEL. Kogoś, kto nie dotarł, oznaczasz przyciskiem Oznacz nieobecność; termin zwalnia się wtedy dla listy oczekujących.
Górny pas, dwójka na rysunku, odpowiada na pytanie kto jest i kto ma przyjść: Poczekalnia, Grafik zespołu · dziś i Rezerwacje online. Dół, czwórka, mówi o pieniądzach: Płatności dziś i Do rozliczenia.
Dzień 2 — kasa dnia
Płatności to ekran jednego dnia: Przyjęte dziś, Do pobrania dziś, Zaległości i Metody dziś. Panel Do pobrania teraz wypisuje zameldowanych pacjentów z nierozliczoną wizytą; każdy wiersz ma Karta / BLIK i Gotówka, więc zwykle wystarczy potwierdzić podstawioną kwotę.
Przycisk Przyjmij płatność otwiera to samo okno bez podstawionego pacjenta. Metody: Gotówka, Przelew bankowy, Terminal kartowy, BLIK, Karta, Przelewy24. Wizyta pokryta karnetem ma zamiast kwoty znacznik z pakietu i nie wymaga wpłaty. Nadpłatę, którą pacjent chce zostawić na przyszłość, zapisujesz jako doładowanie portfela.
Pacjentowi, którego dziś nie ma, wysyłasz Przypomnij SMS — wiadomość z odnośnikiem do zapłaty. Zmianę zamykasz kartą Raport kasowy do zamknięcia zmiany: pokazuje gotówkę w kasie, którą porównujesz z szufladą.
Dzień 3 — faktury i wiadomości
Faktury → Nowa faktura. Wybierasz typ dokumentu (faktura, proforma, korekta) i nabywcę: Pacjent, Firma, Ubezpieczyciel albo Anonimowy. Przycisk Dodaj z wizyt zaciąga zrealizowane wizyty pacjenta zamiast przepisywania pozycji ręcznie. Zapisz jako szkic odkłada dokument, Wystaw fakturę zamyka go i wysyła do KSeF.
Trzy statusy chodzą osobno i warto je rozróżniać: dokumentu (Szkic, Wystawiona, Anulowana), płatności (Nieopłacona, Częściowa, Opłacona, Przeterminowana) i KSeF (Oczekuje, Wysłana, Przyjęta, Odrzucona, Tryb offline, Nie wymagane). Faktura może być opłacona i wciąż czekać na przyjęcie przez KSeF.
Wystawionej faktury się nie edytuje — wystawiasz Korektę z wypełnioną Przyczyną korekty. Faktury od dostawców odbierasz w Skrzynce KSeF.
Wiadomości do pacjenta wysyłasz SMS-em albo e-mailem z gotowych szablonów przygotowanych przez administratora.
Czego jeszcze nie ma
Paragonów fiskalnych nie wystawisz dziś z Heltio: ekran Fiskalizacja, na którym podłącza się kasę online, jest wyłączony. Lista Paragony fiskalne działa, ale dopóki kasa nie jest podłączona, gabinet fiskalizuje sprzedaż poza aplikacją. Szczegóły: paragony fiskalne.
Kiedy coś nie działa
Przybycie zostało już zgłoszone.
Co to znaczy: Pacjent zameldował się wcześniej — sam na tablecie w poczekalni albo ktoś z zespołu zrobił to przed Tobą.
Faktura jest już zapłacona
Co to znaczy: Wpłatę zarejestrowano wcześniej — na przykład specjalista rozliczył wizytę u siebie, zanim pacjent doszedł do recepcji.
Kwota przekracza pozostałą sumę do zapłaty.
Co to znaczy: Wpisana kwota jest większa niż to, co zostało do zapłaty za wizytę.
Limit wysyłek osiągnięty.
Co to znaczy: Odnośnik do zapłaty poszedł do tego pacjenta trzy razy w ciągu doby.
Recepcja nie jest dostępna dla Twojej roli
Co to znaczy: Konto ma w tym gabinecie rolę bez dostępu do pulpitu recepcji.
Kto ma dostęp
Rola Asystent / Recepcja umawia i przekłada wizyty, melduje pacjentów, przyjmuje płatności i prowadzi kartoteki. Nie zakłada nowej karty pacjenta, nie odwołuje wizyt, nie wystawia faktur, nie robi zwrotów i nie otwiera notatek klinicznych — te czynności wykonuje właściciel, administrator albo specjalista. Pełna tabela: role i uprawnienia.
Powiązane
- Dodawanie wizyty — trzy drogi do zapisania pacjenta.
- Płatności — kasa dnia — cały ekran, panel po panelu.
- Faktury i KSeF — wystawianie, korekty i skrzynka.
- Tryb kiosku — tablet, na którym pacjent melduje się sam.