Co ustawić w pierwszym tygodniu
Kolejność, w jakiej warto uruchamiać nowy gabinet — od danych na fakturę po pierwszą prawdziwą wizytę. Bez tego, czego nie musisz robić od razu.
Gabinet jest zaakceptowany, konto działa — i teraz trzeba zdecydować, co ustawić najpierw. Ta lista ma sens jako kolejność, bo każdy kolejny krok korzysta z poprzedniego: bez katalogu usług nie ma czasu trwania wizyty, bez grafiku nie ma wolnych terminów, bez terminów nie ma czego umawiać.
Jak to zrobić
Uzupełnij dane gabinetu
Ustawienia → Informacje o klinice. Pełna nazwa, NIP, REGON, adres, telefon i numer rachunku bankowego. Te dane wchodzą na każdą fakturę i każdy paragon, więc poprawiaj je teraz, a nie po wystawieniu pierwszego dokumentu.
Przy okazji Profil praktyki — Fizjoterapia, Osteopatia, obie albo terapie komplementarne. Ten wybór decyduje, jaka karta wizyty i jaki tryb notatki są domyślne.
Dodaj usługi
Ustawienia → Usługi. Każda pozycja niesie nazwę, czas trwania i cenę — to z niej okno Nowa wizyta bierze długość wizyty i kwotę. Usługa bez ceny da wizytę bez kwoty, której nie da się potem rozliczyć bez ręcznej poprawki.
Katalog zaczyna pusty. Zacznij od trzech–czterech usług, które faktycznie sprzedajesz najczęściej; resztę dopiszesz, gdy się pojawi.
Ustaw grafik pracy
Harmonogram to godziny, w których przyjmujesz. Bez nich lista godzin w oknie Nowa wizyta oznaczy każdą pozycję jako (poza godzinami), a rezerwacja online nie pokaże pacjentowi żadnego terminu.
Jeśli pracujesz w kilku gabinetach fizycznych, dopisz je w Ustawienia → Gabinety. Przy jednym pomieszczeniu ten krok możesz pominąć.
Zaproś zespół
Ustawienia → Członkowie zespołu → Zaproś członka. Podajesz Adres e-mail, Rolę i opcjonalnie Specjalizację. Role personelu to między innymi Właściciel, Administrator, Specjalista i Asystent / Recepcja.
Po wysłaniu zobaczysz Zaproszenie wysłane. Osoba musi je zaakceptować, aby dołączyć do kliniki.
Wprowadź pierwszych pacjentów
Pacjenci → Dodaj pacjenta, albo od razu z okna Nowa wizyta przyciskiem + Nowy pacjent. Na start wystarczą imię, nazwisko, telefon i adres e-mail — resztę uzupełnisz przy pierwszej wizycie.
Masz bazę w innym programie? Nie przepisuj jej ręcznie i nie licz na kreator wgrywania pliku — przeniesienie robi zespół Heltio, a rozmowę o tym zacznij, zanim zaczniesz przyjmować pacjentów w Heltio.
Przygotuj szablony notatek
Ustawienia → Szablony notatek. Heltio ma Szablony systemowe, których nie da się edytować ani wyłączyć — żeby dostosować taki szablon, użyj Duplikuj i popraw kopię.
Nie buduj idealnego szablonu w pierwszym dniu. Popisz dwa tygodnie na tym, co jest, i zobacz, co dopisujesz ręcznie za każdym razem — to jest materiał na własny szablon.
Przejdź całą ścieżkę na jednej prawdziwej wizycie
Ostatni krok to przejście przez pełny cykl: umówienie wizyty, zameldowanie pacjenta, otwarcie aktywnej sesji, napisanie i podpisanie notatki, wystawienie dokumentu. Pierwszy raz zajmie kilka razy więcej czasu niż kolejne. Notuj, co Cię zatrzymało — to jest lista rzeczy do poprawienia w ustawieniach.
Co możesz odłożyć
- KSeF — konfiguracja jest potrzebna przed pierwszą fakturą dla firmy, nie przed pierwszą wizytą. Patrz Konfiguracja KSeF.
- Karnety, vouchery i płatności online — dokładasz je, gdy pojawi się pierwszy pacjent, który chce zapłacić z góry.
- Rezerwacja online i publiczny profil — mają sens dopiero wtedy, gdy grafik jest realny. Puste godziny w publicznym kalendarzu szkodzą bardziej niż brak kalendarza.
- Funkcje AI i integracja z P1 — osobne wdrożenia, każde z własnymi warunkami.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuWszystkie kroki poza wprowadzaniem pacjentów wymagają uprawnień właściciela albo administratora gabinetu. Specjalista i recepcja mogą umawiać wizyty i prowadzić pacjentów od pierwszego dnia.
Powiązane
- Jak umówić pacjenta na wizytę — pierwsza czynność, którą wykona cały zespół.
- Demo Heltio — gotowe gabinety z danymi, na których przećwiczysz wszystko bez ryzyka.
- Ustawienia — przegląd — pełna mapa stron ustawień.