Heltio nie ma funkcji „pobierz cały gabinet jako archiwum". Zamiast tego są cztery osobne eksporty, każdy przy danych, których dotyczy. Prawie każda realna potrzeba — wniosek pacjenta, kontrola, księgowość, przenosiny — zamyka się jednym z nich.
Jak to zrobić
Dane jednego pacjenta — z jego karty
Otwórz kartę pacjenta i wybierz Eksportuj dane pacjenta. Okno tłumaczy zakres: „Zostanie wygenerowany pełny eksport danych, obejmujący dane osobowe, historię wizyt, programy i rekordy zgód. Eksport jest zgodny z art. 15 RODO."
Do wyboru Pobierz jako JSON i Pobierz jako PDF. PDF dajesz pacjentowi do ręki, JSON — gdy pacjent prosi o format nadający się do przeniesienia gdzie indziej.
Gdy wniosek został formalnie zarejestrowany w module RODO, użyj zamiast tego akcji Zrealizuj i przygotuj kopię przy wniosku: kopia powstaje i zapisuje się przed zamknięciem wniosku, a pacjent pobiera ją sam z centrum prywatności przez krótkotrwały odnośnik. Jeśli kopia się nie utworzy, wniosek zostaje otwarty — celowo.
Rejestr czynności przetwarzania — do dokumentacji RODO
Menu boczne → RODO i prywatność, karta Rejestr czynności przetwarzania. Przycisk Pobierz RCP (JSON) generuje dokument zgodny z art. 30 RODO, nazwany datą pobrania.
Dziennik audytu — do kontroli i wyjaśnień
Menu boczne → Dziennik audytu. Ustaw filtry, potem Eksportuj i wybierz JSON albo CSV. Eksport obejmuje dokładnie to, co widzisz po filtrach — więc najpierw zawęź zakres dat, a dopiero potem pobieraj.
Wizyty — do arkusza kalkulacyjnego
Lista wizyt, zaznacz wiersze, Eksportuj CSV. Okno pokazuje, ile wizyt pójdzie do pliku. Limit to 1000 wizyt na eksport, a plik dostaje znacznik kodowania zgodny z Excelem, więc polskie znaki otwierają się poprawnie bez kombinowania z importem tekstu.
Czego nie ma
Warto wiedzieć, zanim zaplanujesz na tym proces:
- Nie ma eksportu całego gabinetu — jednego pliku z pacjentami, wizytami, finansami i konfiguracją naraz.
- Nie ma eksportu listy faktur. Przycisk Eksportuj CSV na liście faktur istnieje, ale odpowiada komunikatem Eksport CSV jest w przygotowaniu. Dane do księgowości wyprowadzasz raportem podatkowym, nie tą listą.
- Nie ma harmonogramu eksportów ani wysyłki plików na wskazany adres. Każdy eksport uruchamia człowiek.
Osobne ścieżki, opisane w swoich artykułach, mają rozliczenia z płatnikami: Eksport i zasilenie NFZ oraz Raport podatkowy JPK.
Kiedy coś nie działa
Brak rekordów do eksportu
Co to znaczy: Filtry dziennika audytu nie zwróciły ani jednego wiersza — najczęściej zbyt wąski zakres dat.
Eksport nie powiódł się
Co to znaczy: Generowanie pliku zostało przerwane po stronie serwera.
Maksymalnie 1000 wizyt na eksport.
Co to znaczy: Zaznaczono więcej wizyt, niż mieści jeden plik.
Nie udało się wyeksportować danych pacjenta. Spróbuj ponownie.
Co to znaczy: Zebranie pełnej kartoteki nie powiodło się.
Nie udało się wygenerować dokumentu RCP.
Co to znaczy: Generowanie rejestru czynności przetwarzania zostało przerwane.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuRejestr czynności przetwarzania, dziennik audytu i eksport kartoteki pacjenta są zastrzeżone dla właściciela i administratora gabinetu. Strona RODO i prywatność odpowiada reszcie zespołu komunikatem Brak dostępu, a dziennik audytu — Tylko właściciele i administratorzy kliniki mogą przeglądać dziennik audytu. Eksport wizyt do arkusza jest wyjątkiem: wystarczy do niego prawo do przeglądania wizyt, więc zrobi go także recepcja.
Każdy eksport jest sam w sobie zdarzeniem zapisywanym w dzienniku audytu — z nazwiskiem osoby, która go uruchomiła. To celowe: pobranie kartoteki jest przetwarzaniem danych i musi zostawiać ślad.
Powiązane
- Prawa podmiotu danych — jak prowadzić wniosek pacjenta od wpływu do zamknięcia.
- Dziennik audytu — co trafia do rejestru i jak go czytać.
- Retencja danych — jak długo dane w ogóle zostają.
- Raport podatkowy JPK — dane do księgowości.