Heltio nie ma osobnego ekranu dla osoby, która przyszła bez rezerwacji. Wizytę zakładasz tak samo jak każdą inną — w kalendarzu — a cała różnica zaczyna się przy pieniądzach: należność pobierasz od razu, przy biurku, kodem QR na telefon pacjenta albo na urządzeniu recepcji.
Jak to zrobić
Załóż wizytę w kalendarzu
Kliknij wolne miejsce w siatce i wypełnij formularz nowej wizyty — pacjent, usługa, godzina. Jeśli osoby nie ma jeszcze w kartotece, załóż ją najpierw. Cała procedura jest w artykule dodawanie wizyty.
Zamelduj przybycie
Wróć na Recepcję i użyj Zamelduj w kolumnie Zaraz przyjdą. Osoba przenosi się do poczekalni, a specjalista widzi, że ktoś czeka.
Otwórz Pobierz płatność
W kalendarzu kliknij wizytę prawym przyciskiem myszy i wybierz Pobierz płatność…. Pozycja pojawia się tylko wtedy, gdy gabinet ma włączone płatności online, masz uprawnienie do przyjmowania wpłat, a wizyta jest zaplanowana, potwierdzona, w trakcie albo zakończona.
Ustaw kwotę i sposób
Okno Pobierz płatność ma pole Kwota z podpowiedzią Domyślnie cena usługi i wybór Sposób płatności:
- Telefon pacjenta (QR) — kod na ekranie recepcji, pacjent skanuje własnym telefonem.
- Kiosk na tym urządzeniu — to urządzenie przechodzi do Przelewy24 i pacjent płaci na nim.
Zatwierdzasz przyciskiem Dalej.
Poczekaj na potwierdzenie
Przy kodzie QR otwiera się okno Pokaż pacjentowi ten kod QR z podpisem Oczekiwanie na płatność…. Gdy pieniądze wpłyną, pojawia się Zapłacone ✓ i okno zamyka się samo. Jeśli aparat nie czyta kodu, użyj Skopiuj link i wyślij adres pacjentowi. Nieudana albo porzucona próba kończy się napisem Płatność nieudana lub anulowana i przyciskiem Spróbuj ponownie.
Przy wyborze kiosku to urządzenie wraca po zapłacie na ekran Płatność otrzymana albo Płatność nie została zrealizowana z przyciskiem Wróć do kalendarza.
Albo weź gotówkę lub kartę
Jeśli gabinet nie ma płatności online, przyjmij należność ręcznie. Przycisk Płatność przy osobie w poczekalni otwiera Rozliczenie wizyty; sekcja Płatność ręczna przyjmuje Gotówkę, Terminal kartowy i Przelew, a Voucher rozliczysz kodem. Zapis potwierdza Wizyta rozliczona w całości. albo — przy dopłacie — Zarejestrowano płatność. z pozostałą kwotą.
Kiedy coś nie działa
Płatności online są wyłączone dla tej kliniki.
Co to znaczy: Gabinet nie ma włączonych płatności online, więc kod QR i kiosk nie działają.
Nie można jeszcze włączyć płatności online — konto rozliczeniowe tej kliniki nie przeszło weryfikacji (KYC).
Co to znaczy: Operator płatności nie zakończył weryfikacji gabinetu, więc przełącznika nie da się włączyć.
Ta wizyta jest już opłacona.
Co to znaczy: Za tę wizytę wpłynęła już pełna kwota — przy rezerwacji albo z drugiego stanowiska.
Nie można pobrać płatności za anulowaną wizytę.
Co to znaczy: Wizyta została anulowana, więc nie ma za co pobierać pieniędzy.
Nie można pobrać płatności za nieobecność przez Pobierz płatność.
Co to znaczy: Wizyta jest oznaczona jako nieobecność. Opłatę za nieobecność nalicza polityka gabinetu, nie ten przycisk.
Wizyta oczekuje na pierwszą płatność. Poczekaj na potwierdzenie lub anuluj.
Co to znaczy: Rezerwacja czeka na wynik płatności zrobionej wcześniej — dwie równoległe próby zapłaty za tę samą wizytę są odrzucane.
Płatność nie została zrealizowana. Termin pozostaje bez zmian.
Co to znaczy: Pacjent przerwał płatność albo operator ją odrzucił.
Na tablecie w poczekalni osoba bez rezerwacji zobaczy pytanie Wizyta bez zapisania lub potrzebujesz pomocy? i odpowiedź Proszę zgłosić się do recepcji. — kiosk celowo nie zakłada wizyt samodzielnie.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykNależność przyjmuje każda z tych ról. Zwrot pieniędzy jest zastrzeżony dla właściciela i administratora gabinetu, a włączenie płatności online i weryfikacja konta rozliczeniowego — wyłącznie dla nich.
Powiązane
- Dodawanie wizyty — jak wizyta trafia do kalendarza.
- Pulpit recepcji — meldowanie i poczekalnia.
- Kasa dnia — gdzie ta wpłata się pojawi.
- Płatności w aplikacji — tryby płatności i zaliczki.
Powiązane funkcje
Dodawanie wizyty
Jak umówić pacjenta: kliknięcie w wolne miejsce na kalendarzu albo przycisk Nowa wizyta. Co znaczą ostrzeżenia o zajętym terminie i o godzinach pracy.
Pulpit recepcji — poczekalnia i dzień pracy
Jeden ekran na całą zmianę przy biurku: kto już czeka, kogo wezwać, kto dziś przyjmuje, jakie rezerwacje online przyszły i ile pieniędzy wpłynęło.
Kasa dnia — rozliczenie zmiany
Ekran Płatności w Rozliczeniach: ile wpłynęło od rana, od kogo trzeba jeszcze pobrać, kto zalega i ile gotówki zostaje w kasie na koniec zmiany.
Płatności online
Trzy tryby rozliczenia rezerwacji — płatność przy wizycie, zaliczka albo pełna przedpłata — z możliwością nadpisania dla pojedynczej usługi. Płatności obsługuje Przelewy24; Heltio nie dotyka danych karty pacjenta.
Przelewy24 — płatności online
Pacjent płaci za wizytę przy rezerwacji, a pieniądze idą na konto gabinetu przez Przelewy24. Wymaga dwóch kroków: zweryfikowanego konta wypłat i włączonych płatności online.