Recepcja to ekran, który zostaje otwarty przez całą zmianę. Nagłówek podaje dzień tygodnia, godzinę i liczbę wizyt w klinice dzisiaj; niżej widać poczekalnię, grafik zespołu, nowe rezerwacje online i pieniądze przyjęte od rana. Dane odświeżają się same, bez przeładowania strony.
To nie jest kalendarz. Kalendarz służy do układania terminów w przyszłości — Recepcja pokazuje wyłącznie dziś i wyłącznie to, co wymaga reakcji w ciągu najbliższych minut.
Jak to zrobić
Otwórz Recepcję
W menu bocznym wybierz Recepcja. Po prawej stronie nagłówka są dwa przyciski: Nowa wizyta i Walk-in. Oba przenoszą do kalendarza — pierwszy otwiera od razu formularz nowej wizyty.
Pod 1 stoją Nowa wizyta i Walk-in — oba przenoszą do kalendarza. Pod 2 — Poczekalnia: kolumna Zaraz przyjdą i osoby już zameldowane, czyli panel, który masz otwarty przez całą zmianę. Pod 4 — prawa kolumna z Rezerwacjami online, Płatnościami dziś i kafelkiem Do rozliczenia.
Zamelduj przybycie
W panelu Poczekalnia kolumna Zaraz przyjdą wypisuje najbliższe wizyty, na które nikt jeszcze nie dotarł. Przy każdej jest przycisk Zamelduj. Po kliknięciu Heltio potwierdza Zameldowano pacjenta, a osoba przenosi się do poczekalni z podpisem zameldowano i godziną oraz licznikiem czeka N min.
Wezwij do gabinetu
Karta osoby czekającej ma przycisk Wezwij do gabinetu. Po użyciu zmienia się w napis wezwano z godziną i przestaje działać — jedno wezwanie na wizytę. Heltio kwituje Wezwano pacjenta.
Odnotuj nieobecność
Ikona nieobecności pojawia się w wierszu Zaraz przyjdą dopiero wtedy, gdy godzina wizyty już minęła — wcześniej takie oznaczenie zostałoby odrzucone. Otwiera się okno Oznaczyć jako nieobecność? z ostrzeżeniem, że termin zwolni się dla listy oczekujących, a zasady gabinetu mogą naliczyć opłatę. Potwierdzasz przyciskiem Oznacz nieobecność.
Przyjmij pieniądze przy biurku
Przycisk Płatność — na karcie osoby czekającej i jako ikona w wierszu Zaraz przyjdą — otwiera panel Rozliczenie wizyty z ceną, kwotą Do zapłaty i wykazem tego, co już pokrywa wizytę: Przedpłata, Zaliczka, Karnet, Abonament, Portfel, Ubezpieczenie, Voucher. Stąd zapisujesz Płatność ręczną albo wysyłasz link.
Przy nazwisku w poczekalni widnieje mała ikona pokrycia: Opłacone, Zaliczka albo Ubezpieczenie. To podpowiedź z chwili rezerwacji, nie stan rozliczenia po wizycie.
Pilnuj grafiku i listy oczekujących
Grafik zespołu · dziś pokazuje kolumnę na każdą osobę, która dziś przyjmuje, z salą i liczbą wizyt. Puste okna są opisane jako wolne N min. Jeśli któreś pasuje komuś z listy oczekujących, pod grafikiem pojawia się pasek z propozycją i przycisk Zaproponuj termin — otwiera kalendarz z gotową rezerwacją dla tej osoby.
Kafelek Lista oczekujących wypisuje kilka pierwszych wpisów. Przycisk Wszyscy przenosi do kalendarza; pełną listę otwierasz tam z paska narzędzi.
Obsłuż rezerwacje online i zaległości
Rezerwacje online liczy nowe zgłoszenia. Akceptuj otwiera kalendarz z tym zgłoszeniem, Inny termin pozwala odrzucić je z opcjonalnym powodem — Heltio potwierdza Rezerwacja odrzucona.
Płatności dziś podaje sumę przyjętą od rana i ostrzega o zaległościach; Przypomnij wysyła prośbę o zapłatę. Kafelek Do rozliczenia zbiera zakończone wizyty, za które nikt jeszcze nie wziął pieniędzy. Odnośnik Kasa prowadzi do pełnego rozliczenia dnia.
Kiedy coś nie działa
Recepcja nie jest dostępna dla Twojej roli
Co to znaczy: Pulpit recepcji jest dostępny dla personelu gabinetu. Role pacjenckie i wyłącznie szpitalne go nie otwierają.
Nie udało się zameldować pacjenta
Co to znaczy: Przybycie zostało już zgłoszone z innego miejsca (kiosk, portal, drugie stanowisko) albo wizyta w międzyczasie zmieniła stan — została anulowana lub zakończona.
Nie udało się wezwać pacjenta
Co to znaczy: Wezwanie działa dopiero po zameldowaniu przybycia i tylko raz na wizytę.
Nie udało się oznaczyć nieobecności
Co to znaczy: Wizyta nie ma stanu, który pozwala na taką zmianę — jest już anulowana, zakończona albo jeszcze się nie zaczęła.
Brak e-maila i telefonu — nie można wysłać przypomnienia
Co to znaczy: Kartoteka nie ma ani adresu e-mail, ani numeru telefonu, więc nie ma czym wysłać prośby o zapłatę.
Nie udało się odrzucić rezerwacji
Co to znaczy: Zgłoszenie zostało już obsłużone gdzie indziej — zaakceptowane, odrzucone albo wycofane przez pacjenta.
Puste panele nie są usterką. Poczekalnia jest pusta, Brak nadchodzących wizyt, Nikt dziś nie przyjmuje, Brak nowych rezerwacji, Lista oczekujących jest pusta, Brak płatności dzisiaj i Brak wizyt do rozliczenia. oznaczają dokładnie to, co mówią.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu Recepcja PraktykRecepcja jest ekranem personelu gabinetu. Specjalista też ją otwiera — w małym gabinecie ta sama osoba prowadzi wizyty i obsługuje biurko. Role pacjenckie oraz role wyłącznie szpitalne nie widzą tej pozycji w menu i nie wejdą na nią adresem.
Kafelek Do rozliczenia jest widoczny tylko wtedy, gdy gabinet rozlicza wizyty w recepcji. Ustawienie istnieje po stronie danych, ale nie ma jeszcze własnego ekranu w aplikacji — domyślnie rozliczenie widać i u specjalisty, i w recepcji.
Powiązane
- Kasa dnia — pełne rozliczenie zmiany.
- Pacjent bez zapisu — przyjęcie i płatność na miejscu.
- Kiosk i samodzielne zameldowanie — tablet w poczekalni.
- Lista oczekujących — skąd biorą się propozycje terminów.
Powiązane funkcje
Tryb kiosku — pacjent melduje się sam
Tablet w poczekalni, na którym pacjent podaje pięć ostatnich cyfr numeru PESEL i melduje się na wizytę. Recepcja widzi go natychmiast w poczekalni.
Kalendarz — siatka tygodnia i widok listy
Główny ekran pracy gabinetu: siatka godzinowa całej doby na tydzień, przełączanie na listę wizyt, filtry, przenoszenie wizyt przeciągnięciem i blokowanie czasu.
Lista oczekujących
Kolejka osób, które chcą się umówić, ale nie ma dla nich terminu. Gdy ktoś odwoła wizytę, Heltio odzywa się do trzech pasujących osób z tej kolejki.
Kasa dnia — rozliczenie zmiany
Ekran Płatności w Rozliczeniach: ile wpłynęło od rana, od kogo trzeba jeszcze pobrać, kto zalega i ile gotówki zostaje w kasie na koniec zmiany.
Pacjent bez zapisu — przyjęcie i płatność na miejscu
Ktoś przychodzi bez rezerwacji. Jak założyć mu wizytę, pobrać należność kodem QR albo na urządzeniu recepcji i gdzie zobaczyć potwierdzenie.