Urlopy i absencje to miejsce, w którym nieobecność przestaje być ustaleniem w rozmowie, a staje się faktem widocznym w kalendarzu. Wniosek składa specjalista, decyzję podejmuje administrator, a Heltio przy zatwierdzaniu pokazuje wizyty, które wypadają w tym okresie.
Zwolnienia lekarskie prowadzi się osobno — nie są wnioskiem do rozpatrzenia, tylko faktem do odnotowania.
Jak to zrobić
Złóż wniosek
Złóż wniosek otwiera formularz z polami Typ, Data początkowa, Data końcowa i Powód (opcjonalnie). Do wyboru są trzy typy: Urlop wypoczynkowy, Urlop bezpłatny, Inna absencja.
Znacznik Urlop na żądanie oznacza wniosek składany na krótko przed terminem, zgodnie z Kodeksem pracy. Administrator może złożyć wniosek za kogoś — ma wtedy dodatkowe pole wyboru osoby.
Śledź stan wniosku
Zakładki to Oczekujące wnioski, Moje wnioski, Widok kalendarza i Liczniki. Wniosek przechodzi przez stany Złożony → Zatwierdzony albo Odrzucony, a w trakcie trwania nieobecności — Aktywny, po jej końcu Zakończony.
Widok kalendarza pokazuje Absencje zespołu w skali miesiąca, z legendą Zatwierdzone, Aktywne, Oczekujące. Liczniki sumują dni na osobę w danym roku.
Rozpatrz wniosek i rozwiąż kolizje
Administrator otwiera wniosek i widzi Nakładające się wizyty z ich liczbą — albo Brak nakładających się wizyt — można zatwierdzić. Przy każdej kolidującej wizycie wybierasz Rozwiązanie:
- Zachowaj bez zmian — wizyta zostaje, ktoś ją obsłuży.
- Anuluj i powiadom pacjenta.
- Przenieś wizytę (otwórz kreator) — po zatwierdzeniu Heltio poprosi o wybór nowego terminu.
- Przypisz do kolegi — ze wskazaniem osoby przejmującej.
Odrzucenie wymaga wpisania powodu — bez niego zobaczysz Powód jest wymagany przy odrzuceniu.
Zgłoś zwolnienie lekarskie
Ekran Zwolnienia lekarskie (L4) i przycisk Zgłoś zwolnienie. Formularz ma Datę początkową, opcjonalną Datę końcową, Numer ZUS L4 (opcjonalnie), Wystawcę (Lekarz, Pielęgniarka, Fizjoterapeuta, Samodzielnie zgłoszone) i powód.
Datę końcową zostawia się pustą, gdy nie jest jeszcze znana — zwolnienie ma wtedy stan Otwarte i etykietę Bez daty końcowej. Zamykasz je później przez Zamknij zwolnienie, podając Rzeczywistą datę końcową.
Umów się na zastępstwo
Gdy nieobecność jest krótka i chodzi o pojedyncze zmiany, zamiast urlopu użyj Zamian zmian: Zamiana parowana z konkretną osobą albo Otwarte zastępstwo, które może przejąć każdy z zespołu. Otwarte zastępstwa muszą być włączone w polityce gabinetu.
Kiedy coś nie działa
Nie możesz zatwierdzić własnego wniosku.
Co to znaczy: Osoba rozpatrująca jest jednocześnie wnioskodawcą.
Ten wniosek został już rozpatrzony.
Co to znaczy: Ktoś zdecydował wcześniej — najczęściej drugi administrator w tej samej chwili.
Data końcowa musi być nie wcześniejsza niż data początkowa.
Co to znaczy: Odwrócony zakres dat.
Nie udało się wczytać konfliktów.
Co to znaczy: Lista kolidujących wizyt nie doczytała się przy otwieraniu wniosku.
Funkcja grafiku pracy nie jest włączona dla tej placówki.
Co to znaczy: Gabinet nie ma włączonego modułu grafiku, a urlopy są jego częścią.
Zgłoszenie zwolnienia wymaga połączenia z internetem.
Co to znaczy: Próba zgłoszenia L4 z aplikacji mobilnej bez zasięgu.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu PraktykSpecjalista składa wnioski i zgłasza własne zwolnienie; widzi zakładkę Moje wnioski i Absencje zespołu. Administrator i właściciel zatwierdzają, odrzucają, składają wnioski za innych i prowadzą rejestr zwolnień. Nikt nie zatwierdza własnego wniosku. Każda decyzja zostawia ślad w dzienniku audytu.
Powiązane
- Grafik pracy specjalisty — jednodniowe odstępstwa dopisuj tam jako wyjątek, nie jako urlop.
- Dni świąteczne — zamknięcia dotyczące całego gabinetu.
- Lista wizyt — miejsce, w którym odwołujesz wizyty hurtem, jeśli nie zrobiłeś tego przy zatwierdzaniu.
Powiązane funkcje
Grafik pracy specjalisty
Szablon godzin pracy z cyklem wielotygodniowym, wyjątki na konkretne daty, kopiowanie grafiku do zespołu i ustawienie, ile z tego wolno zmienić samemu specjaliście.
Dni ustawowo wolne
Trzynaście polskich świąt jest w Heltio z góry, a gabinet jest w nie domyślnie zamknięty. Tu decydujesz, w które z nich mimo wszystko przyjmujesz.
Kalendarz — siatka tygodnia i widok listy
Główny ekran pracy gabinetu: siatka godzinowa całej doby na tydzień, przełączanie na listę wizyt, filtry, przenoszenie wizyt przeciągnięciem i blokowanie czasu.
Lista wizyt — filtry, wydruk i akcje na wielu wizytach
Tabelaryczny widok kalendarza: zawężanie po statusie, płatności i karcie wizyty, eksport do pliku CSV, przypomnienia i nieobecności zaznaczone hurtem, wydruk dnia lub tygodnia.