Asystent AI nagrywa dźwięk wizyty, zamienia go na tekst i układa w cztery pola notatki SOAP: Wywiad, Badanie, Ocena, Plan. Szkic czeka na Twoją weryfikację — nic nie trafia do dokumentacji, dopóki go nie zatwierdzisz.
To jedyna funkcja AI w Heltio, która wysyła na zewnątrz materiał bez anonimizacji. Notatki tekstowe są przed wysłaniem oczyszczane ze znaczników tożsamości; z dźwiękiem tak się nie da — nagranie idzie do usługi transkrypcji w takiej postaci, w jakiej powstało. Stąd dodatkowe warunki opisane niżej.
Jak to zrobić
Zaakceptuj umowę powierzenia w imieniu gabinetu
Ustawienia → Funkcje AI → Zobacz ujawnienie. Dokument Podmioty przetwarzające AI — Umowa powierzenia przetwarzania danych wymienia każdego dostawcę osobno wraz z regionem i zasadami retencji. Transkrypcję mowy prowadzi Google Cloud Speech-to-Text (Google Ireland Ltd., region UE) jako dostawca podstawowy, a OpenAI transcription (punkt końcowy UE) jako zapasowy — używany wyłącznie wtedy, gdy wybierze go Heltio.
Bez akceptacji serwer odmawia startu komunikatem „Zaakceptuj informację o przetwarzaniu danych przez AI przed użyciem Asystenta AI."
Zarejestruj zgodę pacjenta na nagrywanie
Otwórz aktywną sesję i rozwiń panel Asystent AI. Dopóki pacjent nie ma zgody, panel pokazuje Wymagana zgoda na nagrywanie. Kliknij Zarejestruj zgodę pacjenta i potwierdź w oknie, że pacjent wyraził ją ustnie. Po zapisaniu widnieje Zgoda na nagrywanie dźwięku zarejestrowana.
Szczegóły obu zgód — gabinetu i pacjenta — opisuje Zgody na przetwarzanie przez AI.
Rozpocznij nagrywanie
Wybierz Język nagrania — polski, angielski, ukraiński albo rosyjski. Zaznacz Pacjent ustnie wyraził zgodę na to nagranie. — dopiero wtedy Rozpocznij nagrywanie staje się aktywne. Zgoda w karcie nie zastępuje tego zaznaczenia; potwierdzasz je przed każdym nagraniem osobno.
Obok licznika czasu widnieje Szac. koszt w kredytach AI. Transkrypcja kosztuje 1 kredyt za każdą rozpoczętą minutę nagrania, a ułożenie szkicu SOAP — 8 kredytów.
Zatrzymaj i poczekaj na szkic
W trakcie masz Wstrzymaj i Wznów. Nagranie kończysz przyciskiem Zatrzymaj i transkrybuj. Najdłuższe możliwe nagranie trwa 90 minut — od 85. minuty panel odlicza Automatyczne zatrzymanie za… i zatrzymuje samo, tą samą drogą co przycisk.
Dalej panel prowadzi przez Przesyłanie dźwięku…, Finalizowanie przesyłania… i Rozpoczynanie transkrypcji…. Zostań na ekranie do komunikatu „Rozpoczęto transkrypcję." — dopóki plik nie dotrze na serwer, dźwięk jest trzymany wyłącznie w pamięci przeglądarki. Od tego komunikatu resztę robi już serwer: w liście Sesje nagrań zobaczysz kolejno Transkrypcja…, Tworzenie SOAP… i Wersja robocza gotowa, nawet jeśli w międzyczasie zamkniesz ekran.
Sprawdź szkic i zastosuj go w notatce
Kliknij Sprawdź wersję roboczą. Nad polami widnieje Szkic wygenerowany przez AI — zweryfikuj przed zaakceptowaniem. Popraw Wywiad, Badanie, Ocenę i Plan, w razie potrzeby dopisz Tytuł notatki (opcjonalnie). Przycisk Pokaż transkrypcję odsłania surowy zapis rozmowy.
Zastosuj w notatce tworzy notatkę kliniczną SOAP — nigdy podpisaną automatycznie. Heltio kwituje „Wersję roboczą zastosowano w notatce klinicznej." Odrzuć kasuje wszystko: dźwięk, transkrypcję i szkic.
Co dzieje się z nagraniem
Dźwięk trafia do prywatnego magazynu Heltio — tego samego, w którym leżą załączniki kliniczne. Serwer pobiera go stamtąd i wysyła do usługi transkrypcji. Powstały tekst wraca do nas, jest szyfrowany w bazie i dopiero wtedy — już z zamaskowanymi nazwiskami pacjenta, osoby prowadzącej i nazwą gabinetu — idzie do modelu układającego SOAP. Szkic również jest zaszyfrowany.
Nagranie znika:
- od razu po zastosowaniu szkicu w notatce albo po Odrzuć;
- po 30 dniach, jeśli szkic nie został zastosowany;
- natychmiast po wycofaniu zgody przez pacjenta w portalu albo przez Ciebie w panelu.
Transkrypcja i szkic bez zastosowania są usuwane po 90 dniach. Nagranie przerwane — zamknięta karta przeglądarki, wygaszony ekran — po 24 godzinach dostaje status Błąd z opisem „To nagranie nigdy nie zostało przesłane i wygasło."; dźwięk w takim wypadku nigdy nie opuścił urządzenia.
Treść notatki, którą już zatwierdzisz, zostaje — to dokumentacja medyczna i podlega zwykłym zasadom retencji. Każdy krok zostawia ślad w dzienniku audytu: od Rozpoczęto sesję AI Scribe przez Zastosowano wersję roboczą AI Scribe po Usunięto audio AI Scribe.
Kiedy coś nie działa
Odmowa dostępu do mikrofonu
Co to znaczy: Przeglądarka nie ma pozwolenia na mikrofon dla tej strony.
Nagrywanie nieobsługiwane
Co to znaczy: Przeglądarka nie potrafi nagrywać dźwięku.
Przesyłanie dźwięku nie powiodło się. Spróbuj ponownie.
Co to znaczy: Połączenie zerwało się przy wysyłaniu pliku. Heltio ponowiło próbę raz, ze świeżym adresem, i ta też zawiodła.
W nagraniu nie wykryto mowy.
Co to znaczy: Mikrofon nagrywał ciszę albo dźwięk zbyt cichy do rozpoznania.
Za mało kredytów AI, aby przetranskrybować to nagranie.
Co to znaczy: Saldo kredytów gabinetu nie pokrywa kosztu minut nagrania.
Przekroczono czas transkrypcji. Możesz ją ponowić.
Co to znaczy: Usługa transkrypcji nie odpowiedziała w przewidzianym czasie.
Transkrypcja nie jest skonfigurowana. Skontaktuj się z administratorem.
Co to znaczy: Gabinet ma włączony panel, ale usługa transkrypcji nie została podpięta po stronie Heltio.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu PraktykNagrywanie, ponowienia i zastosowanie szkicu wymagają tego samego uprawnienia co edycja wizyty — mają je właściciel, administrator gabinetu i specjalista prowadzący. Recepcja go nie ma i nagrania nie rozpocznie. Umowę powierzenia akceptuje wyłącznie właściciel lub administrator; pozostałe role zobaczą „Tylko właściciele i administratorzy kliniki mogą zarządzać ustawieniami AI."
W aplikacji mobilnej nagrywanie nie jest dostępne. Ekran mówi to wprost: „W tej wersji nagrania powstają w aplikacji webowej. Sesje nagrane tam pojawią się tutaj do przeglądu i zastosowania."
Powiązane
- Zgody na przetwarzanie przez AI — obie zgody krok po kroku i co się dzieje po wycofaniu.
- Przegląd AI w Heltio — które funkcje wysyłają cokolwiek na zewnątrz.
- Kredyty AI i portfel — skąd biorą się kredyty i jak sprawdzić zużycie.
- Notatki kliniczne — co dzieje się z notatką po zastosowaniu szkicu.
- Podmioty przetwarzające i umowy powierzenia — pełna lista dostawców.
Powiązane funkcje
Zgody na przetwarzanie przez AI
Dwie zgody, nie jedna: gabinet akceptuje umowę powierzenia przetwarzania, a pacjent — osobno i tylko przy nagrywaniu — zgadza się na nagranie wizyty.
Przegląd AI w Heltio
Asystenci AI piszą szkice, a Ty decydujesz. Co dokładnie potrafią, czego nigdy nie zrobią, kto je włącza i skąd biorą się kredyty.
Kredyty AI: saldo, koszty i historia
Wszystkie funkcje AI rozliczają się z jednego salda gabinetu. Zobacz, ile kosztuje każde wywołanie, kiedy kredyty wracają i gdzie sprawdzić historię.
Aktywna sesja — praca w trakcie wizyty
Ekran, na którym pracujesz od wejścia pacjenta do jego wyjścia: notatka kliniczna, pomiary zakresu ruchu, plan leczenia, załączniki i podsumowanie zamykające wizytę.
Notatki kliniczne, podpis i korekta
Cztery formaty notatki, szablony gabinetu, okno edycji 48 godzin oraz podpis, który zamyka wpis na stałe — i korekta jako jedyna droga do jego zmiany.