Як перенести пацієнтів з іншої програми
Міграцію виконує команда Heltio. Що підготувати, в якому порядку це йде і чого перенесення не охоплює — без майстра, якого немає.
Ти переносиш кабінет до Heltio і маєш базу пацієнтів у попередній програмі — MedFile, Proassist, таблиці або на папері. Міграцію виконує команда Heltio. У панелі сьогодні немає екрана, на якому ти самостійно завантажуєш файл. Тобі не треба нічого переписувати вручну; тобі треба з нами домовитися.
Як це зробити
Виріши, що взагалі переносиш
Перш ніж просити експорт, з'ясуй дві речі:
- Кого переносиш. Усіх пацієнтів чи лише тих, хто був у тебе за останні два роки? Перенесення бази десятирічної давнини означає обробку даних, для якої треба мати підставу і якій треба забезпечити строк зберігання.
- Наскільки глибоко. Сама картотека й історія візитів — це інша робота, ніж повні клінічні нотатки з вкладеннями. Скажи нам, чого справді потребуєш на старті.
Попроси в попереднього постачальника повний експорт
Нам потрібні насамперед: дані пацієнтів разом зі згодами, історія візитів зі статусами, клінічні нотатки і вкладення.
Формат не критичний — ми вже працювали з табличними експортами і з файлами обміну. Не переробляй файлу самостійно і не чисть форматів дат на власний розсуд; нам легше прочитати оригінал, ніж вгадати, що було виправлено.
Напиши нам, перш ніж почнеш приймати пацієнтів у Heltio
Міграція впливає на дату запуску, тож про неї ми говоримо перед стартом, а не після. У зверненні зазнач назву попередньої програми та приблизну кількість пацієнтів і візитів.
Зачекай на контрольний прохід
Перший прохід виключно контрольний: ми рахуємо рядки і перевіряємо цілісність зв'язків, нічого не записуючи. Ти отримуєш звіт про те, що перенесеться і чого в експорті бракує. Лише після твого схвалення ми запускаємо запис.
Це той момент, коли варто зазирнути в цифри. Якщо у звіті бракує тисячі візитів, це означає, що експорт їх не охопив, — а не що вони зникнуть у Heltio.
Дані переносяться етапами
По черзі: кабінет разом із приміщеннями і прейскурантом, пацієнти разом зі згодами (політика конфіденційності, маркетинг, обробка даних), цикли терапії, візити зі збереженням статусів, клінічні нотатки разом із кодами ICD-10, ICD-9 та ICF, наприкінці вкладення.
Прохід поновлюваний — перервана міграція продовжує роботу там, де спинилася, і не дублює того, що вже перенесено.
Перевір вибірку, перш ніж почнеш працювати
Після міграції відкрий список пацієнтів і переглянь кільканадцять карток: чи збігаються контактні дані, чи історія візитів має правильні дати і статуси, чи вкладення відкриваються. Кільканадцять карток, обраних навмання, виловлять систематичну помилку; одна картка не виловить нічого.
Запроси пацієнтів до порталу — по одному
Масової розсилки запрошень немає. Розклади це в часі й надсилай запрошення при нагоді візиту, коли пацієнт має телефон у руці, — запрошення дійсне лише 48 годин. Подробиці: як запросити пацієнта до порталу.
Чого міграція не охоплює
- Сертифікатів P1. Налаштування кабінету й ідентичності спеціалістів переносяться, але файлів сертифікатів перенести неможливо — ти завантажуєш їх сама в налаштуванні P1.
- Паролів пацієнтів. Пацієнти створюють доступ до порталу заново.
- Розрахунків із попередньої програми. Рахунки-фактури, виставлені в старій системі, лишаються в старій системі; у Heltio ти починаєш нову нумерацію. Доступ до старої програми зберігай доти, доки цього потребує бухгалтерія.
Хто має доступ
Адмін кабінетуПро міграцію звертається власник або адміністратор кабінету — саме він відповідає за дані пацієнтів як контролер у розумінні GDPR. Heltio обробляє їх за його вказівкою; подробиці в договорі про обробку.
Пов'язані
- Перенесення бази пацієнтів — та сама процедура у довідковій версії.
- Експорт даних закладу — як вийти з Heltio, якщо дійде до цього.
- Зберігання даних — як довго ми зберігаємо перенесену документацію.