Как перенести пациентов из другой программы
Миграцию выполняет команда Heltio. Что подготовить, в каком порядке это идёт и чего перенос не охватывает — без мастера, которого нет.
Вы переносите кабинет в Heltio, и у вас есть база пациентов в прежней программе — MedFile, Proassist, таблице или на бумаге. Миграцию выполняет команда Heltio. В панели сегодня нет экрана, где вы загружаете файл самостоятельно. Переписывать вручную ничего не нужно; нужно с нами договориться.
Как это сделать
Решите, что вы вообще переносите
Прежде чем просить о выгрузке, определите две вещи:
- Кого вы переносите. Всех пациентов или только тех, кто был у вас за последние два года? Перенос базы десятилетней давности означает обработку данных, для которой нужно основание и которой нужно обеспечить срок хранения.
- Насколько глубоко. Одна картотека и история визитов — это другая работа, чем полные клинические заметки с вложениями. Скажите нам, что вам действительно нужно на старте.
Попросите прежнего поставщика о полной выгрузке
Нам нужны прежде всего: данные пациентов вместе с согласиями, история визитов со статусами, клинические заметки и вложения.
Формат не критичен — мы уже работали и с табличными выгрузками, и с файлами обмена. Не переделывайте файл самостоятельно и не чистите форматы дат по своему усмотрению; нам легче прочитать оригинал, чем угадать, что было поправлено.
Напишите нам, прежде чем начнёте принимать пациентов в Heltio
Миграция влияет на срок запуска, поэтому мы говорим о ней до старта, а не после. В обращении укажите название прежней программы и приблизительное количество пациентов и визитов.
Дождитесь контрольного прогона
Первый прогон исключительно контрольный: мы считаем строки и проверяем связность ссылок, ничего не записывая. Вы получаете отчёт о том, что перенесётся и чего в выгрузке не хватает. Только после вашего одобрения мы запускаем запись.
Это тот момент, когда стоит заглянуть в цифры. Если в отчёте не хватает тысячи визитов, значит, выгрузка их не охватила — а не что они пропадут в Heltio.
Данные переносятся этапами
По порядку: кабинет вместе с помещениями и прайсом, пациенты вместе с согласиями (политика конфиденциальности, маркетинг, обработка данных), циклы терапии, визиты с сохранением статусов, клинические заметки вместе с кодами ICD-10, ICD-9 и ICF, в конце вложения.
Прогон возобновляемый — прерванная миграция продолжает работу с того места, где остановилась, и не дублирует уже перенесённого.
Проверьте выборку, прежде чем начать работать
После миграции откройте список пациентов и просмотрите полтора десятка карт: сходятся ли контактные данные, верны ли даты и статусы в истории визитов, открываются ли вложения. Полтора десятка карт, выбранных наугад, выловят систематическую ошибку; одна карта не выловит ничего.
Приглашайте пациентов в портал — по одному
Массовой рассылки приглашений нет. Растяните это во времени и отправляйте приглашение по случаю визита, когда телефон у пациента в руке — приглашение действует только 48 часов. Подробности: как пригласить пациента в портал.
Чего миграция не охватывает
- Сертификатов P1. Настройка кабинета и личности специалистов переносятся, но файлы сертификатов перенести нельзя — вы загружаете их сами в настройке P1.
- Паролей пациентов. Пациенты создают доступ к порталу заново.
- Расчётов из прежней программы. Счета-фактуры, выставленные в старой системе, остаются в старой системе; в Heltio вы начинаете новую нумерацию. Доступ к старой программе сохраняйте столько, сколько требует бухгалтерия.
У кого есть доступ
Админ кабинетаО миграции просит владелец или администратор кабинета — именно он отвечает за данные пациентов как контролёр в смысле GDPR. Heltio обрабатывает их по его поручению; подробности в поручении обработки.
Связанное
- Перенос базы пациентов — та же процедура в справочном виде.
- Экспорт данных кабинета — как выйти из Heltio, если дойдёт до этого.
- Хранение данных — как долго мы храним перенесённую документацию.