Import pacjentów odrzuca dane
W panelu nie ma kreatora importu i nie ma ekranu, który odrzuca plik. Przeniesienie bazy z poprzedniego programu wykonuje zespół Heltio, a błędy w danych źródłowych wychodzą w raporcie kontrolnym przed jakimkolwiek zapisem.
Czy widzisz te objawy?
- Szukasz w ustawieniach ekranu wgrywania pliku z pacjentami
- Ktoś obiecał raport importu z listą błędów w wierszach
- Nie wiesz, co przygotować przed przeprowadzką z poprzedniego programu
- Po migracji część kart wygląda na niekompletną
Przeniesienie bazy pacjentów z innego programu wykonuje zespół Heltio, na podstawie eksportu, który dostarcza gabinet. Nie ma dziś samodzielnego wgrywania pliku i nie należy na nie czekać przy planowaniu przeprowadzki. Nie znaczy to jednak, że dane trzeba przepisywać ręcznie — znaczy tylko tyle, że trzeba się z nami umówić.
Jak to zrobić
Poproś dotychczasowego dostawcę o pełny eksport
Potrzebujemy przede wszystkim danych pacjentów wraz z zapisanymi zgodami, historii wizyt ze statusami, notatek klinicznych i załączników. Format nie jest krytyczny — pracowaliśmy już na eksportach arkuszowych i na plikach wymiany. Krytyczna jest kompletność: eksport zrobiony w trakcie pracy gabinetu, w połowie dnia, potrafi rozjechać się o kilkadziesiąt wierszy wobec drugiego eksportu z tego samego dnia.
Napisz do nas, zanim zaczniesz przyjmować pacjentów w Heltio
Migracja wpływa na termin uruchomienia. Przy zgłoszeniu podaj nazwę poprzedniego programu oraz przybliżoną liczbę pacjentów i wizyt — od tego zależy, ile potrwa.
Przeczytaj raport kontrolny
Pierwszy przebieg jest wyłącznie kontrolny i niczego nie zapisuje. Liczymy wiersze, sprawdzamy spójność powiązań i wypisujemy rozbieżności: wizyty wskazujące na nieistniejącą kartę, karty bez ani jednej wizyty, załączniki bez dokumentu. Dostajesz z tego raport.
Ten raport jest miejscem, w którym podejmujesz decyzje. Rozbieżność da się naprawić na trzy sposoby: poprawić dane w poprzednim programie i wyeksportować ponownie, świadomie pominąć wskazane wiersze albo uzupełnić je ręcznie po migracji. Zapis ruszamy dopiero po Twojej akceptacji raportu.
Sprawdź próbkę zaraz po przeniesieniu
Po migracji otwórz listę pacjentów i przejrzyj kilkanaście kart: czy zgadzają się dane kontaktowe i zgody, czy historia wizyt ma właściwe daty i statusy, czy załączniki się otwierają. Zrób to zanim zaczniesz pracować na przeniesionych danych — poprawka jest wtedy tania, później rozchodzi się po dokumentacji.
Czego migracja nie obejmuje
- Certyfikatów P1. Ustawienia gabinetu i tożsamości specjalistów przenoszą się, ale samych plików certyfikatów nie da się przenieść — wgrywasz je w konfiguracji P1.
- Dostępu pacjentów do portalu. Konta zakłada się od nowa; hasła z poprzedniego programu nie przechodzą i nie mogłyby przejść.
- Rozliczeń. Faktury wystawione w starym programie zostają w starym programie. W Heltio zaczynasz nową numerację.
Kiedy coś nie działa
Przerwany przebieg nie zaczyna od zera i nie duplikuje tego, co już przeniesione — podejmuje pracę tam, gdzie stanął. Jeśli po migracji brakuje całej kategorii danych, powiedz nam którego etapu dotyczy: etapy przenosimy pojedynczo, bez ruszania reszty.
Braki w pojedynczych kartach prawie zawsze pochodzą z eksportu, nie z przeniesienia. Raport kontrolny z kroku 3 wymienia je z góry — jeśli coś na nim było, znajdzie się i po migracji.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuO migrację występuje właściciel albo administrator gabinetu. To on odpowiada za dane pacjentów jako administrator w rozumieniu RODO, a Heltio przetwarza je na jego polecenie.
Powiązane
- Przeniesienie bazy pacjentów z innego systemu — pełny opis przebiegu migracji.
- Eksport danych gabinetu — droga w drugą stronę.