Faktura nie trafiła do KSeF
Faktura jest wystawiona, ale przy kolumnie KSeF widnieje Odrzucona albo Tryb offline. Zaczynasz od stanu tokena i wybranego środowiska, kończysz na ponowieniu wysyłki.
Czy widzisz te objawy?
- Na liście faktur kolumna **KSeF** pokazuje **Odrzucona** albo **Tryb offline**
- Faktura wisi w stanie **Oczekuje** dłużej niż kilkanaście minut
- W **Konfiguracja KSeF → Status systemu** pole **Stan tokena** jest czerwone
- Pole **Kolejka offline** rośnie z każdą nową fakturą
- Faktura nie ma numeru KSeF ani pobranego UPO
Wysyłką do Krajowego Systemu e-Faktur rządzą trzy rzeczy: ważny token, właściwe środowisko i osiągalność samego KSeF. Prawie każdy zator sprowadza się do pierwszej z nich — token API KSeF jest wystawiany na czas określony i nie odnawia się sam.
Stan faktury czytasz z kolumny KSeF na liście faktur. Możliwe wartości to Oczekuje, Wysłano, Zaakceptowana, Odrzucona, Tryb offline i Nie dotyczy. Najedź na znacznik — dymek dopowiada resztę: przy zaakceptowanej numer KSeF i odnośnik do UPO, przy odrzuconej przyczynę odrzucenia wprost od Ministerstwa Finansów.
Jak to zrobić
Sprawdź stan tokena
Otwórz Konfiguracja KSeF. Karta Status systemu ma cztery pola: Ostatnia udana sesja, Stan tokena, Kolejka offline i Środowisko.
Stan tokena przyjmuje trzy wartości: Poprawny, Wygasa wkrótce i Wygasły lub nieprawidłowy. Ostatnia z nich zatrzymuje każdą wysyłkę. Nowy token wygenerujesz w portalu KSeF — aplikacja podpowiada to wprost: „Wygeneruj ten token w portalu KSeF w sekcji Klucze API". Wklej go w pole Token API KSeF i zapisz. Gdy token już jest zapisany, zobaczysz Token jest ustawiony i przycisk Zastąp token.
Potwierdź środowisko
Pole Środowisko mówi, dokąd idą faktury: Sandbox (Test) albo Produkcja. Opis produkcji nie zostawia wątpliwości: „Produkcyjny KSeF. Faktury tu wysłane mają moc prawną". Faktura wysłana do sandboxa nie istnieje dla urzędu, choć w Heltio wygląda na przyjętą.
Token jest związany ze środowiskiem. Po przełączeniu na produkcję wgraj token produkcyjny — token z sandboxa da Wygasły lub nieprawidłowy.
Sprawdź połączenie
Przycisk Testuj połączenie odpytuje KSeF tu i teraz. Odpowiedź brzmi Połączenie udane. KSeF jest osiągalny. albo Błąd połączenia z treścią od bramy Ministerstwa. To rozróżnia „nasz token jest zły" od „KSeF nie odpowiada", zanim zaczniesz szukać winy w pojedynczej fakturze.
Ponów zaległe wysyłki
Ponów nieudane wysyłki bierze wszystkie wystawione faktury w stanie Odrzucona lub Tryb offline i wstawia je do ponownej wysyłki. Kwituje to komunikat Nieudane wysyłki zostały umieszczone w kolejce.
Pojedynczą odrzuconą fakturę ponowisz z jej dymka — jest tam Wyślij ponownie.
Kiedy coś nie działa
Wygasły lub nieprawidłowy
Co to znaczy: Token API KSeF stracił ważność albo pochodzi z innego środowiska niż wybrane.
Błąd połączenia: {error}
Co to znaczy: Heltio nie dostało odpowiedzi od KSeF. Treść w nawiasie pochodzi od bramy Ministerstwa, nie od nas.
KSeF niedostępny w chwili wystawiania. Próby: {schedule}. Termin: 7 dni.
Co to znaczy: Faktura powstała, gdy KSeF nie odpowiadał, i została zapisana w trybie offline.
KSeF odrzucił tę fakturę. Wystaw korektę, aby poprawić i ponownie wysłać.
Co to znaczy: Dokument dotarł, ale nie przeszedł kontroli po stronie Ministerstwa — najczęściej z powodu numeru NIP nabywcy albo powtórzonego numeru faktury.
Wysyłka KSeF nie jest wymagana dla tego nabywcy.
Co to znaczy: Nabywca spoza Polski albo dokument, którego KSeF nie przyjmuje.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuEkran Konfiguracja KSeF otwierają wyłącznie właściciel i administrator gabinetu. Osoba bez tego uprawnienia zobaczy odmowę z podpowiedzią, żeby skontaktować się z administratorem. Listę faktur i stan wysyłki widzi każdy, kto ma dostęp do rozliczeń.
Powiązane
- Konfiguracja KSeF — pełne ustawienie połączenia od zera.
- Faktury i KSeF — wystawianie, korekty i skrzynka faktur przychodzących.