Każdy gabinet z włączoną rezerwacją online dostaje własny publiczny adres w rodzaju heltio.pl/book/twoj-gabinet. Pacjent otwiera go z linka, kodu QR z poczekalni albo z rezerwacji osadzonej na Twojej stronie — i umawia się sam, bez zakładania konta.
Adres do skopiowania i kod QR znajdziesz w Ustawieniach, na karcie Link do rezerwacji online. Jeśli tej karty tam nie ma, rezerwacja online nie jest jeszcze włączona dla Twojego gabinetu — nie da się jej uruchomić samodzielnie z panelu, napisz do nas.
Jak to zrobić
Pacjent przechodzi pięć kroków. Nad nimi widzi nagłówek gabinetu: logo, nazwę, miasto, telefon, adres e-mail i Twoją wiadomość powitalną, jeśli ją ustawiłaś.
Tak wygląda drugi z tych kroków. Pod 2 jest licznik kroków. Pod 3 treść bieżącego kroku — na drugim z pięciu jest to wybór specjalisty, a ten wybór rozstrzyga wszystko dalej.
Usługa
Lista zawiera wyłącznie usługi z Twojego katalogu oznaczone jako publiczne, aktywne i możliwe do rezerwacji online. Produkty i pozycje bez czasu trwania są z niej wykluczone — karnety wielowizytowe pacjent kupuje w osobnej zakładce Karnety, która pojawia się tylko wtedy, gdy masz choć jeden publiczny pakiet.
Specjalista
Pacjent wybiera konkretną osobę albo Dowolny dostępny specjalista. Ten drugi wybór zawsze wysyła zapytanie — termin nie jest jeszcze zajęty i ktoś z gabinetu musi go potwierdzić. Przy usługach z natychmiastową rezerwacją i wskazanym specjaliście wizyta powstaje od razu.
Data i godzina
Kalendarz oznacza dni kolorami: Dobra dostępność, Ograniczona, Brak miejsc. Po kliknięciu dnia pacjent widzi Dostępne godziny na ten dzień. Kiedy nic nie zostało wolne, dostaje Brak dostępności w tym dniu. Wybierz inny dzień.
To, jak daleko w przód i jak blisko terminu można się umówić oraz w jakich odstępach pokazują się godziny, wynika z polityki rezerwacji gabinetu.
Twoje dane
Pacjent podaje Imię, Nazwisko i Adres e-mail — te trzy są wymagane — oraz opcjonalnie Numer telefonu. Musi zaznaczyć zgodę na politykę prywatności Twojego gabinetu. Może też dopisać Uwagi dla specjalisty.
Potwierdzenie
Ostatni ekran podsumowuje usługę, cenę, specjalistę, datę i godzinę. Przycisk brzmi Potwierdź rezerwację albo Wyślij zapytanie — zależnie od tego, co wynikło z kroku 2.
Jeśli usługa wymaga płatności online, w tym miejscu otwiera się rozliczenie przez Przelewy24. Nieopłacony termin zostaje zwolniony, a pacjent widzi Czas na opłacenie wizyty minął. Termin został zwolniony.
Po rezerwacji pacjent widzi Wizyta potwierdzona! albo Zapytanie wysłane! i dostaje wiadomość e-mail Wizyta potwierdzona — nazwa gabinetu z przyciskiem Zobacz w portalu. Jeśli gabinet wysyła SMS-y, idzie też krótkie potwierdzenie, a dobę przed wizytą — przypomnienie. Na koniec Heltio proponuje pacjentowi założenie konta (Chcesz zarządzać swoimi wizytami?); to propozycja, nie warunek.
Kiedy coś nie działa
Rezerwacja online jest chwilowo niedostępna. Prosimy o bezpośredni kontakt z kliniką.
Co to znaczy: Gabinet nie ma ani jednej usługi spełniającej warunki rezerwacji online: publicznej, aktywnej i możliwej do umówienia przez internet.
Musisz wyrazić zgodę na politykę prywatności
Co to znaczy: Pacjent nie zaznaczył zgody w kroku z danymi kontaktowymi.
Ta usługa wymaga płatności online, dlatego nie można jej zarezerwować jako rezerwację natychmiastową. Wróć i wybierz usługę z listy, aby kontynuować z płatnością.
Co to znaczy: Usługa ma ustawioną zaliczkę lub przedpłatę, a wybrana ścieżka pomija rozliczenie.
Rezerwacje cykliczne z płatnością online nie są jeszcze obsługiwane.
Co to znaczy: Pacjent zaznaczył cykl wizyt przy usłudze wymagającej przedpłaty.
Płatność nie powiodła się — Twój termin został zwolniony. Prosimy spróbować ponownie.
Co to znaczy: Rozliczenie u operatora płatności zakończyło się odmową albo zostało porzucone.
Konfiguracja zaliczki w tej placówce jest niekompletna. Prosimy o kontakt z personelem.
Co to znaczy: Usługa ma włączoną zaliczkę, ale brakuje jej wysokości albo ustawień płatności gabinetu.
Kto ma dostęp
Admin gabinetu RecepcjaSama rezerwacja jest publiczna — pacjent nie potrzebuje konta. Adres i kod QR w Ustawieniach widzi osoba z prawem edycji danych gabinetu. Wizyty i zapytania, które tędy wpływają, obsługuje recepcja w kalendarzu i na liście wizyt.
Pacjent, który jeszcze nie istnieje w bazie, zakłada się przy rezerwacji automatycznie — z imienia, nazwiska, adresu e-mail i telefonu, które podał. Dostęp do portalu pozostaje przy tym wyłączony, dopóki go nie zaprosisz.
Powiązane
- Widżet rezerwacji na własnej stronie — ta sama rezerwacja osadzona w Twojej witrynie.
- Pakiety dostępne publicznie — zakładka Karnety obok rezerwacji.
- Polityka rezerwacji — co decyduje o dostępnych godzinach i o tym, które usługi umawiają się natychmiast.
Powiązane funkcje
Widżet rezerwacji na własnej stronie
Osadź rezerwację Heltio na stronie WWW gabinetu jednym znacznikiem skryptu — w treści strony albo jako pływający przycisk. Osadzenie działa tylko na domenach, które sama wskażesz.
Pakiety dostępne publicznie
Sprzedaż karnetów wielowizytowych wprost z publicznej strony gabinetu: pacjent wybiera pakiet, płaci online i dostaje karnet, a Ty fakturę w Rozliczeniach.
Zasady rezerwacji
Reguły, na jakich pacjent sam przekłada i odwołuje wizytę online: wymagane wyprzedzenie, limit zmian, opłata za nieobecność i własna wiadomość wyświetlana pacjentowi.
Przelewy24 — płatności online
Pacjent płaci za wizytę przy rezerwacji, a pieniądze idą na konto gabinetu przez Przelewy24. Wymaga dwóch kroków: zweryfikowanego konta wypłat i włączonych płatności online.